Elektroniczne paski płacowe

Zarządzanie procesami wewnętrznymi firmy jest tematem spychanym często na dalszy plan. Powodów jest mnóstwo: brak czasu i informacji, nieodpowiednia organizacja pracy, brak koordynacji, czy zbyt mała ilość pracowników w stosunku do ilości zadań. W efekcie realiowane są jedynie te zadania, które w danym momencie zyskują status "na wczoraj".

Procesy wewnętrzne żyją własnym życiem. Kształtują się ad hoc w momencie, gdy dostępni są pracownicy, którzy mogą się nimi zająć. Ci z kolei mają najczęściej wolną rękę co do sposobu wykonania zadań.

Dział Płac (np. przy naliczaniu wynagrodzeń) nie ma takiej swobody działania. Wszystko musi zostać skrupulatnie obliczone, zweryfikowane i być zgodne z obowiązującymi przepisami prawnymi.

Efektem pracy całego Działu Płacowego jest dokumentacja płacowa. Najważniejszym dokumentem w tym obszarze, jaki trafia do rąk pracowników, jest tzw. pasek płacowy, stanowiący zestawienie wszystkich składników wynagrodzenia.

Elektroniczny pasek płacowy to, w największym uproszczeniu, rozpiska składników wynagrodzenia pracownika. Przekazywany jest pracownikowi w formie cyfrowej – najczęściej w postaci pliku PDF. Każdy pracownik ma prawo do otrzymania takiego zestawienia za dowolny okres podczas zatrudnienia.

Mimo, że pracodawca nie ma takiego obowiązku, wiele firm raz w miesiącu wydaje paski płacowe wszystkim pracownikom, np. w zabezpieczonych kopertach przekazywanych do rąk własnych. Inne z kolei, ustalają w regulaminie zakładu procedurę dotyczącą pozyskania paska płacowego na wniosek pracownika.
 

Co znajdziesz na elektronicznym pasku wynagrodzenia?

Aby lepiej pokazać jakie elementy możemy umieścić na pasku płacowym, warto podzielić je na kilka grup:

1. Podstawowe dane pracownika (do identyfikacji w systemie) – np. imię i nazwisko, numery: PESEL, pracownika, data zatrudnienia, dział, pracodawca, odział firmy;
 

2. Dane o stosunku pracy (do naliczania wynagrodzenia): rodzaj umowy (UoP, umowa zlecenie oraz inne formy zatrudnienia), dni pracujące w miesiącu, czas pracy (liczba godzin nocnych, czy nadgodzin), lata pracy.
 

3. Obowiązkowe opłaty dla instytucji:

• ZUS, m.in. świadczenia chorobowe czy dodatki opodatkowane,
• Urząd Skarbowy, m.in. koszty uzyskania przychodu czy ulga podatkowa,
   

4. Dodatki i potrącenia od wynagrodzenia (opodatkowane lub nie):

• na rzecz Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), np. wczasy pod gruszą, karty przedpłacone żywieniowe, karty MultiSport,
• inne: premie, nagrody jubileuszowe, bony, karty podarunkowe, ryczałt na dojazdy, odprawa.
   

Lista pomysłów na to, co możemy umieścić na pasku płacowym jest praktycznie nieograniczona. Tym bardziej, że polityka wynagrodzeń w firmach zmienia się z roku na rok, a pracodawcy oferują coraz więcej różnorodnych benefitów pracowniczych, które warto umieścić na jednym dokumencie.

Realizacja pasków płacowych w formie elektronicznej to duża oszczędność czasu Działu Kadr oraz pracownika. Taka forma stanowi również swoistą gwarancję poprawności rozliczeń. W przypadku jakichkolwiek niespójności czy wątpliwości pracownika, zawsze mamy źródło, do którego możemy się bezpośrednio odwołać. Nawet jeśli chodzi o pasek płacowy wystawiony na kilka miesięcy wstecz.

Sprawdź szczegóły na stronie Logito. Przedstawiono tam dokładną specyfikację modułu Elektroniczne Paski Płacowe, wraz ze wszystkimi aspektami jego użytkowania.

Jak przebiega przygotowanie pasków płacowych?

Paski wynagrodzeń to istotna część dokumentacji płacowej zarówno dla pracowników, jak osób odpowiedzialnych za ich przygotowywanie.

Dział Płac odpowiada zarówno za poprawne naliczanie wynagrodzeń i ich ewidencję, ale również dystrybucję wśród pracowników. Co więcej, wyjaśnianie wszelkich nieprawidłowości czy wątpliwości oraz edukacja pracowników w zakresie zmian przepisów prawnych również należy do tych obowiązków.

Zanim jednak paski wynagrodzeń trafią do pracowników, należy dokonać kalkulacji wszystkich elementów wynagrodzenia. Tutaj warto rozróżnić 2 alternatywne sytuacje spotykane w firmach:

1. Firma nie posiada do tego odpowiedniego narzędzia, np. systemu kadrowo-płacowego, więc pracownicy Działu Płac posiłkują się np. formularzami kalkulacyjnymi Excel.
    
