Platformy DAM (Digital Asset Management)

Zasoby cyfrowe to wszelkie informacje, dostępne w formie elektronicznej, posiadane i zarządzane przez daną organizację. Digitalizacja dokumentów oraz zasobów, planowanie i optymalizacja ich przepływu, i łatwe udostepnianie wszędzie tam gdzie to konieczne to podstawowe kroki na drodze do budowania przewagi konkurencyjnej na rynku.

Platformy typu DAM wspierają zarządzanie zasobami cyfrowymi. Wspiera to realizację celu i wizji organizacji oraz współpracę z partnerami biznesowymi np. w celach sprzedażowych.

Częstym wyzwaniem wielu organizacji jest nieustanna walka z rozproszeniem danych firmowych, w tym zasobów elektronicznych. Są one równie cenne jak oficjalna dokumentacja biznesowa. Z drugiej strony, problemem jest brak narzędzi do monitorowania ich aktualności czy statusu wykorzystania zasobów nieaktualnych. Warto również wspomnieć o, często spotykanej niskiej jakości materiałów, wynikającej z braku odpowiednich narzędzi do ich tworzenia czy przetwarzania. Utrudnia to tworzenie angażujących i profesjonalnych materiałów.

Platforma DAM, to panaceum na wymienione problemy. Dzięki niej, nie tylko zyskujemy kontrolę nad zasobami, ale jesteśmy w stanie wykorzystać ich pełen potencjał.

W zależności od profilu działalności firmy i odmienne potrzeby danej organizacji, zalety wynikające z używania systemu DAM będą się między sobą różnić. Mimo to, gdy spojrzymy całościowo na to, co zyskujemy dzięki DAM, można dostrzec wiele punktów stycznych.

• Centralizacji i konsolidacja wszelkich zasobów cyfrowych firmy,
• Łatwiejszy dostęp do materiałów cyfrowych,
• Lepsza kontrola nad zasobami wpływającymi na wizerunek firmy,
• Bezpieczny dostęp do zasobów cyfrowych z systemem ról oraz uprawnień,
• Łatwiejsze i szybsze przetwarzanie i przygotowywanie zasobów,
• Wymierne wsparcie dla komunikacji wielokanałowej,
• Skrócenie czasu wprowadzania produktów, usług, informacji na rynek,

Powyższe korzyści bezpośrednio lub pośrednio przyczyniają się do znacznej oszczędności czasu i środków finansowych związanych z tworzeniem i zarządzaniem zasobów cyfrowych.

Zarządzanie i dystrybucja zasobów cyfrowych kojarzą się głównie z e-commerce. Za DAM kryje się bowiem idea zarządzania i dystrybucji zasobów w koncepcji omnichannel. Jednak jego zastosowanie możemy znacznie rozszerzyć i pójść kilka kroków dalej.

Warto wykorzystać wszelkie posiadane zasoby w kontekście biznesowym, a wręcz włączyć je do obowiązkowego użytku, w połączeniu z dokumentacją. DAM umożliwia reorganizację i zarządzanie wszystkimi zasobami holistycznie. Oto długa lista funkcjonalności oferowanych przez tego typu platformy podzielona na kilka najczęściej wykorzystywanych obszarów:

Zarządzanie bazą zasobów cyfrowych

• przyjazny interfejs oparty na użyteczności (np. mechanizm multi-tabbing, elementy nawigacyjne, drag and drop, system autouzupełniania pól)
• możliwość określenia zaawansowanych struktur dla repozytorium w strukturze drzewa
• nieograniczona skalowalność repozytorium
• organizacja metadanych związanych z określonymi zasobami
• wyszukiwarka pełnotekstowa oraz graficzna wyposażona m.in. w funkcję tagging oraz zintegrowana z metadanymi
• dostęp dla rozproszonych oddziałów firmy, dostawców czy partnerów biznesowych lub franczyzowych
• bezpieczeństwo zasobów (zaawansowany system ról oraz uprawnień)
• łatwość integracji z zewnętrznymi bazami danych
• synchronizacja zasobów we wszystkich bazach w czasie rzeczywistym
   

Zarządzanie i obróbka zasobów cyfrowych

• tworzenie wysokiej jakości zasobów cyfrowych, dzięki wbudowanym narzędziom i CMS,
• integracja z innymi bazami zasobów cyfrowych (np. Microsoft, Adobe) oraz narzędziami do ich edycji np. Adobe InDesign
• sprawna edycja i modyfikowanie zasobów dzięki gotowym schematom oraz komponentom
• obsługa całej gamy rozszerzeń dla dokumentów oraz plików multimedialnych
• masowe przetwarzanie zasobów cyfrowych (narzędzia do konwersji)
• pełna konfiguracja workflow tworzenia, modyfikacji i akceptacji zasobu lub grup zasobów, pozwalająca na odwzorowanie procesów aktualnie występujących w organizacji
• narzędzia do współpracy grupowej bezpośrednio na platformie lub w Chmurze (integracja z wybranym rozwiązaniem)
• udostępnienie / upload zasobów cyfrowych dla partnerów bądź dostawców, w formie oddzielnej platformy umożliwiającej wzajemną współpracę
• mechanizm wersjonowania oraz historia zmian
• możliwość integracji z platformami DXP (Digital Experience Platform), czy CLM (Content Life Management)
   

