System elektronicznego obiegu Faktur zgodny z KSeF

Faktury są najważniejszymi dokumentami rozliczeniowymi każdej firmy. Odpowiednie zarządzanie nimi może poprawić płynność finansową przedsiębiorstwa. Należy również pamiętać o tym, aby platforma była zgodna z Krajowym Rejestrem eFaktur.

Zarządzanie dokumentami kosztowymi przebiega według takiego samego schematu zarówno w formie cyfrowej jak i tradycyjnej. Każdy wpływający do firmy dokument jest wprowadzany do systemu z uwzględnieniem parametrów, które później służą np. do wyszukiwania faktur. Następnie są przekazywane zgodnie ze zdefiniowanymi ścieżkami ich akceptacji i realizacji. Do niedawna, na proces ten składało się kilka etapów, takich jak rejestracja dokumentu, przekazywanie do opisu, akceptacja i opiniowanie, dekretowanie, przekazanie do systemu księgowego, dokonanie płatności.

Wraz z nadejściem nowych przepisów związanych elektronicznym fakturowaniem, każdy przedsiębiorca zobowiązany będzie do przesłania faktur ustrukturyzowanych do rządowej platformy KSeF. Oznacza to, że firmy korzystające z wiele systemów IT będą musiały zintegrować swoje działania, w taki sposób, aby ich workflow obiegu faktur uwzględniał wystawienie efaktury w formacie przewidzianym przez Ministerstwo Finansów, ale i w platformie KSeF, a nie jak dotychczas bezpośrednio w systemie finansowo-księgowym.

Różnice widoczne są na poziomie sposobu oraz szybkości ich realizacji.

Przetwarzanie elektroniczne zdecydowanie skraca czas ich procedowania, wspiera funkcję kontrolingową, optymalizuje terminy realizacji płatności, ale również usprawnia politykę windykacyjną firmy.

Wdrożyliśmy platformy Obiegu Faktur i Dokumentów m.in. dla:

Napisz jak możemy pomóc Twojej organizacji.

• Zautomatyzowane wprowadzanie faktur do systemu dzięki wykorzystaniu OCR
• Łatwość i prostota wyszukiwania faktur według różnych parametrów
• Ustandaryzowanie procesu autoryzacji kosztowej wewnątrz firmy
• Sprawne zarządzanie dokumentami finansowymi (nieograniczony dostęp, pogląd, edycja, w tym wielostopniowe opisy, wyszukiwanie, historia)
• Pełna kontrola i transparentność rozliczeń finansowych (terminów płatności lub statusów realizacji faktur)
• Możliwość szybkiej weryfikacji rzetelności kontrahentów na rynku krajowym, jak i europejskim (ogólnodostępne narzędzia VIES, GUS i Biała Lista VAT)
• Możliwość tworzenia dyspozycji płatności oraz realizacji płatności dzięki integracjom z systemami bankowymi
• Możliwość skutecznego planowania gospodarki finansowej organizacji na podstawie generowanych raportów
• Przyspieszenie obiegu informacji finansowej pomiędzy organizacją, a kontrahentami (EOD)
• Dostęp do cyfrowych faktur z poziomu przeglądarki, jak i urządzeń mobilnych
• Przeniesienie papierowych umów na platformę cyfrową.
• Możliwość wystawienia faktury ustrukturyzowanej w platformie KSeF (Krajowy System eFaktur)
• Brak konieczności drukowania i ewidencjonowania faktur w formie papierowej , ze względu na wdrożenie ogólnodostępnego narzędzie do fakturowania.

Sprawdź jak działa e-obieg faktur w praktyce

Oszczędność pieniędzy

Koszt wydruku i wysyłki faktury wynosi - w zależności od szacunków - od 1,5 zł do 1-2 euro. Wdrożenie e-faktury pozwala zredukować ogólne koszty całego procesu o ok. 80%.