2. Firma posiada system kadrowo-płacowy lub inne narzędzie, które umożliwia naliczenie wypłat pracownikom według określonych zasad polityki wynagrodzeń. Proces realizowany właśnie w ten sposób jest w tym przypadku o wiele łatwiejszy, ale i szybszy.

Następnie, po naliczeniu wypłat, koniecznie jest wygenerowanie pasków płacowych. Proces ten także można podzielić na kilka etapów.

1. Umieszczenie obliczonych danych do przygotowanego wcześniej szablonu paska płacowego (który będzie zrozumiały) każdego pracownika.
2. Wygenerowanie plików PDF.
3. Tradycyjny wydruk pasków (w zależności od regulaminu wynagrodzeń).
4. Przekazanie wydrukowanego paska płacowego pracownikowi, np. w kopercie (w zależności od regulaminu wynagrodzeń).

Ilość dodatkowych czynności do wykonania, pokazuje jak ważne jest wykorzystanie odpowiedniego narzędzia do pracy, aby zoptymalizować właśnie ten proces wewnętrzny.

Warto wspomnieć jednak, że informacje o wynagrodzeniu należy przygotować tak, aby zawierały istotne dla pracowników dane, ale i przedstawić je w sposób przystępny i zrozumiały.

Rozliczanie wynagrodzeń pracowników nie stanowi większego problemu dla firm o małej liczbie zatrudnionych. Jednak, jeśli planujemy dynamiczny rozwój firmy, otwieranie kolejnych oddziałów czy chociażby nasza firma mierzy się z dużą fluktuacją pracowników to zadanie zaczyna się komplikować.

Kiedy warto zainwestować w rozwiązanie, które pomoże zoptymalizować pracę Działu Płac:

• gwałtowny wzrost liczby pracowników w firmie,
• zawieranie różnych rodzajów umów o pracę,
• rozliczenia dotyczące umów o pracę odbywają się w kwotach netto lub brutto (np. zależnie od stanowiska lub działu firmy),
• wynagrodzenie oblicza się na bazie stawki godzinowej oraz rejestruje czas pracy,
• polityka wynagrodzeń firmy jest bardzo rozbudowana,
• oferta dodatków oraz benefitów pracowniczych jest rozbudowana (np. w firmach przemysłowych).

Dzięki integracji systemu pasków płacowych z dowolnym systemem kadrowo-płacowym mamy możliwość:

• eksportowania wybranych danych o wynagrodzeniach bezpośrednio do formularza paska płacowego PDF,
• stworzenia transparentnego wglądu w wynagrodzenie (wyszczególnione składniki wypłaty),
• przekazania elektronicznego paska na konto pracownika,
• wysłania powiadomienia o wystawieniu dokumentu (e-mail, powiadomienia push przez aplikację mobilną LOGITO lub wiadomości SMS, w oparciu o integrację z bramką SMS)
• pobrania elektronicznego paska płacowego przez pracownika np. w celu wydruku,
• zapewnienia dostępu do pasków wynagrodzeń pracownikom z różnych okresów rozliczeniowych,
• możliwość zabezpieczenia dokumentu hasłem lub zaszyfrowania jego zawartości.

Wdrożenie elektronicznych pasków płacowych z pewnością optymalizuje procesy związane z rozliczaniem wynagrodzeń w firmie. Ma to pozytywny wpływ na Dział Płac, samych pracowników, ale i całą organizację.

Korzyści dla Działu Płac:

• Pracownicy nie muszę rozpatrywać złożonych wniosków,
• Zmniejszenie ilości wydruków, wykorzystania papieru oraz eksploatacji sprzętu firmowego,
• Przejrzysta struktura elementów wynagrodzenia zmniejsza liczbę zapytań pracowników do Działu Kadr,

Korzyści dla Pracowników:

• Nie ma potrzeby składania wniosków o udostępnienie paska wynagrodzenia,
• Brak oczekiwania na paski płacowe w tradycyjnej formie,
• Informacja o pojawieniu się rozliczenie wynagrodzenia,
• Pasek wynagrodzeń dostępny ‘on demand’ (na żądanie) w formacie PDF,
• Transparentny układ informacji pozwala zapoznać się z istotnymi składnikami wynagrodzenia,
• Elektroniczny pasek wypłaty pracownik może pobrać również poza firmą,
• Szybki dostęp do wszystkich informacji o wypłacie nawet do roku wstecz,
• Możliwość umieszczenia paska na koncie pracownika platformie intranetowej firmy (o ile firma posiada własną platformę intranetową).

Korzyści dla całej firmy:

• Optymalizacja procesu wewnętrznego, jakim jest dystrybucja elektronicznych pasków płacowych,
• Produktywne zarządzanie danymi o wynagrodzeniu,
• Poprawa obiegu informacji w zakresie wynagrodzeń pomiędzy pracownikami organizacji, a Działem Płac,
• Dodatkowy benefit pracowniczy – transparenty wgląd w wynagrodzenie oraz jego składniki.