System Elektronicznego Obiegu Dokumentów

Do wielu organizacji spływa nawet kilkaset dokumentów dziennie. Szybkie zarządzanie ich obiegiem dokumentów firmowych, łatwy dostęp do pism, czy monitoring terminów załatwienia spraw, to jedne z priorytetowych zadań stawianych przed systemem elektronicznego obiegu dokumentów. Należy również wspomnieć o istotnej roli jaką gra obieg faktur w organizacji i sam fakt, workflow w organizacji powinien uwzględnić integrację z KSeF (Krajowym Systemem eFaktur).

Głównym problemem w tradycyjnym modelu obiegu dokumentów jest brak pełnej kontroli nad nimi i opóźnienia czasowe w trakcie ich dystrybucji i przekazywania. Dotarcie do poszukiwanego dokumentu lub informacji (jeśli nie znajdują się w archiwum) wymaga wiedzy o tym, kto aktualnie z niego korzysta.

Platforma LOGITO workflow ewoluowała w platformę do budowania oraz uruchamiania procesów dzięki takim technologiom jak, m.in.:

• BPM - projektowanie diagramów procesów z poziomu narzędzia,
• BPA - narzędzie do optymalizacji jak i automatyzacji szeregu czynności - m.in. tworzenia obiegu dokumentów,
• RPA - nowe podejście do automatyzacji, gdzie roboty zastępują człowieka w wykonywaniu manualnych aktywności. 

LOGITO workflow obsługuje system Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Informacji LOGITO zapewnia standaryzację, usystematyzowanie i koordynację przepływu korespondencji, jak również procesów w przedsiębiorstwie. Pozwoli także łatwiej zarządzać dystrybucją dokumentów oraz informacji z uwzględnieniem czynnika czasu.

Szybki obieg pism (szczególnie w organizacjach wielooddziałowych), łatwy dostęp do nich, czy monitoring ich aktualnego statusu, to jedne z priorytetów funkcjonowania tego typu systemów. Szczególnie istotny w dzisiejszych czasach jest także wysoki poziom bezpieczeństwa informacji oraz możliwość pracy zdalnej na znajdujących się w systemie dokumentach.

Wdrożyliśmy platformy workflow do Obiegu Dokumentów m.in. dla:

LOGITO workflow jest naszą autorską platformą, która wspiera projektowanie oraz wdrażanie rozwiązań IT wspierających biznes. Najczęściej stosowana jest jako elektroniczny obieg dokumentów, obieg faktur, obieg umów, a nawet zamówień.

Dzięki swojej wszechstronności w budowaniu procesów może również służyć jako platforma poprawiająca komunikację i przepływ informacji (np. intranet, portal korporacyjny).

W skład systemu wchodzą narzędzia pozwalające na modelowanie workflow dla procesów biznesowych bazujące na technologii low-code/no-code. Dzięki temu możliwe jest odwzorowanie procedur, obiegów oraz procesów, które występują w danej organizacji. Dzięki wykorzystaniu nowego podejścia o programowania, firma usiłująca wdrożyć nowy proces czy rozwiązanie IT, otrzyma je znacznie szybciej niż w przypadku tradycyjnej budowy aplikacji. Co więcej, tak wdrożony proces, np. obieg umowy czy faktur może wcześniej przetestować w swoim przedsiębiorstwie bez obawy, że zaburzy on działanie organizacji.

Nie mniej istotne są zaawansowane systemy wyszukiwawcze, systemy do monitoringu zdarzeń oraz rozbudowane systemy raportowania. Platforma wspiera obsługę podpisu elektronicznego (zarówno kwalifikowanego jak i niekwalifikowanego) oraz integrację z innymi, wykorzystywanymi w danej organizacji systemami IT. Warto pamiętać również o narzędziach cyfrowych, jak np. Krajowy System eFaktur, GUS czy Biała Lista, których zintegrowanie z obecnym systemem jest must-have.

Zespół wdrożeniowy naszego systemu kładzie największy nacisk na skalowaność i elastyczność LOGITO workflow, dlatego system dobrze współpracuje z innymi rozwiązaniami, a przede wszystkim staje się integralną częścią ekosystemu wielu organizacji. 

Przedsiębiorcy oczekują od swoich systemów coraz więcej udogodnień, automatyzacji, jak również modyfikacji systemu. Wszystko po to, aby prowadzić biznes, a nie skupiać się na obsłudze systemów, z których korzystają.

