Integracja z systemem klasy ERP, czyli o czym warto pamiętać

Wraz z rozwojem e-sklepu dochodzą coraz to nowe obowiązki związane z promocją, dystrybucją, logistyką, księgowością, ale i wdrażaniem nowości. Dlatego, aby zautomatyzować pracę i ułatwić wykonywanie wielu czynności potrzebujesz integracji sklepu z systemem ERP.

Dzięki niemu otrzymasz dostęp do wielu wyspecjalizowanych modułów oraz aplikacji, które dostoswane będą do potrzeb Twojego biznesu. W artykule dowiesz się o czym warto pamiętać i na co zwrócić uwagę podczas integracji Twojego e-sklepu z systemem ERP.

Każda firma, niezależnie od modelu w jakim funkcjonuje (B2B, B2C), oferuje swoim klientom produkty i usługi dystrybuowane za pośrednictwem sklepu stacjonarnego, czy też on-line. W tym celu powinna posiadać dedykowany system, który będzie pozwalał na nadzór sprzedaży tychże usług i produktów.

Najlepszym rozwiązaniem do przetrzymywania tego typu danych są systemy klasy ERP (z ang. Enterprise Resources Planning). Kryjące się w skrócie ERP „planowanie zasobów” obejmuje kontrolę i zarządzanie najważniejszymi zasobami i procesami w niemal każdym obszarze biznesowym firmy: sprzedaż, finanse, księgowość, magazyn, kadry, zaopatrzenie, produkcja itd.

Wdrożenie takiego rozwiązania w znacznej mierze usprawnia realizację zamówień, zdobywanie informacji oraz obsługę klientów. 

Źródło: https://www.comarch.pl/erp/co-to-jest-system-erp-faq/ 
 

Co dzieje się jeśli system e-commerce nie jest połączony z systemem klasy ERP?

Wówczas mamy najczęściej do czynienia z sytuacją ręcznego wprowadzania danych np. wszystkie zamówienia z e-commerce byłyby dodawane ręcznie do systemu ERP i odwrotnie - wszystkie produkty z ERP wraz z ceną i stanem magazynowym byłyby importowane do e-commerce np. poprzez pliki Excel.

W przypadku małej skali np. 10 zamówień dziennie, takie podejście nie stanowiłoby większego problemu. Kłopoty zaczynają się, kiedy dzienne ilości zamówień kształtują się na poziomie kilkuset lub kilku tysięcy.

W takim przypadku nieodzownym elementem optymalizacji procesów jest integracja pomiędzy tymi systemami i automatyzacja wymiany danych, która powoduje:

• Optymalizację kosztów,
• Optymalizację czasu,
• Wyeliminowanie potencjalnych błędów np. literówek,
• Realne i prawidłowe dane przesyłane praktycznie w czasie rzeczywistym.

W tak rozbudowanym sklepie internetowym musi istnieć miejsce, w którym znajdują się informacje dot. stanów magazynowych produktów, gdzie wystawiane są odpowiednie dokumenty (przyjęcia, wydania, faktury, korekty etc.) oraz obsługiwane są zamówienia.

Zanim jednak przystąpimy do integracji, należy zdefiniować, jakie dane będą miały swoje źródło i w jakim systemie.
 

Stany magazynowe

Stan magazynowy jest jedną z najważniejszych i najistotniejszych informacji, od której zależy, czy potencjalny klient zrealizuje zakupy w e-sklepie.

Przykład:
Kowalski chce kupić dla siebie parę butów. Odwiedza sklep internetowy, znajduje wymarzoną parę butów i płaci za nie. Po kilku dniach otrzymuje on informację, że danego produktu nie ma już w magazynie, jego zamówienie zostało anulowane, a pieniądze zwrócone. Kowalski denerwuje się i irytuje, postanawia więcej nie robić zakupów w tym sklepie, bo przestał mu ufać.

