Analiza przedwdrożeniowa - 100 pytań do dobrego wdrożenia PIM

Wdrożenie systemu klasy PIM wymaga odpowiedniego przygotowania. Przygotowaliśmy poradnik, w którym znajdziesz checklistę z najważniejszymi zagadnieniami ułatwiającymi skuteczne wdrożenie systemu PIM.

Implementacja systemu zarządzania informacją o produkcie (PIM) to proces wymagający dokładnego planowania i przygotowania. Przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej stanowi kluczowy element przed rozpoczęciem implementacji PIM. Celem tej analizy jest zbadanie potrzeb i wymagań przedsiębiorstwa oraz opracowanie strategii wdrożenia PIM, która odpowiada konkretnym potrzebom.

Analiza przedwdrożeniowa jest istotnym elementem procesu wdrożenia PIM, ponieważ pozwala na zrozumienie specyfiki biznesowej przedsiębiorstwa, identyfikację źródła problemów, jakie ma rozwiązać PIM, oraz określenie celów, jakie chce się osiągnąć.

Dzięki analizie przedwdrożeniowej można również określić zakres i skalę projektu, zidentyfikować niezbędne zasoby i kompetencje do skutecznego wdrożenia PIM, a także lepiej przygotować się na wystąpienie ewentualnych trudności, co może zminimalizować ryzyko opóźnień lub niepowodzeń wdrożenia.

W niniejszym poradniku skupimy się na roli analizy przedwdrożeniowej w procesie wdrożenia PIM. Poniżej przedstawiamy wybrane pytania, które należy zadać w celu przeprowadzenia efektywnej analizy.
 

Jeśli zdecydujemy się na zlecenie wykonania platformy PIM, istotne będzie określenie kryteriów współpracy pomiędzy naszą firmą a zleceniobiorcą. Kolejnym istotnym aspektem jest oferowana przez dostawcę technologia, rozwiązania hostingowe, gwarancje, opieka powdrożeniowa oraz wsparcie techniczne. To ważne wyznaczniki, które pokazują, jak firma nadąża za rozwojem IT i jak podejmuje wyzwania przed klientami.

Zadaj sobie następujące pytania:

1. Ile lat firma działa na rynku? Jakie doświadczenie prezentuje w zakresie tworzenia systemów klasy PIM? Czy prezentuje na stronie portfolio zrealizowanych projektów w obszarze PIM? Jakie firmy skorzystały z ich usług? Czy są to firmy podobne (rozmiar, ilość oddziałów, branża) do Twojej?
2. Jakie opinie na temat projektów znajdziemy na portalach ratingowych, stronie www czy w innych źródłach?
3. Jakie technologie są wykorzystywane w realizowanych projektach? Czy firma oferuje wyjaśnienia lub opis, dlaczego rekomenduje te właśnie rozwiązania?
4. Czy firma tworzy wartościowe publikacje, które oferują wskazówki i mogą pomóc nam w uzyskaniu odpowiedzi na nasze pytania?
5. Czy otrzymamy system zgodny z określonymi potrzebami? Czy system zostanie dostosowany / zaprojektowany z uwzględnieniem istniejących procesów w naszej firmie?
    

Sukces z wdrożenia platformy PIM w dużej mierze zależy od dostosowania jej do potrzeb organizacji i pracowników korzystających z jego funkcjonalności podczas codziennej pracy.

W zależności od specyfiki biznesu, struktury organizacyjnej firmy, użytkowników, charakteru ich pracy można zauważyć ogromne różnice w tym zakresie. Aby dokładniej określić potrzeby organizacji, należy poddać analizie strukturę organizacyjną firmy i określić źródło danych, na podstawie którego zostaną zaczytane do systemu.

Następnie należy określić potrzeby informacyjne dla ogólnych działów i zadań wykonywanych przez pracowników, które różnią się na poziomie działu i stanowisk.

Analiza tych zadań pozwoli na wskazanie, jak projektowane funkcjonalności mogą wesprzeć pracowników w ich pracy, optymalizując czas i ilość wykonywanych czynności.

Zadaj sobie następujące pytania:

1. Jak wygląda struktura organizacyjna firmy? Na jakie działy podzieleni są pracownicy?
2. Czy wymagana będzie integracja z narzędziami do komunikacji bądź współpracy?
3. Jak będzie wyglądała współpraca działu IT z zespołem wdrożeniowym?
4. Czy w skład platformy będą wchodzić takie funkcje jak zarządzanie zadaniami, udostępnianie dokumentów i śledzenia czasu poświęconego na realizację poszczególnych zadań?
5. Czy istnieje lista pomysłów na nowe, dedykowane funkcjonalności platformy PIM, które mogłyby zostać wdrożone w przyszłości?
    

