PIM wdrożony. Jakie są dalsze możliwości rozwoju platformy?

Jeśli wdrożyłeś już system PIM w Twojej firmie, na pewno jesteś świadomy jego korzyści i tego, w jaki sposób usprawnia Twoją bieżącą pracę. Jednak musisz wiedzieć, że wdrożenie to dopiero początek pracy.

Aby platforma mogła odpowiadać na Twoje potrzeby w sposób maksymalnie skuteczny i efektywny, wymagane jest stałe jej monitorowanie, optymalizowanie i rozwijanie. Ta faza bywa najbardziej czasochłonna.

Gdy zaczniesz już na co dzień pracować w nowym systemie, możesz spotkać się z różnymi wyzwaniami. Jednocześnie mogą pojawiać się kolejne pomysły na optymalizację pracy. W niniejszym artykule dowiesz się, jak sobie z nimi radzić i co – wspólnie z całym zespołem oraz Twoim dostawcą – możesz zrobić, by efektywnie rozwijać Twoją platformę PIM.

Z jakimi wyzwaniami należy się zmierzyć w trakcie użytkowania systemu PIM?

Podjęcie decyzji o wdrożeniu systemu PIM nie należy do najprostszych. Jednak z doświadczenia wiemy, że najwięcej wysiłku zajmuje utrzymanie platformy. Wiele zależy od wyboru odpowiedniego dostawcy, który zrozumie potrzeby danego biznesu.

Na tym etapie pojawia się najwięcej potencjalnych problemów, które mogą spowalniać rozwój platformy. Z jakimi problemami możesz się zmierzyć?

1. Brak zrozumienia wymagań biznesowych. Jeśli dostawca nie zrozumie dokładnie wymagań biznesowych firmy, może to prowadzić do błędów w projektowaniu i implementacji systemu PIM. Ważne jest, aby już w trakcie analizy przedwdrożeniowej, dostawca otrzymał dokładne wytyczne dotyczące Twoich potrzeb i wymagań biznesowych. Im lepiej pozna na tym etapie firmę i specyfikę jej funkcjonowania tym lepiej.
    
2. Niezgodność funkcjonalności z oczekiwaniami. Chociaż na początkowym etapie dostawca może obiecać wdrożenie dodatkowych funkcjonalności, później może okazać się, że są one niemożliwe do zaimplementowania lub wymagają dodatkowych kosztów. Przed podpisaniem umowy z dostawcą dowiedz się, jakie funkcjonalności są wliczone w cenę, a które wymagają dodatkowych zasobów.
    
3. Opóźnienia w dostawie i implementacji. Dostawca może mieć opóźnienia w dostawie, implementacji całego systemu PIM bądź wtyczek rozwijających platformę, co może spowolnić cały projekt. Jednym z najbardziej istotnych kroków przed rozpoczęciem projektu jest uzgodnienie terminów dostawy i implementacji, a także uzgodnienie planu awaryjnego w przypadku opóźnień.
    
4. Problemy z integracją z innymi systemami. System PIM musi być zintegrowany z innymi systemami firmy, takimi jak platformy e-commerce, CRM, ERP itp. W trakcie prac wdrożeniowych mogą pojawić się nieprzewidziane problemy z integracją PIM z innymi systemami, co może prowadzić do błędów i utrudnić korzystanie z systemu PIM.
   Dlatego ważne jest zdefiniowanie wymagań integracyjnych i uzgodnienie ich z dostawcą. Dobrą praktyką jest pełna weryfikacja integrowanych systemów i ich możliwości integracyjnych już na etapie analizy przedwdrożeniowej.
    
5. Brak szkoleń i wsparcia. Dostawca może nie zapewnić wystarczającego szkolenia i wsparcia dla użytkowników systemu PIM, co może prowadzić do trudności w korzystaniu z niego. Przed rozpoczęciem projektu uzgodnij wymagania dotyczące szkoleń i wsparcia z dostawcą.

Reasumując, Twój kontakt i sprawna współpraca z dostawcą jest jednym z kluczowych elementów, od których zależy sukces wdrożenia i dalszy rozwój platformy. Aby już na starcie poznać wzajemne oczekiwania i potrzeby biznesowe, istotne jest przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej. Sprawdź, jak się do niej przygotować

System PIM - jak radzić sobie z potencjalnymi problemami?

Przed rozpoczęciem wdrożenia, ale również na etapie codziennego użytkowania i rozbudowy platformy można podjąć kilka kroków, które pomogą w utrzymaniu wzorowej współpracy z dostawcą. Zwiększy to szansę na właściwy rozwój wdrożonej platformy w oparciu o realne potrzeby biznesowe.