Dlatego nasza platforma LOGITO workflow rozwijana jest tak, aby jej użytkownicy w prosty i szybki sposób mogli wykonywać swoją pracę.

Poniżej przedstawiamy wybrane, podstawowe funkcje platformy: 

• moduł skanujący umożliwia zapisywanie dokumentów w systemie, dzięki wykorzystaniu oprogramowania OCR (ang. Optical Character Recognition)
• wyszukiwanie pełnotekstowe pozwala na szybkie i sprawne przeszukanie zawartości dokumentów (.docx, .pdf, .pptx, .xlsx)
• system powiadomień automatycznie przesyła informacje (jako e-mail lub powiadomienie systemowe, jak i poprzez platformę Teams) o nowych zadaniach oraz dokumentach
• raporty oraz zestawienia dotyczące m.in. zadań wykonywanych przez pracowników (dane zarówno aktualne jak i archiwalne ilości dokumentów, bądź faktur)

W ramach naszego rozwiązania IT, LOGITO ma funkcjonalności do projektowania i budowy obiegu dowolnych dokumentów. Wbudowane rozwiązania są idealne do optymalizacji oraz automatyzacji workflow w całej organizacji. 

• Kreator procesów biznesowych oparty n BPMN oraz low-code dzięki, któremu takie osoby jak Liderzy ds. Cyfryzacji zy Citizen Developerzy od początku do końca mogą projektować i uruchamiać procesy w firmie. Istotnym elementem, który zapewnia bezpieczenstwo jest mechanizm wersjonowania. Oznacza to, że zaprojektowany proces nie spełnia wymagań Klienta, można powrócić do jego wcześniejszej wersji. 
   
• Kreator formularzy oraz szablonów - to wbudowana funkcja do tworzenia dowolnych wniosków oraz wykorzystywania ich w procesach. Przykładowe zastosowanie chociażby dla Działu Kadr: budowa dowolnego wniosku do uzupełnienia dla pracowników. Posiadanie elektronicznego wniosku pozwala w zaledwie 10 minut zbudować i przetestować, krótki obieg dla np. wniosku o przydzielenie premii dla pracownika.

​Dodatkowo, platforma workflow to zaawansowane narzędzie do zarządzania strukturą administracyjną systemu jest wyposażona w m.in.:

• wielospółkowość, która umożliwia zarządzanie nie tylko oddziałami ale również spółkami,
• podział na rejestry (odpowiednik segregatorów, bądź teczek),
• słowniki (do zdefiniowania np. wielu rodzajów dokumentów, kodów kontrolingowych, czy terminów, statusów dokumentu),
• konfigurację przycisków widocznych na projektowanych formularzach (np. wnioskach).

Czasem sytuacja wymaga, by rejestracja dokumentów lub faktur odbywała się poza siedzibą firmy. By to umożliwić, rozbudowaliśmy platformę LOGITO o rozwiązanie, które pozwala na komfortową digitalizację dokumentów.

Dzięki możliwościom technicznym urządzeń mobilnych (tablet, smartphone) zalogowanych do systemu, można skanować, modyfikować i kopiować dokumenty. Następnie wystarczy jedynie zatwierdzić wysyłkę dokumentu do systemu wewnętrznego. Ten sposób sprawdza się np. w trakcie podróży służbowych, gdy dostęp do standardowego skanera jest ograniczony, ale również w środowisku biurowym, kiedy dany dokument potrzebny jest natychmiast.

Z drugiej strony, platforma LOGITO, w zależności od konfiguracji, umożliwia zalogowanie się zdalne, z poza sieci firmowej. Dzięki temu możliwa jest zdalna praca w systemie, uwzględniająca posiadane przez danego użytkownika uprawnienia. Dla podniesienia poziomu bezpieczeństwa możliwe jest wymuszenie stosowania rozwiązań typu VPN lub umożliwienie logowania jedynie z konkretnego, dodanego w systemie urządzenia.

