Najlepszy czas na transformację cyfrową

LinkedIn Pulse, Autor: Marcin Wojtoń, Dyrektor Handlowy, Ideo

Zgodnie ze znaną regułą - w biznesie jedyną stałą rzeczą jest zmiana. Od lat mamy świadomość, ze cyfryzacja to proces nieuchronny, ale dość kosztowny i wymagający znaczących zmian w sferze mentalnej społeczeństwa. Proces ten przebiega nieliniowo, a czynnikiem rewolucyjnego wzrostu na początku 2020 był wirus COVID-19. Zmienił on zarówno nasze życie codzienne, ale i funkcjonowanie wielu firm i organizacji publicznych.Według raportu Yellowbrick, aż 96% specjalistów IT uważa, że aktualna sytuacja zmieniła ich sposób myślenia nie tylko w kwestii technologii. Wszystkie te zmiany przyczyniły się do szybkiej e-rewolucji, której istotą może okazać się transformacja cyfrowa.

W czasie pandemii obowiązywały liczne obostrzenia. Konieczność zdystansowania społecznego sprawiła, że niemal codziennością stały się praca zdalna, e-learning, e-usługi, e-commerce, e-administracja, wideokonferencje, płatności bezdotykowe czy reklama cyfrowa. By zapewnić ciągłość działalności, wiele firm w bardzo krótkim czasie musiało zapewnić narzędzia elektronicznej wymiany danych czy rozwiązania technologiczne zapewniające zdalny, skuteczny kontakt z Klientem. Wszystkie te działania były swoistą linią obrony biznesu przed nagłą zmianą warunków biznesowych. Jednocześnie stały się jedną ze skuteczniejszych strategii ochrony przychodów i funkcjonowania firm.

COVID-19 zmienił codzienność i sposób myślenia społeczeństwa. Nie ma już co do tego żadnych wątpliwości. Już teraz kształtują się nowe przyzwyczajenia, zarówno wśród biznesu, administracji publicznej, jak i w życiu prywatnym. Zmiany te zmuszają do myślenia o nowej przyszłości oraz podjęcia kolejnych kroków.

Transformacja cyfrowa sposobem na zapewnienie stabilności

Cyfryzacja nie jest sama w sobie technologią jako taką, ale nowym sposobem patrzenia na procesy, zarówno biznesowe, jak i te występujące w naszym codziennym życiu. W najprostszy sposób ujmując, polega na wykorzystaniu technologii cyfrowych do usprawnienia naszych działań. Jest to kompleksowy proces, który obejmuje wszystkie obszary, począwszy od modelu biznesowego, poprzez wewnętrzne funkcjonowanie przedsiębiorstwa, kończąc na współpracy z Klientami. Można powiedzieć, że jego istotą jest podążanie za oczekiwaniami współczesnego świata, czyli jeszcze szybszy i łatwiejszy dostęp do potrzebnych informacji i usług.

W obliczu dynamicznych zmian i niepewności nowego jutra, transformacja cyfrowa jest sposobem na stabilność i utrzymanie biznesu. Zakładając, że nie wszyscy w równym stopniu skorzystają z możliwości jakie przed nami stawia, może być także narzędziem budowania przewagi konkurencyjnej.

Obszary transformacji cyfrowej

Transformacja cyfrowa zachęca do ponownego rozpatrzenia całości funkcjonowania przedsiębiorstwa. Warto w tym momencie „rozłożyć biznes na czynniki pierwsze” i przeanalizować każdy z nich pod kątem tego jak aktualnie wygląda. Głównym celem jest postawienie sobie pytania co zrobić, by móc funkcjonować jeszcze sprawniej. Suma takich drobnych udogodnień może przełożyć się na znaczne oszczędności i poprawę efektywności biznesowej.

Patrząc z perspektywy firmy wdrożeniowej i doradcy możemy określić klika kluczowych obszarów, które są najczęściej w firmach digitalizowane. Warto pochylić się nad nimi szczególnie uważnie.

