System do zarządzania urlopami i delegacjami

Rozwój firmy wymaga bezpośredniego kontaktu jej przedstawicieli z kontrahentami lub potencjalnymi i nowymi klientami. Brak bieżącej informacji na temat pracowników będących w podróży służbowej lub przebywających na urlopie, szczególnie w dużej firmie, może być przyczyną chaosu organizacyjnego.

Aplikacja umożliwia zarówno proces złożenia i uzupełnienia wniosków w formie elektronicznej, jak i ich późniejsze rozliczenie. Akceptacja wniosków odwzorowuje strukturę firmy i zależności występujące pomiędzy pracownikami. Istnieje możliwość wstępnej akceptacji wniosków, jak również odrzucenie już zaakceptowanego wniosku.

Rozwiązanie automatyzuje przygotowanie rocznego planu urlopów. Każdy z pracowników ma dostęp do kalendarza, w którym prezentowane są terminy nieobecności pozostałych. W module dostępne jest narzędzie administracyjne, które umożliwia ustawienie parametrów urlopów, a także delegacji dla każdego pracownika z osobna.

System ułatwia także managerom proces monitorowania podróży służbowych pracowników, kosztów delegacji oraz generowanych dzięki nim zysków w kontekście rozwoju kompetencji poszczególnych osób.

Kalendarz urlopów

• Składanie wniosku urlopowego w wersji elektronicznej
• Automatyczne przesłanie informacji do przełożonego
• Zarządzanie urlopami planowanymi
• Możliwość ustanowienia zastępstwa za osobę przebywającą na urlopie
• Możliwość ustawienia parametrów urlopu dla każdego z pracowników
• Możliwość sporządzanie rocznego planu urlopów pracowników
• Integracja z zewnętrznymi aplikacjami np. modułem intranetu, kalendarza, rozliczeniami pracowniczymi i harmonogramem prac

Zarządzanie urlopami - Elektroniczny obieg wniosków urlopowych - szczegółowy opis funkcji, możliwości zastosowania oraz korzyści wynikających ze stosowania.
 

Rozliczanie delegacji

• Wypełnianie wniosku z określeniem typu podróży służbowej (krajowa, zagraniczna), czasu jej trwania, celu, środka lokomocji, kwoty zaliczki, osób zaangażowanych itp.
• Możliwość ustanowienia zastępstwa za osobę delegowaną (osoba zastępująca otrzymuje informację + automatycznie są przydzielane odpowiednie uprawnienia)
• Dostęp do terminarza podroży służbowych pracowników oraz wgląd w historię każdej z nich
• Integracja z bieżącą tabelą kursów walut, wykazem kosztów pobytu w poszczególnych krajach, wysokością diet, kosztów paliwa z podziałem na samochody firmowe, podziałem kosztów z wyszczególnieniem ich na osobę w przypadku wyjazdu grupowego
• Integracja z modułami intranetu, kalendarza, rezerwacją zasobów, zarządzaniem flotą samochodów firmowych, rozliczeniami pracowniczymi i harmonogramem prac
• Możliwość generowania raportów dotyczących podróży służbowych z podziałem na poszczególne kategorie z możliwością importowania ich do arkusza kalkulacyjnego

Delegacje wymagają szczególnie przygotowanego systemu, aby zapewnić największe korzyści firmie. Wyjazdy służbowe bywają kosztowne oraz przebiegają w nienormowanych godzinach. Zatem pomoc w kontroli nad ich przebiegiem jest istotna. Zobacz jak w tym procesie pomaga moduł Delegacje i jakie daje korzyści.