Krok 1. Ustal jasne wymagania

Ważne jest, aby przed rozpoczęciem projektu, dokładnie zdefiniować wymagania biznesowe i uzgodnić je z dostawcą. Założenia projektu powinny być jasne, szczegółowe i zrozumiałe dla obu stron.

Dzięki temu można uniknąć błędów projektowych na etapie wdrożenia czy w dalszych etapach rozwoju oraz zapewnić, że system PIM będzie działał zgodnie z oczekiwaniami. Ponadto, zdefiniuj sposób weryfikacji osiągnięcia (bądź nie) zakładanych celów, by warunki współpracy były jasne i konkretne.

Krok 2. Zadbaj o regularną komunikację

To kluczowe narzędzie, które między innymi pozwala na bieżące monitorowanie progresu projektu i rozwiązywanie ewentualnych problemów. Ważne jest, aby utrzymywać stały kontakt z dostawcą i wymieniać się informacjami dotyczącymi postępu projektu, napotkanych problemów oraz proponowanych rozwiązań.

Ponadto, niezwykle ważna jest komunikacja z zespołem, który powinien być zaangażowany w cały proces wdrożenia – od analizy przedwdrożeniowej, po pomysły na dalszy rozwój. Takie podejście pozwala na systematyczne dostosowywanie systemu do danych potrzeb biznesowych.

Realizacja projektu w oparciu o metodologię Agile usprawnia komunikację i przepływ informacji między klientem a dostawcą. Jeśli nie ma jakichś szczególnych przeciwwskazań – rekomendujemy stosowanie w projekcie tej metodologii.

Krok 3. Bądź elastyczny

W sytuacjach problemowych ważne jest, aby być elastycznym i otwartym na zmiany. Może to być odzwierciedlone np. poprzez dopasowanie harmonogramu projektu lub modyfikacji wymagań w odpowiedzi na zmieniające się warunki otoczenia.

Krok 4. Monitoruj i testuj

Niezwykle istotne jest, aby dokładnie przetestować nowy system przed jego finalnym uruchomieniem. Testowanie powinno obejmować wszystkie funkcjonalności i integracje z innymi systemami. Jeśli zostaną wykryte problemy, należy je natychmiast zgłosić dostawcy i rozwiązać je jeszcze przed uruchomieniem systemu. Ten etap jest ważny nie tylko w trakcie wdrożenia, ale również przy rozwoju platformy i rozbudowie jej o dedykowane rozwiązania.

Właściwa optymalizacja kluczem do rozwoju systemu PIM

Optymalizacja systemu PIM może obejmować wiele działań, takich jak:

• Zapewnienie dokładności i spójności danych produktowych - kontrolowanie jakości danych, usuwanie duplikatów i aktualizację informacji.
   
• Usprawnienie procesów wdrożenia i zarządzania nowymi produktami - zapewnienie lepszej współpracy między różnymi działami organizacji, takimi jak produkcja, sprzedaż, marketing i logistyka.
   
• Poprawienie efektywności procesów dystrybucji - dostarczanie dokładnych i aktualnych informacji o produktach dla różnych kanałów dystrybucji, takich jak strony internetowe, katalogi, aplikacje mobilne i inne.
   
• Zapewnienie lepszej jakości doświadczenia klienta - zapewnienie dokładnych i spójnych informacji o produktach w różnych kanałach sprzedaży, co zwiększa zaufanie klienta do marki i produktów. Nie bez znaczenia jest także atrakcyjne przedstawianie tych informacji.
   
• Optymalizacja kosztów zarządzania informacjami o produktach - automatyzacja procesów, wykorzystanie narzędzi do zarządzania danymi oraz wykorzystanie danych analitycznych do podejmowania decyzji biznesowych.

Stała optymalizacja systemu zarządzania informacją produktową jest ważna dla każdej organizacji, która oferuje zróżnicowane produkty w sklepach internetowych (lub wszelkich innych kanałach sprzedaży) bądź produkuje lub dystrybuuje własne towary. Pomaga to podnieść poziom sprzedaży, poprawić doświadczenia klientów, zmniejszyć koszty zarządzania informacjami o produktach i zapewnić lepszą pozycję na rynku.

Zobacz jak PIM pomoże usprawnić pracę i ograniczyć koszty stałe producentów i dystrybutorów.

Dedykowane rozwiązania PIM

Do pełnego rozwoju systemu PIM przyczyniają się dedykowane wtyczki dopasowane w pełni do potrzeb danego przedsiębiorstwa. Dostosowania takiego można dokonać w zakresie m.in. interfejsu użytkownika, obsługiwanych procesów biznesowych, zarządzania raportami i analizami, uprawnień użytkowników czy integracji z innymi systemami.

Przykłady zbudowanych przez nas rozszerzeń:
 

Kreator promocji

To dodatkowy moduł, który umożliwia tworzenie materiałów promocyjnych, takich jak projekty ulotek, mailingów czy banerów reklamowych, na podstawie wcześniej zdefiniowanych szablonów.