Dostosowanie systemu do poprawnego wyświetlania w urządzeniach mobilnych sprawia, że system jest jeszcze bardziej dostępny dla użytkowników niezależnie od aktualnej lokalizacji w trakcie pracy na dokumentach.

www.logito.pl

LOGITO - System workflow do Elektronicznego Obiegu Dokumentów

W trakcie wielu lat funkcjonowania na rynku nasza autorska platforma LOGITO workflow zyskała ponad 150 modułów rozszerzających funkcje, które może realizować. W odpowiedzi na potrzeby zgłaszane przez Klientów projektujemy kolejne. Podzieliliśmy je na 5 kategorii, które odpowiadają obszarom funkcjonowania większości organizacji:

• Finanse i księgowość
• Sprzedaż i obsługa klienta
• Administracja i organizacja pracy
• Zarządzanie produkcją
• Zarządzanie zasobami ludzkimi

Sprawdź jak wygląda i funkcjonuje platforma LOGITO. Wypełnij formularz i zobacz DEMO.

Projektowanie tak kluczowej dla funkcjonowania organizacji platformy workflow jak np. System Obiegu Dokumentów wymaga odpowiedniego przygotowania.

W trakcie konsultacji i warsztatów przedwdrożeniowych badamy przede wszystkim potrzeby i oczekiwania pracowników każdego szczebla w zakresie zarządzania korespondencją i dokumentami. Osób, które docelowo będą użytkować system w codziennej pracy. Na tym etapie występuje także analiza procesów biznesowych, technologii możliwych do wykorzystania, systemów, z którymi konieczna będzie integracja czy modelu realizacji projektu.

Niezmiernie istotne jest także określenie celów, jakie przyświecają wdrożeniu oraz korzyści jakie Klient chce osiągnąć. Tylko w ten sposób możliwe będzie późniejsze zweryfikowanie czy wdrożenie systemu zakończyło się sukcesem i przyniosło oczekiwane efekty.

Wdrożenie systemu w oparciu o infrastrukturę serwerową Klienta (lub udostępnianą przez nas np. w oparciu o rozwiązania typu Cloud) łączymy z nieograniczoną możliwością rozbudowy i modyfikacji platformy. Wykorzystując wieloletnie doświadczenie działamy proaktywnie przewidując wyzwania i dobierając dla nich skuteczne rozwiązania.

W zdefiniowaniu oczekiwań wobec platformy może pomóc analiza podzielonych na kategorie (względem obszarów funkcjonalnych przedsiębiorstwa) przykładowych rozwiązań realizowanych przez LOGITO workflow. Klient może wybrać moduły, które na etapie wdrożenia zostaną w pełni dostosowane do jego potrzeb, lub zamówić realizację modułu dedykowanego.

Wiemy, że większość danych wykorzystywanych w firmie ma charakter poufny. Dlatego maksymalny poziom bezpieczeństwa był jednym z głównych czynników, na które kładliśmy nacisk przy projektowaniu LOGITO. Dzięki temu wszelkie dane i dokumenty przechowywane w systemie są bardzo dobrze chronione.

Rozbudowany system uprawnień oraz ról, które można przydzielać pracownikom firmy pozwala na pełną konfigurację i dostosowanie do potrzeb konkretnej organizacji. Dostęp do treści może być przydzielany na poziomie grup użytkowników, stanowisk lub poszczególnych pracowników. System umożliwia wymuszenie stopnia skomplikowania hasła, oraz regularne zmiany haseł w ustalonych odstępach czasu.

Przydzielony dostęp może mieć także różny poziom uprawnień, ograniczając je tylko "do wglądu" lub uprawniający na modyfikację. W ten sposób, ważne dokumenty mogą być również chronione przed przypadkową modyfikacją lub usunięciem.

Dodatkową ochroną jest szyfrowanie danych zapewnia ochronę aplikacji oraz poufność informacji i danych przechowywanych na serwerach. Przykładem zastosowania może być np. zaszyfrowanie numeru PESEL pracownika, w przypadku elektronicznych akt pracowniczych, które należą do dokumentacji kadrowej.

Możliwa jest również taka konfiguracja platformy, która ogranicza dostęp jedynie do sieci wewnętrznej organizacji. Wykorzystując przy tym usługę Active Directory zapewniony jest komfort automatycznego logowania do aplikacji. W przypadku LOGITO workflow, baza AD synchronizowana jest automatycznie.

Realizacja formalnych wymogów prawnych jest również jednym z elementów zapewnienia bezpieczeństwa organizacji. W tym kontekście warto zaznaczyć, że proponowane przez nas rozwiązania są na bieżąco dostosowywane do zmieniających się wymogów ustawowych. Jednym z nich jest kwestia formalności związanych z kontrolą przedsiębiorcy. Prowadzenie oraz okazywanie książki kontroli jest obowiązkowym zadaniem przedsiębiorcy (od 2017 roku, również wersji cyfrowej). E-książka kontroli LOGITO zapewnia rzetelny wgląd do rejestru przedstawicielom Instytucji prowadzącej kontrolę, a tym samym przyczynia się do skrócenia czasu takiej kontroli.