Nieaktualne dane o stanie magazynowym lub zbyt długi czas wymiany informacji pomiędzy systemami, bardzo często wywołują irytację u klientów i niechęć do kolejnych zakupów w danym sklepie. Dlatego podczas integracji warto zwrócić uwagę na takie kwestie, jak:

• Czy stany magazynowe mają być pobierane z jednego czy wielu magazynów?
   
• Czy stan magazynowy produktu może zależeć od wielu magazynów np. 3 lampy na magazynie A, 4 kolejne lampy na magazynie B? Gdzie w przypadku zamówienia np. 6 szt. tejże lampy, dokonywać rezerwacji produktu?
   
• Czy z tego samego magazynu (stanu magazynowego) korzysta zarówno sklep stacjonarny oraz e-commerce? Jeśli tak, to jak te dane mają być pomiędzy sobą synchronizowane?
   
• Czy rezerwacja produktu pod dane zamówienie (zmniejszenie stanu magazynowego o ilość sztuk z zamówienia) jest wykonywana od razu po złożeniu zamówienia? Jeśli nie można wykonać tego bezpośrednio na systemie ERP, to warto zmniejszać lokalny stan magazynowy w samym e-commerce do momentu synchronizacji danych.
   
• Czy stan magazynowy danego produktu jest budowany na podstawie wielu innych stanów, tzn. produktów częściowych i według jakiego algorytmu takie informacje przekazywać do e-commerce? Czy mamy do czynienia z tzw. Zestawami/Kompletami (np. SubiektGT)?
   
• Czy anulowanie zamówienia ma zwalniać rezerwację stanu magazynowego?
   
• Czy towary niedostępne na magazynie mają być opublikowane i widoczne w sklepie?
   
• Czy rotacja na magazynie jest duża lub jest sporo przypadków uszkodzonych produktów i w związku z tym należy wykonać tzn. bufor bezpieczeństwa, np. przy poziomie 5 szt. produktu na magazynie, blokujemy możliwość zakupu takiego produktu w e-commerce?

Powyższe kwestie są bardzo ważne jeśli chcemy uniknąć sytuacji, w której klient kilka razy podczas jednej wizyty w e-commerce natrafi na błędne informacje lub ich całkowity brak.

Konsekwencją takiego działania będzie anulowanie zamówienia i utrata Klienta. Istnieje bowiem duże prawdopodobieństwo, że dokona on zakupu u konkurencji.
 

Polityka cenowa i rabatowa

Kolejnym istotnym elementem integracji e-commerce z systemem ERP są ceny. W tym wypadku kluczową kwestią staje się fakt, czy firma proponuje swoje produkty i usługi tylko klientom B2C, czy także B2B.

W przypadku oferty tylko dla klientów indywidualnych, sprawa jest teoretycznie prosta, ponieważ zaczytujemy jedną cenę do e-commerce.

Problem pojawia się w sytuacji, gdy cena, która pochodzi z systemu ERP jest ceną netto, a sam system pozwala na jej różne zaokrąglanie. Powstaje wówczas pytanie: jak taką cenę przeliczać po stronie e-commerce?

Cena powinna być maksymalnie zbliżona do wartości brutto w systemie ERP, w przeciwnym razie trafimy na tzw. „wdowie grosze” oraz ewentualne problemy z plikiem rozliczeniowym JPK. Dlatego należy pamiętać, że przeliczanie cen po stawkach VAT nie jest przemienne. Niezwykle ważne jest, jakie ceny będą zaczytywane do sklepu oraz według jakiego algorytmu będą przeliczane.

W przypadku innych scenariuszy, temat jeszcze bardziej się komplikuje. Dlatego warto zwrócić uwagę na kilka elementów:

• Czy zaczytywana cena ma być netto czy brutto?
• Czy cena wymaga dodatkowych przeliczeń?
• Czy cena będzie przeliczana na inne waluty? Jeśli tak, to w jaki sposób?
• Czy ceny w ERP są stale zmieniane np. raz na miesiąc, raz dziennie a może jeszcze częściej? (istnieją branże, w których cena może zmieniać się co kilka minut)
• Czy ceny są zmienne np. wyliczane na podstawie kursu walut?
• Czy cena ostateczna produktu zależy od ceny zakupu z danego dnia, czy danej partii?