Z raportu "E-faktura w Polsce", przygotowanego przez Polską Konfederację Pracodawców Prywatnych (PKPP) Lewiatan wynika, że firma, która wysyła każdego miesiąca 1000 faktur elektronicznych może zaoszczędzić ok. 2 tys. zł, a wystawiając 20 tys. - prawie 40 tys. zł.

Europejskim prekursorem e-faktur w sektorze publicznym jest Dania. Wprowadzenie systemu e-faktur w Danii, jako obowiązkowego w rozliczeniach z instytucjami publicznymi, przynosi państwu roczne oszczędności w wysokości 100-134 mln euro.

Wraz z wejściem platformy KSeF do powszechnego użytku, faktury będą wystawiane elektronicznie, a Kontrahent będzie mógł pobrać fakturę bezpośrednio z konta firmowego w KSeF. W ten sposób, zredukujemy koszty wydruku oraz transportu faktur do Klientów.
 

Oszczędność czasu

Tracisz nawet 8 godzin tygodniowo na szukanie informacji. Na znalezienie danej informacji w archiwum elektronicznym wystarczy mniej niż minuta.

• Przygotowanie, wydruk, pakowanie i wysyłka 1 faktury papierowej zajmuje ok 2-5 minut. Wysłanie tej samej faktury w wersji elektronicznej wymaga połowę tego czasu.
• Faktura papierowa dostarczana jest do kontrahenta po kilku dniach, a na potwierdzenie doręczenia czekasz kolejnych kilka dni. E-faktura dotrze do odbiorcy w chwili wysłania (automatycznie otrzymasz również potwierdzenie dostarczenia i otwarcia dokumentu) Znalezienie archiwalnej faktury wśród tysiąca innych może zająć 10 lub więcej minut.
• Znalezienie tej samej faktury w wersji elektronicznej potrwa maksymalnie kilka sekund. Co jeśli masz kilkadziesiąt tysięcy takich dokumentów do przeszukania?
   

Ochrona środowiska

By wydrukować faktury wystawiane w Polsce w ciągu 1 roku potrzeba ok. 127,5 hektarów lasu.

Wydruk 3 mld egzemplarzy faktur (mniej więcej tyle wystawia się w Polsce w ciągu roku) oznacza:

• Zużycie 15 000 ton papieru, do których wytworzenia wycina się 255 000 drzew, co stanowi 127,5 hektarów lasu.
• Do ich produkcji potrzeba także ok. 120 milionów kWh energii (tyle ile zużywa 60 tys. gosp. domowych).
• Przy produkcji takiej ilości papieru zanieczyszcza się ok. 6,6 miliardów litrów wody.
• KSeF przyspieszy transformację cyfrową polskich firm w organizacje, które będą funkcjonować w bardziej przyjaznym środowisku modelu biznesowym - Paperless.
   

Forma czy treść?

• 1 regał = ok. 15 tyś dokumentów
• 1 dysk (500GB) = ok. 6 mln dokumentów = 400 regałów

Zgodnie z ustawą e-faktura różni się od faktury papierowej jedynie nośnikiem, na którym jest dostarczana. Skoro dla ustawodawcy e-faktura jest równoważna z papierową - Ty też wybierz wygodniejszą do przechowywania formę. Nowe przepisy związane z agregacją faktur w platformie KSeF sprawią, że firmy będą mogły zrezygnować z tradycyjnych archiwów.
 

Zobacz opis realizacji: Dedykowany system obsługi e-faktur dla Tadmar

Platforma umożliwia łatwy i szybki dostęp do wszystkich faktur i ich statusów z poziomu jednego panelu.

Specjalizujemy się w projektowaniu optymalnego obiegu faktur z uwzględnieniem indywidualnych procesów w organizacji. Od podstawowych rozwiązań takich jak definicja kodów kosztów, modyfikacja szablonów formularzy, interfejsu czy panelu użytkownika, po integracje z systemami zewnętrznymi. Projektujemy także moduły dedykowane, które pozwalają w pełni wykorzystać potencjał wdrażanego narzędzia. Nasza platforma LOGITO posiada gotową integrację z Krajowym Rejestrem eFaktur.
 

