Nowoczesny intranet w 2022 roku

Ostatnie 2 lata to dość intensywny i pełen zawirowań czas między innymi w obszarze komunikacji wewnętrznej organizacji. Pandemia i jej skutki wymusiły liczne zmiany w podejściu do całości procesu. Jedna z nich stanowiła poważne wyzwanie - managerowie musieli zacząć komunikować dwutorowo: do osób, które pracują zdalnie oraz do tych, którzy pozostali w biurze.

Ze względu na zróżnicowane warunki pracy, potrzeby i wymagania pracowników będą odmienne. Sprawia to, że trudno jest stworzyć taką strategię, która będzie uniwersalna, a jednocześnie spersonalizowana. W tym zakresie niezbędne jest stworzenie wspólnej wirtualnej przestrzeni, która nie tylko gromadzi wszystkich pracowników, ale przede wszystkim ich angażuje. Rozwiązaniem może być takie projektowanie intranetu, by nie był postrzegany jako „kolejne cyfrowe narzędzie w pracy”, a raczej jako miejsce spotkania, współpracy, wsparcie organizacji pracy, czy rzetelne źródło informacji.

Nowoczesny intranet, czyli jaki? Projektując intranet w dzisiejszych czasach warto zwrócić uwagę aspekty, które pomogą sprawić, by był atrakcyjny i maksymalnie wartościowy dla pracowników. Zanim przejdziemy do konkretnych przykładów, warto zwrócić uwagę już na cechy, które charakteryzują nowoczesny intranet.
 

Intranet Mobilny

W erze smartfonów mobilny dostęp do platformy intranetowej powinien być standardem. Dzięki temu, użytkownicy mają dostęp do intranetu zawsze wtedy, kiedy tego potrzebują. Może to być dedykowana aplikacja, albo strona internetowa w technologii RWD, dostosowana do wielkości ekranu różnych urządzeń. Ze względów bezpieczeństwa (dostęp do danych poza firmą) warto na samym początku określić treści/funkcje, które będą dostępne z poziomu mobilnego intranetu.
 

Intranet angażujący

Drugą istotną kwestią jest forma przekazu. Publikowanie informacji w formie samej treści bardzo często jest już mało atrakcyjnym i angażującym rozwiązaniem. Jesteśmy społeczeństwem obrazkowym – mało czytamy, za to więcej oglądamy. Aby skupić uwagę odbiorcy potrzebne są nowoczesne formy przekazu: grafiki, infografiki, video, animacje, czy inne interaktywne sposoby docierania do użytkowników. Oczywiście nie można całkowicie wykluczyć treści, gdyż jest ona podstawową formą przekazu i w zależności od rodzaju komunikatu, będzie nieraz jedynym słusznym wyborem. Warto jednak pamiętać o tym, by urozmaicać informacje, stosując ciekawe i nowoczesne formy.
 

Intranet spersonalizowany

Idąc dalej, nie tylko forma przekazu jest tak bardzo istotna, ale przede wszystkim jej zawartość. Oznacza to, że treści muszą być maksymalnie dopasowane do odbiorcy, by go zainteresowały i nakłoniły do działania. Wysoka personalizacja jest obecnie niezbędna, by skutecznie dotrzeć do użytkownika, nie powodując tzw. przeładowania treściami. Nowoczesne intranety to również takie, które pozostawiają wybór odbiorcy, co do rodzaju przesyłanych mu powiadomień (np. na maila) o nowych komunikatach, jak również ma on możliwość dostosować informacje, które chce widzieć na stronie głównej, po zalogowaniu się do platformy.
 

Projektowane przez nas platformy intranetowe wspierają codzinną pracę m.in.:

Napisz do nas. Pomożemy zbadać potrzeby Twoich pracowników i dobrać do nich najbardziej optymalne rozwiązanie.

Nowoczesny intranet - przykładowe funkcjonalności

Przejdźmy teraz do funkcjonalności, które każdy nowoczesny intranet powinien posiadać, by wspierać managerów w realizacji strategii komunikacji hybrydowej.

Struktura organizacji

Niezbędny element każdego intranetu, czyli odwzorowana struktura firmy, prezentowana w interaktywnej formie drzewa. Taki kształt sprawia, że użytkownicy mogą swobodnie się po nim poruszać, docierając do kolejnych poziomów. Odwzorowana hierarchia znacznie ułatwia poruszanie się po strukturze. Na samej górze widnieje zarząd firmy, kierownicy poszczególnych działów, a idąc w głąb można dotrzeć do konkretnych zespołów i ich członków.
 

