Narzędzia SFA dla przedstawicieli handlowych

Przedstawiciele handlowi oprócz realizowania celów sprzedażowych, wykonują szereg czynności związanych z zarządzaniem relacjami z klientami. W swojej codziennej pracy skutecznie łączą umiejętności interpersonalne z know-how i statystyką biznesową.

Obserwując ich codzienną pracę zauważyć można, że znaczną część dnia wypełniają im powtarzalne, drobne zadania. Z jednej strony wiemy, że muszą być one regularnie realizowane, ale z biznesowego punktu widzenia nie niosą ze sobą znacznej wartości. Dzięki automatyzacji, możliwie jest zmniejszenie czasu koniecznego do obsługi tych czynności do minimum. W efekcie, zwiększamy zaangażowanie oraz koncentrację pracowników na zadaniach, które wykonują najlepiej i przynoszą firmie największą wartość.

Sprzedaż jest jednym z najistotniejszych obszarów działalności każdego przedsiębiorstwa. Równocześnie, zarządzanie większym zespołem handlowców nigdy nie należało do najprostszych zadań. Im bardziej rozbudowana struktura i liczebność prowadzonych równolegle sprzedaży, tym proces ten jest trudniejszy do łatwego zarządzenia.

System SFA LOGITO jest platformą, która wspiera efektywną optymalizację pracy działu handlowego. Stanowi jednocześnie zbiór przydatnych narzędzi, które ułatwiają realizację codziennych działań i przyczyniają się do podnoszenia efektywności sprzedażowej.

SFA LOGITO przede wszystkim:

• wspiera sprzedaż oraz skraca czas realizacji zamówień,
• automatyzuje wymianę danych między pracownikami, a siedzibą firmy,
• koordynuje działania promocyjne oraz logistyczne,
• ułatwia analizę wyników biznesowych dzięki dashboardom oraz funkcji rozbudowanego raportowania.

Naszą aplikację kierujemy do każdej organizacji, która ma rozbudowaną sieć handlowców, są to miedzy innymi branże:

• spożywcza (FMCG),
• farmaceutyczna,
• automotive,
• usług bankowych / pośrednictwa finansowego,
• turystyczna,
• kosmetyczna.

SFA LOGITO jest oprogramowaniem dedykowanym dla handlowców, jak i menadżerów sprzedaży. To rozwiązanie, które skutecznie wspiera sprzedaż oraz promuje wizerunek firmy wykorzystując potencjał automatyzacji.

Aplikacja charakteryzuje się modułową budową, która pozwala na konfigurację rozbudowanego, funkcjonalnego narzędzia. Takiego, które jest w pełni dostosowane do potrzeb indywidualnych pracownika jak i firmy. Poniżej, pokrótce przedstawiamy charakterystykę najczęściej wybieranych modułów, które stanowią solidną podstawę wdrożenia.

Należy jednak zaznaczyć, że każda z oferowanych funkcji może być rozbudowana. Istnieje również możliwość zaprojektowania nowych, dedykowanych konkretnym rozwiązaniom modułów.

CRM

Elementy CRM są integralną częścią aplikacji SFA. Ich zadaniem jest przede wszystkim zwiększenie zakresu danych o kliencie. Jest to swoiste rozbudowane centrum informacji o kontrahentach. Znajdziemy w nim, m.in.:

• warunki współpracy (rodzaj partnera biznesowego);
• udział oraz wyniki w aktywnych programach lojalnościowych;
• saldo, w tym, status limitu kupieckiego;
• cenniki dedykowane;
• wystawione faktury;
• zamówienia, w tym najczęściej zamawiane produkty oraz historia.

Obszerna wiedza przedstawiciela o przebiegu współpracy z klientem niesie ze sobą wymierne korzyści. W dużej mierze poprawia komfort i wydajność pracy. Pozwala na szybkie podejmowanie trafnych decyzji oraz umacnia pozycję podczas negocjacji. Co więcej, partner, z którym firma utrzymuje pozytywne relacje również czerpie korzyści, gdyż najczęściej dostaje propozycje współpracy jeszcze lepiej dostosowane do aktualnych, realnych potrzeb. Może także liczyć na indywidualne rabaty i programy premiowe.

Kontrola zaległości kontrahentów

Z poziomu kartoteki klienta można sprawdzić także informacje dotyczące zaległości finansowych partnerów. Przed wizytą, przedstawiciel może uzyskać wgląd m.in. w aktualne saldo kontrahenta, a także dostęp do informacji czy dokumentów z nim powiązanych:

• ogólny status limitu kupieckiego (limit przekroczony, limit aktywny),
• różnicę pomiędzy wartością limitu kupieckiego, a wydanymi już środkami,
• ilość faktur nieopłaconych,
• powiadomienia o opłaceniu faktury, niepoprawnej kwocie należności,
• umowy współpracy,
• i wszelkie inne wybrane przez Klienta parametry.