Dystrybucja zasobów cyfrowych

• automatyczna optymalizacja zasobów do potrzeb danego kanału dystrybucji
• konfiguracja przepływu workflow dla publikacji w jednym lub wielu kanałach
• możliwość dokonywania zmian oraz widoczność modyfikacji zasobów w czasie rzeczywistym dzięki synchronizacji pomiędzy kanałami
• dostępność funkcji Digital Asset Delivery (DAD) umożliwiającej automatyczną analizę danych opisujących parametry zasobów
• automatyzacja wydruku zasobów cyfrowych m.in. wydruków marketingowych oraz sprzedażowych
• możliwość integracji DAM z zewnętrznymi kanałami dystrybucji (np. funkcja Headless DAM w Pimcore)
• integracja z rozproszonymi systemami dostarczania treści (CDN) od popularnych dostawców (np. Amazon CloudFront, czy Windows Azure CDN)
• możliwość przechowywania publikowanych zasobów w skalowanych usługach typu Cloud (np. Amazon S3 czy Microsoft Azure Asset Store)
   

Wśród dostępnych na rynku rozwiązań Digital Asset Management znajdziemy systemy DAM w wielu konfiguracjach.

• Samodzielna platforma DAM / DAMS (np. Adobe Asset Manager),
• Platforma dostępna w chmurze (np. OneDrive w modelu SaaS, Cloud DAM od Microsoft Azure),
• Wbudowana funkcjonalność w system już istniejący (np. Pimcore),
• Wtyczka z Marketplace od bezpośredniego dostawy oprogramowania lub dostawców zewnętrznych (np. DAM Akeneo),
• Integracja pomiędzy systemami za pomocą dedykowanego API (DMS, platformy e-commerce np. Magento),
• Platforma lub dedykowana wtyczka zaprojektowana na potrzeby konkretnej branży, bądź przedsiębiorstwa.

By optymalnie wykorzystać możliwości jakie daje system zarządzania zasobami cyfrowymi DAM warto dobrać narzędzie do indywidualnych potrzeb danej organizacji. Odpowiednio przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa pomoże w określeniu optymalnego, uzasadnionego również pod kątem finansowym, rozwiązania.
 

Dlaczego pełne zrozumienie potrzeb Klienta jest tak istotne?
Zapraszamy do artykułu: Analiza przedwdrożeniowa, a powodzenie projektu

Rozwiązanie typu DAM (Digital Asset Management) może przynieść wymierne korzyści w zasadzie dla każdego przedsiębiorstwa. Dużym uproszczeniem jest stwierdzenie, że DAM służy tylko i wyłącznie do organizacji plików graficznych. System zarządzania zasobami cyfrowymi to również narzędzie wspierające budowanie spójności wizerunku marki na rynku w wielu kanałach jednocześnie przy o wiele niższych kosztach, ale i nakładzie pracy.

Wykorzystanie platformy DAM przyniesie największe korzyści w organizacjach takich jak:

• firmy produkcyjne,
• firmy dystrybucyjne i pośrednicy sprzedaży,
• branża eCommerce,
• wydawnictwa,
• branża architektoniczna,
• agencje marketingowe & PR,
• portale streamingowe, contentowe
• organizacje zrzeszające twórców zasobów cyfrowych,
• instytucje publiczne (muzea, biblioteki) oraz edukacyjne.

1. Analiza przedwdrożeniowa
   Podczas analizy przedwdrożeniowej skupiamy się na potrzebach i celach, ale także wyzwaniach oraz próbujemy znaleźć optymalne rozwiązanie. Do danego problemu dopasowujemy funkcję, która pozwoli go wyeliminować, a nie odwrotnie.
   Na tym etapie dobieramy także rozwiązanie, które spełni pokładane w nim oczekiwania w sposób optymalny kosztowo.
    
2. Stworzenie projektu funkcjonalnego
   Na tym etapie, kluczowe jest stworzenie pełnej listy funkcji oraz opisanie procedur i ich dokładnego działania. Bierzemy tutaj pod uwagę grupę docelową użytkowników oraz ich preferencje, jak również możliwości platformy DAM, ale i zaplecza technologicznego firmy.
    
3. Wdrożenie platformy
   W ramach prac wdrożeniowych oferujemy również pomoc w imporcie treści i zasobów do nowej platformy. Na bieżąco śledzimy pracę użytkowników, by móc wspierać organizację w optymalnym dalszym rozwoju platformy, tak by osiągane dzięki niej korzyści były jak największe.
    
4. Przygotowanie szkoleń z zakresu użytkowania platformy
   Zdajemy sobie sprawę, że nowa platforma wymaga przeszkolenia pracowników w zakresie zarówno wyszukiwania, udostępniania czy nawet korzystania z podstawowych funkcji. Istnieje możliwość przygotowania wartościowych oraz edukacyjnych materiałów szkoleniowych oraz przeprowadzenia warsztatów w formie zdalnej, np. webinaru.