Dedykowana ścieżka akceptacji faktur

LOGITO umożliwia indywidualne zdefiniowanie workflow obiegu faktur. Jest to bardzo przydatne w szczególności w większych organizacjach, które posiadają wypracowane procesy wewnętrzne.

Istnieje wiele parametrów jakie może uwzględnić system np. kwota, poniżej której faktura nie będzie wymagać autoryzacji, czy limit ilości zaakceptowanych dokumentów miesięcznie przez danego użytkownika. Autoryzację dokumentów kosztowych można skonfigurować wedle „zasady dwóch par oczu”, gdzie zamiast jednej osoby autoryzującej, wymagana będzie zgoda kolejnego pracownika. Czy też, by zaakceptować koszty potrzebna będzie zgoda samego pracownika, jego przełożonego, ale również kolejnego zwierzchnika. Mechanizmy te umożliwiają dostosowanie obiegu do panujących w danej organizacji zasad.
 

Integracje z systemami weryfikacji rzetelności podmiotów gospodarczych

W ostatnich latach zarówno Polska, jak UE wprowadziły kilka mechanizmów ułatwiających sprawdzenie partnerów biznesowych. W ramach systemu LOGITO wprowadziliśmy integracje z kilkoma z nich.

• Biała lista podatników VAT
  Pozwala szybko zweryfikować rzetelność partnerów biznesowych oraz sprawdzić czy dane znajdujące się na wystawionej fakturze są poprawne. Integracja z systemem CRM firmy pozwoli także wyłapać wszelkie niezgodności z danymi zawartymi w Białej liście.
   
• Główny Urząd Statystyczny (GUS)
  Daje możliwość uzyskania aktualnych informacji o kontrahencie na podstawie numeru NIP. W praktyce, wpisując NIP w firmowej Bazie kontrahentów, system sam uzupełnia dane w kartotece kontrahenta.
   
• System VIES
  Umożliwia sprawdzenie numeru VAT UE dla przedsiębiorców posiadających siedzibę na terenie Unii Europejskiej. W systemie znajdują się także aktualne informacje o aktywności podmiotu gospodarczego lub jej braku.
   

Integracja aplikacji

LOGITO jest naszym autorskim systemem, co pozwala nam na łatwe połączenie z nim wszelkich innych systemów IT (ERP, finansowo-księgowe, CRM i inne). Platforma była już wielokrotnie łączona m.in. z systemami SAP, Comarch ERP XL i Optima, TETA ERP, Sage Symfonia ERP, SubiektGT, KSeF jak i innymi aplikacjami.
 

KSeF – Krajowy Rejestr eFaktur

Od 1 lipca 2024, polscy przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawiania elektronicznych faktur w rządowej platformie. KSeF jako kolejne narzędzie cyfrowe – pozwali wystawić i odebrać wystawione dla Kontrahentów dokumenty finansowe. Wszystkie faktury będą gromadzone w chmurze i przechowywane tam przez okres 10 lat. Firmy nie będą musiały również przesyłać do US plików JPK, które do tej pory niejako raportowały wystawione dokumenty finansowe.
 

Integracja z innymi modułami systemu

Integracja faktur kosztowych z innymi modułami (Zamówienia, Umowy, Projekty, Budżet itp.) sprawia, że pracownicy mogą płynnie przechodzić z jednej sekcji do drugiej bez konieczności wyszukiwania powiązanych z fakturą dokumentów. Dodatkową opcją jest również konfiguracja dekretacji faktur kosztowych powiązanych z Zamówieniami. Mając na uwadze, że zamówienia przeszły już własny proces autoryzacyjny, nie ma potrzeby wprowadzania dodatkowej weryfikacji powiązanych z nimi faktur.