Kombinacja tych funkcjonalności przedstawiona w przejrzysty sposób w dużym stopniu ułatwia przedstawicielom pracę oraz oszczędza czas, który tradycyjnie poświęcają na pozyskiwanie tego typu informacji. Centralizacja danych oraz obustronne i bieżące ich przekazywanie sprawia, że w trakcie negocjacji pozycje obu stron stają się wyrównane.

Kalendarz spotkań oraz agenda spotkania

Oprócz planowania wizyt u klientów oraz umieszczania ich w terminarzu, przedstawiciel dodatkowo otrzymuje informację o celach do realizacji. Jest to forma grywalizacji, która motywuje oraz daje dużo satysfakcji pracownikom. Przykładową misją może być spotkanie z 5 klientami w ciągu danego dnia i zrealizowanie poleceń wyznaczanych przez menadżerów. Poszczególne zadania mogą być bardzo zróżnicowane, jako ich przykłady można przytoczyć:

• poinformować partnera o nowej promocji na określone produkty,
• zwiększyć sprzedaż o 500 sztuk miesięcznie,
• przedłużyć umowę o kolejny okres,
• wypełnić ankietę,
• sprawdzić stan ekspozycji sklepowej.

Kalendarz zawiera również funkcję różnego rodzaju automatycznych powiadomień wraz z możliwością indywidualnego dopasowania względem swoich potrzeb ich częstotliwości.

Komunikator wewnętrzny

Moduł ten usprawnia komunikację wśród pracowników firmy. Narzędzie czat umożliwia wysyłanie wiadomości tekstowych pomiędzy menadżerami zespołów sprzedażowych, a przedstawicielami handlowymi będącymi w „terenie”. Co więcej, możliwe jest również przesyłanie plików multimedialnych, dzięki czemu pracownicy mają możliwość przekazywania pełnych komunikatów.

Helpdesk i obsługa Klienta

Oprócz realizacji celów sprzedażowych, przedstawiciel ma również opiekować się Klientem. Właściwie sprawowana opieka wpływa na jego pozytywne relacje z firmą. Niejednokrotnie zdarza się jednak, że Klienci zgłaszają pytania bądź problemy, które nie zawsze dotyczą bezpośrednio działalności handlowca. Helpdesk stanowi w takich sytuacjach cenne narzędzie, gdyż umożliwia szybkie zgłoszenie sprawy do rozpatrzenia przez odpowiednie ku temu osoby.

Oto lista kilku przykładowych sytuacji, które przedstawiciel może zgłosić za pośrednictwem modułu helpdesk:

• usterkę środka trwałego np. wyświetlacza z wizerunkiem marki,
• wątpliwość, co do zbyt małej ilości przyznanych punktów za np. zakup dużej partii produktów,
• wszystkie sprawy dotyczące faktur, zamówień czy też składu produktów.

Helpdesk jest zatem pomocny nie tylko ze względów poprawy jakości obsługi klienta, ale również usprawnienia procesu zgłaszania wszelkich nieprawidłowości:

• zapytania są o wiele szybciej rozpatrywane (opis + załącznik);
• każde zgłoszenie jest bezpośrednio weryfikowane (potwierdzone przez samego przedstawiciela),
• informacje trafiają od razu do odpowiedniego działu firmy;
• czas odpowiedzi zostaje skrócony do minimum;
• postęp realizacji zapytania można na bieżąco sprawdzać.

Zamówienia – Towary i materiały POS

Kwestia realizacji zamówień w wielu firmach jest procesem wieloetapowym, który niejednokrotnie generuje wiele wyzwań. Moduł zamówień nie tylko usprawni, ale również przyspieszy pracę przedstawicieli handlowych na niemal każdym z etapów, m.in. przy:

• sprawdzeniu dostępności wybranego towaru,
• błyskawicznemu zamówieniu produktów,
• obliczeniu rabatu dla klienta (na podstawie indywidualnego cennika),
• zamówieniu większej ilości materiałów reklamowych (plakatów, ulotek, próbek, bonusów, gadżetów oraz innych)
• zgłoszeniu zapotrzebowania na środki trwałe (np. ekspozytory, dekoracje markowe).

Baza wiedzy

Przedstawiciel z poziomu rozbudowanej kartoteki produktu może sprawdzić:

• szczegółowe parametry produktów,
• informacje POS oraz sprzedaży wiązanej (lista rabatów dla klienta, materiały promocyjne, promocje dla klienta z danego regionu o indywidualnych warunkach),
• politykę cenową,
• zezwolenia na sprzedaż produktu na danym rynku (np. certyfikaty oraz aprobaty techniczne).