Profil pracownika

Pozostając w temacie pracowników – atrakcyjnym rozwiązaniem są tworzone przez nich konta profilowe, na kształt tych z social mediów. Podstawową funkcję, jakie spełniają, to oczywiście dostarczenie niezbędnych informacji na temat: stanowiska, danych kontaktowych, miejsca pracy (np. pokój, miasto). Można jednak rozbudować swoje konto, dodając inne ciekawe informacje o sobie, np. o swoich kompetencjach, realizowanych projektach, czy hobby. Widoczna ostatnia aktywność również będzie interesującym rozwiązaniem. Obowiązkowym elementem konta jest dodanie zdjęcia profilowego, które znacząco ułatwia dotarcie do poszukiwanej osoby.

Intranety powinny być zintegrowane z innymi systemami firmowymi, jak np. HR-owy, czy kadrowy, gdyż to otwiera drzwi do jeszcze większej liczby możliwości. Takie połączenia umożliwiają wyświetlanie informacji na profilu użytkownika, dotyczących jego obecności i pracy: czy jest na urlopie, w delegacji, bądź pracuje zdalnie; kto jest jego przełożonym, kto go zastępuje podczas jego nieobecności oraz czym aktualnie się zajmuje (np. jakie projekty prowadzi). Jeśli intranet posiada funkcję rezerwacji zasobów i kalendarz (opis tych funkcji poniżej), to możliwe jest również wyświetlenie informacji dotyczących spotkań zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Dzięki temu pozostali pracownicy wiedzą, kto, gdzie i kiedy będzie niedostępny oraz jakie zasoby będą ograniczone.

Wszystkie te informacje są niezbędne zwłaszcza w firmach, gdzie dużo osób pracuje zdalnie i szybkie uzyskanie danych na temat pracowników jest nieco utrudnione.
 

Zaawansowana wyszukiwarka

Must have każdego intranetu, bez niej korzystanie z platformy byłoby dość uciążliwe. Nowoczesne intranety posiadają rozbudowane wyszukiwarki, np. pełnotekstowe, które pozwalają na przeszukiwanie zawartości plików tekstowych (np. .pdf, .doc, .xls), posiadają mechanizm podpowiedzi czy odmiany wyrazów. Za pomocą takiej wyszukiwarki użytkownicy sprawnie i szybko dotrą do poszukiwanych pracowników, dokumentów czy artykułów. Istotną funkcją wyszukiwarki jest również uwzględnienie systemu uprawnień – nie każda informacja może być dostępna dla wszystkich pracowników, dlatego też powinna wyświetlać tylko dozwolone treści.
 

Baza dokumentów

Ta funkcjonalność jest również niezbędna w firmowym intranecie. Baza dokumentów stanowi cyfrowe repozytorium wiedzy – zawsze aktualne i uporządkowane. To co istotne, to sam etap projektowania takiej bazy, a więc ustalenie sposobu dodawania dokumentów, ich tytułowania czy formatu. Ustalenie w tym zakresie dobrych i niezmiennych zasad to podwalina efektywnego wykorzystania bazy w przyszłości. Ważną opcją jest również prezentowanie autora publikacji, daty dodania, czy historii wersji dokumentu. Dzięki temu korzystający z bazy mają pewność co do aktualności przeglądanych treści. Wyszukiwarka dokumentów to także obowiązkowy element cyfrowego repozytorium.
 

Cyfrowy kalendarz

Dobrze zaprojektowany może stanowić cenne źródło informacji. I to informacji nie tylko z zakresu wydarzeń firmowych, jak np. imprezy, ważne daty, szkolenia. Można zaprojektować rozbudowany kalendarz, który będzie zawierał informacje na temat nieobecności pracowników, czy zaplanowanych spotkań z klientem. Ważne jest tutaj ustalenie, kto może obsługiwać kalendarz, a kto jedynie zgłaszać do niego propozycje. Innym jeszcze pomysłem jest wdrożenie kilku kalendarzy tematycznych, np. jednego poświęconego tylko wydarzeniom firmowym, drugiego dla dodawania nieobecności, a trzeciego dla zaznaczania spotkań. Narzędzie to można dopasować wedle potrzeb i wymagań.
 

Formularze oraz wnioski online

Niezwykle praktyczna funkcja, która umożliwia użytkownikom załatwianie różnych spraw online. Dzięki dostępnym cyfrowym wnioskom czy formularzom, wystawienie faktury lub złożenie wniosku o urlop to zaledwie kilka kliknięć i to z dowolnego miejsca. Nowoczesna firma to taka, która idzie z duchem czasu, a więc dostosowuje narzędzia pracy do obecnych trendów. Możliwość załatwiania formalności online doskonale wpisuje się w tą zasadę.
 

Może zainteresuje Cię także:
100 pytań do... Checklista przed wdrożeniem Intranetu

Forum firmowe

Forum to miejsce mniej oficjalne, gdzie pracownicy powinni czuć się swobodnie. Może to być miejsce do rozmów na wybrane tematy nie tylko związane z pracą – w tym kontekście warto pomyśleć o stworzeniu rożnych grup tematycznych, do których będą dołączać zainteresowani i wymieniać się swoimi spostrzeżeniami i informacjami.