Wszystkie przedstawione powyżej sytuacje sprawiają, że wymiana informacji o cenie pomiędzy systemami, musi być wykonywana na bieżąco, niemalże w czasie rzeczywistym, np. co kilka minut. Aby jednak „nie wpaść w wąskie gardło”, należy podczas integracji pomyśleć o kolejkowaniu zadań.

Cały proces musi być odpowiednio zoptymalizowany, aby nie dopuścić do sytuacji, w której klient kupi produkt w cenie innej niż obecnie obowiązująca. Dodatkowo ważną funkcją jest blokada ceny w koszyku dla klienta, który właśnie dokonuje zakupu.

Wniosek: każda aktualizacja ceny musi niezwłocznie trafiać do sklepu internetowego. Ma to ogromne znaczenie w przypadku e-commerców z dużą ilość asortymentu i bardzo niską marżą. Kolejnym utrudnieniem, może być wiele cenników danego produktu, uzależnionych od ilości zamawianego produktu bądź osoby, który zamawia (reprezentuje dany segment rynku).

Ma to szczególne znaczenie w przypadku serwisów, które oferują zarówno sprzedaż B2C oraz B2B. W takich sytuacjach należy odpowiedzieć sobie na pytania:

• Jaka ma być cena przy zakupie 1 szt. (B2C)?
• Czy cena zależy od jednostki? Czy cena wymaga przeliczenia np. ze szt. na m2?
• Czy dany produkt można kupić na m2, czy tylko na pełne opakowania?
• Czy cena ulega zmianie przy zakupie np. 1000 szt. na firmę (B2B)?
• Czy cena ulega zmianie w momencie zalogowania się do serwisu? (po zalogowaniu kontrahenci z grupy B2B mogą widzieć ceny hurtowe).
• Czy kontrahenci mogą mieć indywidualne ceny na dany produkt, kategorię produktów lub typ produktu? (B2B)

W przypadku indywidualnych cenników muszą zostać zastosowane odpowiednio zoptymalizowane i doprecyzowane mechanizmy. Wszystkie zależności znajdujące się w ERP dotyczące cen muszą zostać przeniesione do systemu e-commerce.

Należy przy tym pamiętać także o przeniesieniu wszystkich stawek VAT. Każdy z produktów może być sprzedawany po innej stawce, a progi podatkowe mogą być różne w przypadku sprzedaży zagranicznej.

Dodatkowo, w przypadku niektórych branż należy zastosować odpowiednie funkcje pozwalające na pobieranie danych jednostkowych produktu oraz ilość danego produktu w opakowaniu.

Przykład: Załóżmy, że chcemy w sklepie internetowym sprzedawać panele winylowe. Obecnie ten produkt na rynku jest sprzedawany w opakowaniach, ale zapotrzebowanie na ten produkt klienci obliczają na podstawie m2, w związku z tym, cena również podawana jest za m2.

Opakowanie przykładowych paneli zawiera 1,44 m2. Takie informacje często znajdują się w systemie ERP, a mając je w systemie e-commerce, łatwo obliczyć cenę za m2. W tym przypadku należy zweryfikować, czy cena w ERP za ten produkt jest ceną za opakowanie czy za m2.
 

Kontrahenci

Jednym z ważniejszych elementów, na który należy zwrócić uwagę, są dane o kupujących. Niezależnie od branży, rodzaju sprzedaży (online/offline), czy też grup docelowych (B2B/B2C), warto rozważyć pomysł, aby dane o swoich kontrahentach przechowywać w jednym systemie ERP. Ma to szczególne znaczenie w przypadku sprzedaży typu B2B, gdzie ważne są takie elementy jak:

• Dedykowany, indywidualny cennik dla danego kontrahenta np. rabat na jedną z gałęzi oferty produktowej
• Przypisanie do konkretnej grupy zakupowej, co może powodować dodatkowe rabaty
• Zdefiniowany Limit Kupiecki
• Wydłużony czas płatności dla wybranych kontrahentów

Dodatkowo, jeśli dany kontrahent kupuje zarówno poprzez system e-commerce, jak i w salonie stacjonarnym - i oba te rozwiązania działają w oparciu o jeden system ERP - to jest to idealne miejsce, aby wszystkie jego zakupy połączyć na jednym koncie.