Zabranie wszystkich tych informacji w jednym miejscu znacząco wpływa na wydajność pracy. Poprawna organizacja informacji o produkcie w tym przypadku jest priorytetem, a także czynnikiem podnoszącym wolumen sprzedaży. Funkcjonalność ta jest szczególnie istotna dla przedstawicieli z branży przemysłowej, gdzie istnieje wiele wariantów tej samej partii towaru.

E-learning i materiały szkoleniowe

Handlowiec oprócz sprzedaży produktów czy usług firmy jest przede wszystkim ambasadorem marki. Dlatego tak ważne jest dbanie o to, by stan wiedzy przedstawicieli był jak najbardziej aktualny. Niejednokrotnie jest to skomplikowana kwestia, szczególnie w przypadku rozproszonych organizacji. W tym kontekście zajęcia e-learningowe realizowane w postaci modułu systemu SFA, wydają się być niemal idealnym rozwiązaniem.

Dzięki wykorzystaniu e-learningu możliwa jest realizacja przyspieszonego kursu np. o nowej linii produktów. Taki kurs jest przygotowany jednorazowo i może być sprawnie dystrybuowany nawet do kilku tysięcy pracowników. Każdy z nich, może dany materiał przyswajać i ćwiczyć wielokrotnie. Wbudowane narzędzia, takie jak testy, pozwalają weryfikować wiedzę teoretyczną i ustalać dalszy plan nauki. W efekcie, przedstawiciele handlowi zostają przeszkoleni w dużo krótszym czasie, co więcej różnego rodzaje interaktywnych ćwiczeń usystematyzują ich wiedzę.

Często materiały instruktażowe (np. interaktywna instrukcja obsługi oferowanych urządzeń) mogą stanowić także dodatkowe wsparcie dla przedstawicieli w trakcie spotkania z Klientem.

Ankiety

Jednym z wielu zadań handlowca jest badanie opinii klientów. Moduł przeznaczony do realizacji tego zadania daje przedstawicielowi m. in. możliwość bezpośredniej oceny z urządzenia mobilnego aspektów takich jak:

• wykorzystanie technik merchandisingowych (np. ekspozycję towarów według wytycznych producenta),
• dostęp do materiałów promocyjnych przez klientów indywidualnych (ekspozytory w z ulotkami, nagrody promocyjne, bonusy, widoczność plakatów promocyjnych).

Co istotne, dzięki aplikacji, wypełnianie ankiet może odbywać się bezpośrednio w trakcie obserwacji miejsca sprzedażowego, dzięki czemu minimalizujemy ryzyko przeoczenia niektórych elementów.

Przeprowadzanie ankiet może odbywać się również na podstawie danych (ilości sprzedanych sztuk) i statystyk o produktach. Istnieje także forma wywiadu z menagerem placówki.

Wyniki przeprowadzonych ankiet są automatycznie przesyłane do menadżerów sprzedaży, co pozwala na dużo szybsze zbieranie wyników, ich automatyczne przetworzenie i wyciąganie wniosków.

Programy lojalnościowe B2B

Wiele sieci sklepów czy placówek, otrzymuje za swoją aktywność punkty lojalnościowe. Sprzedający mają możliwość poglądu ilości punktów, jak i historii naliczania punktów.

W naszej aplikacji, podczas zamawiania np. towarów, menadżer placówki ma prawo wymienić własne punkty na nagrody (np. rabaty, gadżety), jak również wykorzystać je przy zakupie asortymentu zamawianego regularnie.

SFA jest narzędziem zawierającym szerokie spektrum możliwości. Znamy potrzeby Klientów i wykorzystujemy gotowe funkcjonalności LOGITO, tak by móc dostarczyć Klientowi najlepsze dla niego rozwiązanie. Wiemy jednak, że tak jak specyfika każdej branży jest inna, tak inne są również potrzeby każdego Klienta. Stąd też do każdego projektu podchodzimy indywidualnie, a wdrażane przez nas funkcjonalności dobieramy i dostosowujemy do potrzeb.

Ponadto, mamy świadomość, że wiele przedsiębiorstw potrzebuje rozwiązań IT, które będą spersonalizowane w każdym możliwym aspekcie oraz będą zawierać dodatkowe funkcjonalności przeznaczone do realizacji konkretnych celów. W takim przypadku proponujemy realizację w pełni dostosowanej do potrzeb, dedykowanej aplikacji internetowej, która spełni oczekiwania nawet najbardziej wymagających Klientów.

W naszych działaniach dążymy przede wszystkim do usprawnienia wszystkich procesów zachodzących w organizacji. Dzięki kombinacji SFA i wykorzystaniu najnowszych technologii, umożliwimy Ci automatyzację oraz optymalizację procesów w Twojej firmie.

Analiza danych, wspomagana przez elementy BI (Business Intelligence), pozwoli podejmować trafne decyzje biznesowe w czasie o wiele krótszym niż dotychczas.