Forum może również posłużyć jako miejsce na pytania związane z pracą. Każdy, kto posiada wiedzę na dany temat, może się nią podzielić właśnie w tym miejscu. W ten sposób powstanie baza pytań i odpowiedzi, z których będą mogli skorzystać wszyscy pracownicy.
 

Czatboty / voice boty

Ciekawa funkcjonalność, która może okazać się przydatna zwłaszcza dla nowych pracowników. Nie jest ona standardem w intranetach, jednak może stanowić atrakcyjny dodatek. Za pomocą czatbotów albo voicebotów, pracownicy mogą zadawać pytania związane z intranetem lub poszukiwać informacji poprzez wypowiedziane słowo kluczowe.
 

Grywalizacja

Bardzo ważny element, który wpływa na zaangażowanie użytkowników. Intranet to dobre miejsce na wdrożenie elementów grywalizacji, czyli zabawy połączonej z rywalizacją. Mogą być to konkursy tematyczne z nagrodami, ciekawe quizy, czy po prostu zbieranie punktów za aktywność w intranecie. Pytania konkursowe mogą być udostępniane w specjalnej zakładce w intranecie i tam również publikowane wyniki konkursu, czy ranking aktywności.
 

Szybki dostęp do systemów ("Linkownia")

Jest to miejsce, które znacznie przyspiesza i usprawnia codzienne czynności pracowników. Linkownia to zbiór najczęściej używanych linków do różnych stron i systemów, które są „zawsze pod ręką”. Pracownicy mają możliwość samodzielnego dostosowywania tej funkcjonalności wedle własnych potrzeb.
 

Firmowe newslettery

To świetna funkcja, dzięki której pracownicy zawsze będą na bieżąco z informacjami i aktualnościami zamieszczanymi w intranecie, a zwłaszcza Ci, którzy może ciut rzadziej zaglądają do niego. Newslettery mogą być automatyczne, to kwestia ustawień, bądź opracowywane przez redaktorów, którzy przygotowują dedykowane treści.

Ważna jest tu kwestia designu, aby był spójny z całością, zarówno z firmą, jak i wyglądem intranetu. Opracowanie ciekawego wizualnie newslettera z pewnością wpłynie pozytywnie na zainteresowanie nim przez pracowników.
 

Wirtualna skrzynka pytań

Ciekawy dodatek do intranetu dla firm, które cenią sobie transparentność i dbają o relacje. Wirtualna skrzynka pytań to miejsce, gdzie pracownicy mogą zadawać anonimowo różne pytania, dotyczące nie tylko pracy, ale również wszystkiego co ich ciekawi/nurtuje. Wszystkie pytania są wcześniej autoryzowane przez administratora i konsultowane z ich odbiorcami.
 

Narzędzia monitorujące i badające opinię

Obowiązkowa opcja każdego intranetu, czyli narzędzia do monitorowania i badania opinii. Można udostępniać na platformie intranetowej różnego rodzaju ankiety i badania oraz mierzyć statystyki np. dotyczące odwiedzalności intranetu, bądź jego najpopularniejszych sekcji.

Analiza zainteresowania intranetem i jego poszczególnymi funkcjami może wskazywać na potrzeby pracowników, np. w przypadku wyszukiwania danego dokumentu przez wiele osób, może to wskazywać na niewłaściwe jego umieszczenie, co powoduje problem z jego odnalezieniem. Obserwacja zachowań użytkowników to cenne źródło informacji o efektywności platformy intranetowej.
 

Opisane powyżej funkcjonalności to niezbędne elementy nowoczesnego intranetu. Dzięki zróżnicowanym modułom wspierają firmę w jej różnych obszarach – biznesowym, komunikacyjnym czy organizacyjnym. Warto przeanalizować potrzeby swojej firmy i dopasować do niej odpowiednie rozwiązania, czy to przed wdrożeniem nowego intranetu, czy podczas rozbudowy już istniejącego.

Brief intranetowy

Intranet oferuje długą listę nowych możliwości. Tylko od nas zależy, które z nich wykorzystamy.

Przedstawiamy bezpłatny interaktywny dokument do pobrania – brief, który pytanie po pytaniu przeprowadzi Cię przez kluczowe obszary, nad którymi warto pochylić się na etapie analizy potrzeb nowego intranetu. Nawet jeśli Twoja organizacja ma już wdrożoną platformę intranetową, warto zastanowić się czy/jak możesz ją usprawnić.

Dokument ten pomoże w przemyśleniu potrzeb i oczekiwań, a także w zestawieniu tego, jakie funkcje Twój Intranet posiada z tym, co jeszcze można w nim dodać. Nie jest to zwykły formularz do wypełnienia, a interaktywne narzędzie, które wspiera zespoły w planowaniu nowoczesnego intranetu.