 
Napisz do nas. Przeanalizujemy Twoje potrzeby i wspólnie zaprojektujemy optymalny obieg faktur dla Twojej organizacji.
 

LOGITO jest naszą autorską platformą, w oparciu o którą wdrażamy rozwiązania IT wspierające biznes. Najczęściej stosowana jest jako elektroniczny obieg dokumentów, obieg faktur, platforma poprawiająca komunikację i przepływ informacji (np. intranet, portal pracowniczy).

Wiele obszarów działalności firmy w mniejszym bądź większym stopniu wiąże się ze sprawnym zarządzaniem i kontrolowaniem ponoszonych kosztów. Pełna kontrola kosztów może zostać zapewniona np. dzięki cyfryzacji tego obszaru działalności.

Na prawidłowe wdrożenie i uruchomienie systemu obiegu faktur w firmie składa się wiele elementów. Pierwszym z nich jest identyfikacja źródeł wpływu faktur do firmy (m.in. KSeF czy system finansowo-księgowy), a następnie prawidłowa rejestracja dokumentów w systemie. Istotne jest właściwe określenie kodów kosztów, którymi dokument będzie opisywany oraz ścieżek akceptacji kosztów danej faktury. Ostatnim elementem będzie dekretacja faktury oraz automatyczne jej przekazanie do systemu finansowo – księgowego oraz przesłanie dokumentu do KSeF.

W skład systemu obiegu faktur wchodzą liczne elementy, które usprawniają zarządzanie fakturami w wersji cyfrowej. Wśród nich warto wymienić:

• Pełna obsługa e-faktur
• Możliwość zastosowania OCR podczas skanowania i wprowadzania faktury do systemu
• Wielostopniowe opisywanie faktur z uwzględnieniem różnych parametrów
• Autoryzacja kosztowa i wyróżnianie faktur ze względu na ich kwotę
• Możliwość wykorzystania aplikacji mobilnej do rejestracji oraz opisywania faktur
• Możliwość integracji z systemem finansowo-księgowym
• Możliwość kontroli etapu realizacji wybranej faktury
• W pełni konfigurowalne moduły analiz i raportowania

Dla pełniejszego wykorzystania systemu obiegu faktur może być on połączony z narzędziami, które odpowiadają za:

• Rozliczanie delegacji oraz innych spraw wewnętrznych organizacji
• Kontrolę realizacji projektów
• Monitoring budżetu i wydatków
• Zarządzanie Umowami i ich realizacją
• Integracje z systemami zewnętrznymi typu ERP, CRM czy systemami finansowymi.

Wiemy, że większość danych wykorzystywanych w firmie ma charakter poufny. Dlatego maksymalny poziom bezpieczeństwa był jednym z głównych czynników, na które kładliśmy nacisk przy projektowaniu LOGITO. Dzięki temu wszelkie dane i dokumenty przechowywane w systemie są bardzo dobrze chronione.

Rozbudowany system uprawnień oraz ról, które można przydzielać pracownikom firmy pozwala na pełną konfigurację i dostosowanie do potrzeb konkretnej organizacji. Dostęp do treści może być przydzielany na poziomie grup użytkowników, stanowisk lub poszczególnych pracowników. System umożliwia wymuszenie stopnia skomplikowania hasła, oraz regularne zmiany haseł w ustalonych odstępach czasu.

Przydzielony dostęp może mieć także różny poziom uprawnień, ograniczając je tylko "do wglądu" lub uprawniający na modyfikację. W ten sposób, ważne dokumenty mogą być również chronione przed przypadkową modyfikacją lub usunięciem.

Szyfrowanie danych zapewnia ochronę aplikacji oraz poufność informacji i danych przechowywanych na serwerach.

Możliwa jest również taka konfiguracja platformy, która ogranicza dostęp jedynie do sieci wewnętrznej organizacji. Wykorzystując przy tym usługę Active Directory zapewniony jest komfort automatycznego logowania do aplikacji.