Przy użyciu przygotowanych wcześniej szablonów oraz zestawów danych, Klient może w kilka sekund wygenerować zestaw grafik promocyjnych zawierających informacje o produkcie oraz zdjęcia z bazy dedykowanej danej kategorii.

Taki sposób tworzenia grafik promocyjnych pozwala zaoszczędzić czas pracy grafika i umożliwia szybsze przekazywanie informacji o promocjach w organizacji i poza nią. Gotowe oferty mogą być przesłane do określonych odbiorców lub grup mailingowych.
 

Generator wariantów produktów

Jeśli Klient oferuje podobne produkty od różnych dostawców, a jego asortyment jest rozbudowany, generator wariantów może pomóc w porządkowaniu danych zgodnie z indywidualnymi potrzebami użytkownika platformy.

Poprzez rozdzielenie atrybutów od głównego produktu i kwestii związanych z opisami marketingowymi, użytkownik może uzyskać bardziej szczegółowe dane na osobnym obiekcie, takie jak wymiary produktu i kolorystyka, które mogą zależeć od dostawcy.

Taka funkcjonalność umożliwia oddzielenie opisów poszczególnych wariantów od opisu głównego produktu, co ułatwia zarządzanie informacjami, a także pozytywnie wpływa na percepcję produktu przez klientów w e-commerce i spełnia ich oczekiwania.
 

Automatyczny import danych z pliku

Istnieje możliwość rozwoju platformy PIM, dodając opcję automatycznego importu danych z różnych typów plików, takich jak CSV, Excel czy XML. Dzięki opracowanemu mechanizmowi, użytkownicy systemu mogą w łatwy sposób wczytywać i przetwarzać dane z zewnętrznych plików do systemu PIM. To usprawni proces aktualizacji danych i zwiększy efektywność pracy.
 

Zestawy produktów i kolekcje

W celu doskonalenia systemu PIM, istnieje możliwość tworzenia powiązań między produktami. Na przykład, użytkownicy mogą tworzyć zestawy lub kolekcje, które zawierają różne produkty. Dzięki temu konsumenci będą mieli łatwiejszy dostęp do powiązanych produktów, co może zwiększyć sprzedaż i ułatwić nawigację po stronie internetowej.
 

Dostosowanie etykiet i cech do innych wersji językowych

Kolejnym sposobem rozwoju platformy PIM jest umożliwienie dostosowania etykiet i cech produktów do różnych wersji językowych. Dzięki funkcjonalności tłumaczenia etykiet, opisów produktów i innych metadanych na różne języki, firmy mogą dostosować swoje produkty do globalnego rynku i skuteczniej docierać do klientów w różnych regionach.
 

Konektory do popularnych platform e-commerce

Aby efektywnie rozwijać narzędzie PIM, można zainstalować lub dostosować konektory do popularnych platform e-commerce i marketplaców, takich jak Amazon, eBay, Shopify czy Magento. To umożliwi bezpośrednią integrację z tymi platformami, co ułatwi zarządzanie danymi produktów, synchronizację i aktualizację informacji oraz automatyzację procesów związanych z sprzedażą online.
 

Eksport danych do katalogów PDF

Aby umożliwić tworzenie katalogów produktowych w formacie PDF, można rozwinąć platformę PIM w celu zapewnienia funkcjonalności eksportu danych do tego formatu. Dzięki temu, użytkownicy będą mieli możliwość wygenerowania spersonalizowanych katalogów produktowych, które mogą być udostępniane klientom lub wykorzystywane w celach marketingowych.

Więcej informacji na temat opracowanych przez nas dedykowanych rozwiązań i rozszerzeń dla PimCore znajdziesz tutaj.

Podsumowanie

Chociaż PIM niezwykle usprawnia bieżącą pracę, to narzędzie, które warto na bieżąco dostosowywać i optymalizować, by mogło jak najdłużej skutecznie spełniać swoje funkcje. Wiele zależy od odpowiednio opracowanej analizy przedwdrożeniowej oraz ustaleń z dostawcą. Duże znaczenie ma również podejście zespołu – jeśli był on zaangażowany od samego początku procesu wdrożenia, tym chętniej będą dzielić się pomysłami na rozwój platformy.

To z kolei przyczynia się do lepszej wydajności systemu i szerokich możliwości optymalizacji. Ponadto, istotnym elementem rozwoju jest rozwijanie platformy o dodatkowe, szyte na miarę funkcjonalności. Jeżeli jeszcze nie znalazłeś modułu, który mógłby Ci pomóc w codziennym zarządzaniu danymi, skontaktuj się z nami, a pomożemy opracować rozwiązanie w pełni odpowiadające na potrzeby Twojego biznesu.