Wówczas klienci logując się do swojego panelu w sklepie mają dostęp do historii wszystkich swoich faktur oraz terminu ich płatności. Ważną funkcją dla przedsiębiorców jest możliwość blokowania dalszych realizacji zamówień kont z największą ilością przeterminowanych płatności.

W przypadku dużych firm automatyczne blokowanie „zalegających” klientów, może pomóc zaoszczędzić nawet kilkadziesiąt godzin ręcznej pracy w miesiącu. Integracja z systemem ERP daje większe możliwości na automatyzacje procesów, zoptymalizowanie weryfikacji ręcznej danych o kliencie i jego zaległościach, rozwiązaniu problemów ze zgubionymi fakturami (w systemie istnieje możliwość ich pobierania i podglądu).
 

Zamówienia

Zamówienia w systemie e-commerce są zestawem danych informujących nas gdzie, co i do kogo dostarczyć. Posiadając system ERP, otrzymujemy dodatkowe informacje na temat zamówionego produktu np. skąd jest zabrany towar, który dokument handlowy wystawić, czy wszystkie wymagane dane do dokumentu handlowego są dostępne i poprawne, jak rozbić komplety produktów.

Integracja tych dwóch systemów pozwoli na proste przesłanie danych z systemu A do B. Kolejnym ważnym elementem w procesie zamawiania jest ustalenie czasu, jaki potrzebujemy na wysłanie informacji o zamówieniu do systemu ERP.

Obecnie, ten proces powinien trwać nie dłużej niż 1-3 min. Im dłużej przesyłamy dane do ERP, tym większe ryzyko, że dane zamówienie nie zostanie skompletowane i wysłane np. w 24h od momentu złożenia. W przypadku dużych systemów, zaleca się przygotowanie mechanizmu kolejkowania.

Jest to szczególnie ważne, w takich sytuacji jak:

• Problemy z połączeniem z ERP, co powoduje, że przy ponownym zalogowaniu, system e-commerce musi wysłać wiele zamówień naraz (masowa wysyłka)
• Przywrócenie i synchronizacja danych np. po aktualizacji jednego z systemów
• Potrzeba wysłania historycznych zamówień, w celu synchronizacji danych pomiędzy systemami
   

Faktury i dowody zakupu

Bez względu na to, czy nasi klienci kupują stacjonarnie czy on-line, czy to klienci detaliczni czy hurtowi, każdy z nich powinien mieć wgląd do historii swoich transakcji.

E-commerce może stać się miejscem, w którym klient będzie miał zdolność do weryfikacji swojego zamówienia oraz dostęp do faktur i podglądu terminu ich płatności. W oparciu o terminowość opłacenia faktur przez kontrahenta B2B, system automatycznie może zablokować możliwość dokonywania kolejnych transakcji.

Natomiast w oparciu o daty wystawienia faktur, system umożliwia automatyczne wysyłanie przypomnień do klientów o opłaceniu zalegających płatności. Dzieję się tak, gdyż to właśnie ERP jest miejscem, w którym wystawiany jest dokument sprzedaży (faktura, paragon).

Niestety, jeszcze znaczna większość sklepów wysyła faktury w wersji papierowej do swoich klientów, co powoduje dodatkowe koszty i niedogodności:

• Koszt papieru,
• Koszt wydruku,
• Faktury mogą ulec uszkodzeniu podczas transportu (np. zalanie),
• Klienci często gubią faktury, a to one są podstawą do reklamacji.