Tuż obok wdrożenia platformy PIM, kluczowym elementem jest czuwanie nad jej systematycznym rozwojem oraz sprawnym działaniem. W tym celu najlepszym rozwiązaniem jest wyznaczenie zespołu osób (od kilku do kilkunastu osób, najlepiej z różnych działów), które będą sprawować taką pieczę.

Najczęściej jest to główny administrator systemu, menedżer produktów odpowiedzialny za wprowadzanie i modyfikacje danych, analityk, projektant formularzy oraz użytkownik końcowy, który korzysta z danych o produktach w celu m.in. planowania kampanii marketingowych.

Zadaj sobie następujące pytania:

1. Jak będzie wyglądała struktura zespołu ds. rozwoju platformy PIM?
2. Jakie role będą pełnili poszczególni członkowie?
3. Jakie osoby będą aktywnie współpracować i z jakich działów? Jak często będą organizowane spotkania z osobami zaangażowanymi oraz w jakiej formie?
4. Które osoby z zespołu będą odpowiedzialne za wprowadzenie, formatowanie czy aktualizację treści (np. w ofercie produktowej)?
5. Kto będzie odpowiedzialny za weryfikację merytoryczną treści? Jak często taka weryfikacja będzie miała miejsce?
6. Czy rozważane jest utworzenie np. instrukcji z zasadami publikowania treści? Taki dokument umożliwia utrzymanie spójności platformy PIM.
    

W przypadku projektowania jakiegokolwiek systemu, niezwykle ważnym elementem jest jego struktura, intuicyjność nawigacji oraz zadowalający efekt wizualny. Zadaj sobie następujące pytania:

ARCHITEKTURA TREŚCI

1. Jakie typy treści będą publikowane w platformie PIM?
2. Jakie treści czy funkcje / moduły powinny być dostępne tylko dla wybranych osób lub działów?
3. Jakie to działy?
4. Jakie funkcje systemu PIM powinny być dostępne dla wszystkich pracowników?
5. Czy potrzebne będzie tworzenie dodatkowych materiałów multimedialnych np. video instruktażowe?

INTEGRACJE

1. Z jaką liczbą systemów PIM powinien zostać zintegrowany?
2. Jakie typy danych oraz treści zostaną poddane integracji?
3. Kto będzie odpowiedzialny za integrację?
4. Czy przewidywane są migracje danych do innych systemów w najbliższym czasie, tj. po wdrożeniu?

NAWIGACJA

1. Które z elementów nawigacji powinny zostać zmienione pod kątem dotychczasowego działania?
2. Czy istnieje już projekt architektury oraz układu platformy?
3. Czy planowane jest stworzenie makiety systemu, która umożliwi przetestowanie układu, jak i głównych funkcjonalności i nawigacji przed rozpoczęciem wdrożenia?
4. Jakie inne sposoby personalizacji można wykorzystać w przypadku platformy PIM?

OPRAWA GRAFICZNA

1. Jakie elementy marki muszą być uwzględnione przy projektowaniu oprawy graficznej? (np. logo, dostępne już materiały)
2. Czy firma posiada już gotowy projekt graficzny, lub projekt, który będzie wymagać pewnej aktualizacji?
3. Czy firma posiada własną bazę zdjęć, ikon, grafik do umieszczenia w systemie?
    

Gdy mówimy o dostępności systemu PIM, mamy tak naprawdę na myśli dostęp do jego użytecznych funkcji. Dla większości pracowników może to być np. pozyskanie informacji o danym produkcie, uzupełnienie parametrów technicznych, z kolei dla innych opracowanie oferty produktowej na podstawie danych z systemu. W zależności od tych potrzeb, możemy takie przykłady mnożyć i udostępniać za pośrednictwem platformy. Co najważniejsze, to od nas zależy, które z funkcji systemu PIM są priorytetowe.

Zadaj sobie następujące pytania:

1. W jaki sposób pracownicy będą mogli uzyskać dostęp do platformy?
2. Czy za pomocą logowania domenowego, czy poprzez lokalne konto w systemie?
3. Czy wszyscy pracownicy powinni mieć dostęp do tych samych informacji w systemie PIM? Być może, potrzebny będzie podział na typy danych (np. ogólnodostępne, poufne, wrażliwe, dostęp dla wybranych grup – jakich?). Pracownicy będący w np. delegacji niejednokrotnie potrzebują różnego rodzaju informacji. W jaki sposób, szybko pozyskają je będąc poza terenem firmy? Co z pracownikami pracującymi zdalnie?
    