Kolejnym rozwiązaniem jest centralizacja dokumentów kadrowych, eTeczek, których struktura została dostosowana do wymogów prawnych i wspomaga Dział Kadr w zarządzaniu dokumentacją pracowniczą.

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na uporządkowanie spraw związanych z digitalizacją, obiegiem, archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Proces jest w pełni zautomatyzowany, w przy tym w pełni kontrolowany przez Klienta.

O wiele więcej korzyści możemy jednak uzyskać w przypadku systemu, który zarówno pomoże tam digitalizować dokumentację papierową, obsłuży dowolny obieg dokumentów, a przede wszystkim da możliwość zaprojektowania ale i uruchomienia ich we własnej organizacji.

Teraz jest już to możliwe, dzięki nowemi typowi programowania no-code oraz low-code w systemie LOGITO workflow.

System daje także wiele zalet, które wychodzą daleko poza ramy korzyści finansowych, a są nimi optymalizacja i automatyzacja obiegów oraz procesów biznesowych. Oszczędzamy czas dotychczas poświęcany na wprowadzanie, przetwarzanie, dystrybucję oraz zarządzanie dokumentacją papierową. Zyskujemy także szybki i prosty dostęp do dokumentów z każdego miejsca i o dowolnej porze (również na urządzeniach mobilnych).

Największą korzyścią jest jednak możliwość kształtowania swojej organizacji pod kątem działalności, testowania jakie procesy działają oraz możliwości ich bezpiecznej modyfikacji - po to, aby były mniej czasochłonne i bardziej efektywne.

Dzięki dedykowanym procesom, mamy ogromne możliwości budowania wielu obiegów dokumentów, oraz pełną kontrolę nad statusem dokumentu na każdym etapie jego realizacji.

Podejście Paperless to mniejsze zużycie papieru oraz tonerów przekłada się z kolei na wspieranie środowiska naturalnego. Przekłada się to na pozytywny wizerunek firmy wobec kontrahentów, ale i samych pracowników, ponieważ przyspieszamy realizację szeregu zadań.

Cyfrowe rozwiązania coraz bardziej popularne

Transformacja cyfrowa trwa od dłuższego czasu i ogarnia kolejne dziedziny naszego życia. Informatyzacja urzędów, szkół, przedszkoli czy banków, to dopiero początek. Cyfrowe usługi stają się codziennością, po którą chętnie sięga coraz więcej osób. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów różnego rodzaju pisma, faktury i wnioski możemy wysyłać zdalnie - z domu, pracy, czy uczelni.
 

Aplikacja "Urlopy" czyli szybkie i sprawne zarządzanie urlopami

W teorii administrowanie nieobecnościami i urlopami jest zadaniem nieskomplikowanym. Niestety w praktyce nawet dla firm, które dysponują niewielką kadrą pracowniczą to złożony i wieloetapowy proces, w który zaangażowany jest cały zespół ludzi. Dla przykładu, w przedsiębiorstwie zatrudniającym ok. 100 pracowników na przestrzeni całego roku wystawianych jest nawet kilkaset wniosków urlopowych. Każdy pojedynczy wolny dzień lub okres wiąże się z przeprowadzeniem odpowiedniego postępowania.
 

Wystaw i dostarcz PIT-11 elektronicznie

Postępująca cyfryzacja dotyczy obecnie niemal każdego aspektu życia. Niestety nadal część pracodawców nie ma wiedzy na temat narzędzi, które mogą ułatwić im pracę. Dobrym przykładem jest system do elektronicznego generowania i dystrybucji rozliczeń e-PIT. Weryfikacja danych wszystkich pracowników, wyliczenia, przygotowanie dokumentacji, przekazanie jej lub nadanie, zbieranie podpisów potwierdzających odbiór dokumentów oraz przygotowanie zestawień, w celu organizacyjnym. Mogą pojawić się także zadania związane z kontaktem z byłymi pracownikami, którzy także muszą otrzymać PITy. Niedogodności związane z wystawianiem i obsługą PIT-ów, mogą zostać zniwelowane poprzez dedykowany system IT.