Zarządzanie informacją

Obecnie, bardziej niż kiedykolwiek, odpowiednie informacje są jednym z kluczowych czynników przekładających się na osiągnięcie sukcesu danej organizacji. Co ważne, istotne jest nie samo ich posiadanie, a umiejętne ich wykorzystanie oraz analiza. Powinny być przede wszystkim uporządkowane, każdy powinien mieć do nich łatwy dostęp oraz możliwość posłużenia się nimi. Ważne jest także, aby wzajemnie się przenikały i uzupełniały. Dorzućmy do tego łatwość edycji i rozbudowy i mamy obraz organizacji, która potrafi dzielić się wiedzą i buduje na niej swoją przewagę konkurencyjną.

Z pomocą przychodzą tu systemy zarządzania informacją np. systemy elektronicznego obiegu dokumentów, ERP, CRM oraz ich integracja. Duże znaczenie mają tu również algorytmy sztucznej inteligencji oraz big data.

Rozwiązania zdalne

Pandemia pokazała jak wydajnych rozwiązań potrzebujemy. Jest to zatem najlepszy czas by pomyśleć o narzędziach usprawniających komunikację i współpracę zdalną. Łączenie świata rzeczywistego i świata online umożliwiają liczne rozwiązania. Na znaczeniu zyskują rozwiązania takie jak systemy zarządzania zadaniami (pracy zdalnej), śledzenie czasu pracy, platformy intranetowe, nauka i szkolenia online, wideokonferencje czy elektroniczne biura obsługi Klienta (eBOK).

Wszelkie systemy i narzędzia, które przyczyniają się do wyeliminowania konieczności bezpośredniego kontaktu są dziś mocno pożądane. Pozwalają bowiem nie tylko wpłynąć na większe bezpieczeństwo pracowników i klientów, ale również znacznie obniżyć koszty działalności. Ostatnie miesiące udowodniły chociażby, że nie wszystkie spotkania muszą odbywać się twarzą w twarz. Zastępując je formą „zdalną” oszczędzamy nie tylko czas potrzebny na dojazd na miejsce spotkania, ale także koszty związane z transportem. Potencjał tego typu oszczędności jest znacznie większy.

Aby umożliwić pracę zdalną często wykorzystuje się rozszerzenia systemowe takie jak:

Automatyzacja procesów

Jednym z celów transformacji cyfrowej jest większa efektywność organizacji. Możemy osiągnąć ją między innymi dzięki automatyzacji procesów. Nowe technologie i cyfryzacja są w tym zakresie szczególnie pomocne. Automatyzowanie i przeniesienie na maszyny obowiązku realizacji prostych, powtarzalnych czynności pozwala znacznie odciążyć pracowników. Dzięki temu mogą skupić się na obsłudze trudniejszych, bardziej wymagających zadań.

Automatyzacja daje jeszcze jedną istotną korzyść. Pozwala na dokładniejsze opomiarowanie wszystkich procesów, a to już krótka droga do podniesienia ich jakości. Jeśli są to procesy, które bezpośrednio dotykają klientów, to nawet najmniejsza poprawa w tym zakresie może wpłynąć na lepsze postrzeganie firmy. W dłuższej perspektywie wzmacnia to lojalność i przekłada się na wzrost obrotów.

Napisz do nas. Wspólnie zbadamy Twój biznes i podpowiemy jak wykorzystać rozwiązania IT dla jego rozwoju.

Prowadzenie biznesu wymaga elastyczności. COVID-19 przyniósł wiele zmian, jednak pokazał też, że przesuwanie granicy cyfrowej nie jest tak trudne jak się dotychczas mogło wydawać.

Będąc w centrum trwających zmian warto pomyśleć o wykorzystaniu transformacji cyfrowej w swojej organizacji. Pomoze zapewnić stabilność firmie, a także pozwoli budować przewagę konkurencyjną na lata.