Pierwszym pytaniem, jakie pada w początkowym stadium rozmyślań o systemie PIM jest: Czy powinniśmy wybrać platformę gotową czy zaprojektować i wdrożyć aplikację dedykowaną? Odpowiedź na pytanie którą wersję wybrać leży w potrzebach oraz celach biznesowych danej organizacji.

Dlatego niezwykle istotne jest zbadanie tych potrzeb jeszcze na etapie analizy przedwdrożeniowej. Pomijając ten etap, świadomie narażamy się na ryzyko wyboru oprogramowania, które nie spełni pokładanych w nim oczekiwań. Z czasem może to generować dodatkowe koszty, których moglibyśmy uniknąć przeprowadzając odpowiednio szczegółowy etap „rozpoznania”.

Zadaj sobie następujące pytania:

1. Jakie systemy wykorzystywane są w firmie? Które z nich najczęściej wykorzystują pracownicy z poszczególnych działów?
2. Czy wszystkie z nich będą wymagały integracji z platformą PIM? Jakie jest uzasadnienie biznesowe dla każdej z nich? Może ten sam efekt można osiągnąć w alternatywny sposób?
3. Jakie technologie preferuje dział bezpieczeństwa oraz jakie ma wytyczne pod kątem aplikacji?
    

Koszt i czas wdrożenia w dużej mierze przesądzają o losie samego systemu. Powinniśmy zwrócić uwagę na uzasadnienie kosztowe, które będzie szło w parze z funkcjonalnością danej części systemu PIM, jak i całej platformy.

Warto zabiegać o to, by przeprowadzić analizę przedwdrożeniową dla systemu PIM. W ten sposób, nie ponosimy dużego ryzyka finansowego, natomiast zyskujemy pełny obraz inwestycji.

Zadaj sobie następujące pytania:

KOSZT IMPLEMENTACJI

1. Czy został ustalony wewnętrznie zakres budżetu przeznaczonego na wdrożenie platformy PIM? Na jakiej podstawie pojawiły się tego typu propozycje?
2. Czy w budżecie zostały uwzględnione elementy zaplecza technologicznego (np. certyfikaty SSL, serwery, domeny, koszty licencji oraz inne? Czy brane są pod uwagę koszty stałe oraz zmienne? Jakie to elementy?
3. Czy założony został margines budżetowy na nieprzewidziane wydatki (np. nowe funkcjonalności, lub związane z kolejną integracją)? Często jest tak, że ciekawe pomysły rodzą się dopiero podczas prac wdrożeniowych.

CZAS IMPLEMENTACJI

1. Czy jest określony oczekiwany termin uruchomienia platformy PIM? Czy w tym terminie musi powstać całość systemu, czy wdrożenie może zostać podzielone na etapy?
2. Jaka ilość czasu zostanie przeznaczona na planowanie i wdrożenie systemu PIM? Warto go doprecyzować po przeprowadzeniu analizy funkcjonalnej wspólnie z dostawcą, a także wziąć pod uwagę dostępność własnych zasobów, ponieważ dobry system musi powstawać przy ścisłej współpracy z dostawcą.
3. Jak wiele danych zostanie poddanych migracji z posiadanych przez organizację systemów? Jakiego to typu dane oraz z jakich systemów będą przenoszone?
    

Po wprowadzeniu platformy PIM należy wesprzeć, ale i zachęcić pracowników do korzystania z nowego narzędzia. Sytuacja wygląda zupełnie inaczej, gdy organizacja posiadała już wcześniej tego typu rozwiązanie – pracownicy mają już pewną perspektywę na ten temat.

W trakcie szkolenia, należy bardzo jasno określić jego cele oraz połączyć je z praktycznym ich zastosowaniem. W ten sposób nie tylko bardziej zaangażujemy pracowników, ale i wzmocnimy ich motywację do systematycznego korzystania z platformy PIM.

Na szkoleniu przyszli użytkownicy systemu powinni mieć możliwość praktycznego wdrożenia się w nowe narzędzia.

Zadaj sobie następujące pytania:

1. Jaka jest przewidywana ilość uczestników w szkoleniach? Pracownicy jakich działów będą brać w nich udział?
2. W jakim trybie będzie przebiegała ich realizacja (stacjonarny lub / i zdalny)? Który sposób będzie bardziej odpowiedni dla organizacji i jej pracowników?
3. Jakie typy spotkań szkoleniowych są brane pod uwagę? (np. indywidualne, grupowe, e-learning).
4. Czy uwzględniony zostanie udział kierowników działów w tworzeniu szkoleń w celu wyodrębnienia kluczowych elementów i wyłonienia kluczowych użytkowników?