Rozwiązaniem tego stanu może być dokument sprzedaży w wersji elektronicznej, dostarczany klientowi w postaci e-maila oraz możliwy do pobrania ze strony www poprzez konto w e-commerce. Podczas integracji z ERP należy zatem zwrócić uwagę na:

• Czy system e-commerce ma generować proformę? Jeśli tak, to według jakiego szablonu?
• Czy system e-commerce ma pobierać fakturę w wersji elektronicznej z systemu ERP np. PDF?
• Czy pobieranie faktur ma być natychmiast po jej wystawieniu w systemie ERP czy na żądanie klienta np. z poziomu mojego konta?
• Gdzie pliki z fakturami będą przetrzymywane? Na jakim serwerze? (serwer z ERP, czy serwer z www).
   

API i łączenie systemów

Wąskim gardłem całej integracji najczęściej jest API. Wymaga ono weryfikacji kilku czynników, które mogą spowalniać sposób integracji, np.

• Czy API umożliwia pobranie wielu produktów/zamówień/cen/stanów magazynowych w jednym zapytaniu?
• Czy API wspiera powiadomienie o zmianach produktów/zamówień/cen/stanów magazynowych?
• Czy API pobiera tylko zmienione dane, czy za każdym razem pobiera wszystko w dedykowanym zakresie dat? (zalecana jest wymiana różnicowa)
• Czy API otrzymuje zmiany, które nastąpiły od ostatniego zapytania? (eliminuje potrzebę przeglądania wszystkich produktów/zamówień/cen/stanów magazynowych w poszukiwaniu zmian).
• Czy API posiada dzienny limit wywołań?
• Czy API wymaga licencji i czy system ERP ma ograniczoną ilość licencji? np. Subiekt GT (API powinno mieć swój dedykowany klucz i licencję, aby wyeliminować sytuację wysycenia wszystkich kluczy, co spowoduje, że API przestanie działać na dłuższy czas) Zaprojektowanie i wdrożenie optymalnej i efektywnej integracji wymaga dokładnej analizy API systemu e-commerce oraz ERP na początkowym etapie scalania danych.
   

Słownik - przydatne pojęcia

ERP - to nowoczesny system wspomagający zarządzanie w małych i średnich przedsiębiorstwach. Umożliwia on m.in. pełną obsługę wszystkich typów dokumentów handlowych i magazynowych, prowadzenie kartoteki kontrahentów, towarów, usług, a także obsługę zamówień, przedpłat i wiele innych. Integracja z systemem ERP umożliwia wymianę danych dot.:

• Importu i aktualizacji towaru,
• Importu i aktualizacji kontrahenta,
• Importu i aktualizacji zamówień od klienta,
• Importu i aktualizacji faktury zakupu,
• Eksportu i aktualizacji PZ,
• Eksportu i aktualizacji WZ,
• Eksportu i aktualizacji RW,
• Eksportu i aktualizacji PW,
• Eksportu i aktualizacji MM,
• Eksportu i aktualizacji korekt sprzedaży,
• Eksportu i aktualizacji dokumentów sprzedaży.

Kartoteka towarowa - zawiera wiele pól opisujących towar. Definiowane są tutaj podstawowe parametry, takie jak ceny, miary czy grupy do jakich przynależy dany towar. Pozwala to w prosty sposób zarządzać zasobami dzięki zestawieniu informacji w jednym miejscu.

Kartoteka kontrahenta – Karta kontrahenta zawiera zbiór zagregowanych informacji na temat danego klienta lub dostawcy. Zdefiniowane są tutaj podstawowe dane, takie jak adresy, dane kontaktowe.
 

Przykładowy schemat integracji

Podsumowanie

W zależności od charakterystyki danej firmy oraz celów wdrożenia systemu ERP, przedsiębiorca uzyskuje szereg korzyści z implementacji tego rozwiązania. Dzisiejsze systemy B2B i B2C, jeśli chcą rozwinąć skrzydła, muszą od samego początku swojego biznesu myśleć o automatyzacji jak największej ilości mechanizmów w przedsiębiorstwie.

W dzisiejszych czasach jest ona konieczna, aby móc poprawić rentowność procesów i rozpocząć możliwości zwiększania skali działalności biznesu w sieci.