e-Teczki pracownicze

1 stycznia 2019 r. w życie weszły zmiany w Kodeksie Pracy. Zgodnie z nimi, pracodawcy (jeśli chcą) mogą przejść na system akt pracowniczych realizowany wyłącznie w formie elektronicznej.

Przechowywanie dokumentów pracowników w formie cyfrowej, szczególnie w przypadku dużych firm wielooddziałowych jest rozwiązaniem, które pozwala na optymalizację pracy działów HR. Nowoczesny system stanowi udogodnienie dla pracodawcy ale i dla samych pracowników.

System elektronicznego przechowywania dokumentów pracowników spełnia wszystkie wymogi wynikające z przepisów polskiego prawa. System został opracowany w taki sposób, iż możliwe jest przechowywanie dokumentów wyłącznie w wersji elektronicznej, lub w sposób łączony - w wersji papierowej oraz elektronicznej. W takiej sytuacji system stanowi dodatkowo aplikację wspomagającą obsługę archiwum.

Każda e-teczka jest dokładnym odzwierciedleniem wersji tradycyjnej i zawiera te same informacje, które muszą zawierać papierowe akta pracownicze. Elektroniczna dokumentacja pracownicza każdego pracownika składają się więc z 4 części:

• Część A - dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie - m.in. dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, świadectwa ukończenia szkół, orzeczenia lekarskie
• Część B - dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia - m.in. umowa o pracę, pisemne potwierdzenie pracownika z zapoznaniem się z regulaminem, dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji pracownika
• Część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia - m.in. dokumenty dotyczące wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę, orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy, kopia świadectwa pracy wydawana pracownikowi
• Część D - dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika kar i odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności, którą określają odrębne przepisy, przewidujące zatarcie kary po upływie określonego czasu

Dokumenty, które znajdują się w poszczególnych częściach, powinny być ponumerowane i przechowywane w porządku chronologicznym. Ponadto, cała dokumentacja pracownicza musi pozwolić na migrację do innego systemu razem z całym kompletem metadanych, dotyczących poszczególnych dokumentów. Każdy dokument ma przypisany zestaw metadanych, pod postacią odrębnego pliku XML. Musi on zawierać:

• Identyfikator dokumentu - unikatowy w całym zbiorze, to on wyróżnia konkretny dokument od innych, które wchodzą w skład przekazywanej dokumentacji
• identyfikator dokumentacji, który jest identyfikatorem prowadzonych oddzielnie dla każdego z pracowników akt osobowych, do którego należy dokument
• rodzaj dokumentu - jednoznacznie przypisany do jednej części akt osobowych pracownika dokument lub do jednego rodzaju dokumentacji, w kwestiach dotyczących stosunku pracy
• data powstania dokumentu
• data opatrzenia kopii cyfrowej pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub podpisem elektronicznym - w przypadku, kiedy mamy do czynienia z wersją cyfrową papierowego dokumentu
• numer PESEL pracownika, do którego dokumentacji pracowniczej został dołączony dokument - lub rodzaj i numer innego dokumentu potwierdzającego tożsamość (w przypadku braku PESEL)
• imię i nazwisko pracownika
• nazwę pracodawcy
• datę stworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów, przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie wirtualnej, jest rozwiązaniem, które pozytywnie wpływa na szereg aspektów:

• Optymalizacja pracy działów HR – np. chronologizowanie dokumentów, przygotowywanie ich wykazu, archiwizacja
• Wygodny i sprawny dostęp do informacji - szybkie wyszukiwanie i przeglądanie dokumentów
• Obniżenie kosztów generowania dokumentacji oraz jej późniejszego jej przechowywania
• Usprawnienie obiegu dokumentów pracowniczych
• Zmniejszenie ryzyka wystąpienia błędu
• Możliwość podpięcia do systemu niekwalifikowanego podpisu wewnętrznego w firmie
• Dostęp osób uprawnionych do dokumentacji z każdego miejsca i o każdym czasie – szczególnie przydatna funkcja przy firmach o dużym zróżnicowaniu struktur i/lub wielooddziałowych
• Lepsza jakość przechowywania – nawet po upływie kilku lat archiwizowane dokumenty pozostają w niezmienionej formie

Proponowana przez nas aplikacja zapewnia najwyższy stopień bezpieczeństwa i najwyższe standardy przechowywania dokumentacji. Dostęp do nich mają jedynie upoważnione osoby, zaś znajdujące się w stystemie dane i dokumenty są chronione przed nieautoryzowanym dostępem zarówno z zewnątrz jak i z wnętrza organizacji.

Aplikacja jest w pełni zgodna z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Dostęp do zawartości systemu mają wyłącznie osoby wyznaczone, które posługują się certyfikatem autentyczności. Każdorazowa modyfikacja dokumentacji jest rejestrowana przez system. Pozwala to na zminimalizowanie ryzyka wystąpienia błędu lub niezgodności treści, a w przypadku ich wystąpienia możliwe jest szybkie odnalezienie przyczyny problemu.