Design Sprint - wyjątkowe rozwiązanie na wyzwania projektowe

Design Sprint (DS) to metoda, która umożliwia szybkie wypracowywanie nowych konceptów oraz opracowanie i przetestowanie rozwiązań dla priorytetowych problemów. Metodologia ta została sformalizowana przez Google, jako wsparcie rozwoju kultury UX i praktyk związanych z projektowaniem.

Można powiedzieć, że DS jest frameworkiem usprawniającym opracowywanie odpowiedzi, z którego korzystać może każdy niezależnie od doświadczenia czy branży, w której pracuje.

Sprinty projektowe pozwalają na szybkie dostosowanie zespołu do wizji z jasno określonymi celami i wynikami. DS jest efektywnym i niedrogim sposobem na weryfikację pomysłów, które zapewniają zdobycie dużej ilości informacji w krótkim, bo zaledwie 5 dniowym okresie.

Design Sprint to metoda zwinna łącząca niskie ryzyko i potencjał wysokich korzyści.

Stosunkowo niewielki nakład pracy uczestników przy jednoczesnej koncentracji na jednym problemie pozwala na generowanie potencjalnie wysokich korzyści.

W pierwszej kolejności jesteśmy doradcami. Każdy projekt rozpoczynamy od diagnozy problemów oraz analizy potrzeb i celów, które Klient chce osiągnąć.

W projekt taki angażujemy nie tylko kierownika projektu po stronie klienta, ale także osoby, które będą z danego rozwiązania korzystać na co dzień. Analizujemy także specyfikę rynku i branży, w której Klient funkcjonuje, działania konkurencji oraz ewentualne ograniczenia technologiczne. Naszym celem jest przeprowadzenie procesu w taki sposób, by po wdrożeniu wszyscy użytkownicy mogli potwierdzić, że nasze rozwiązanie przyspiesza i ułatwia ich pracę.

Dlaczego warto dobrze poznać swój system jeszcze przed jego wdrożeniem?
Zapraszamy do lektury artykułu: Analiza przedwdrożeniowa, a powodzenie projektu

Pięciodniowe warsztaty angażują uczestników w proces udzielania odpowiedzi na krytyczne pytania biznesowe poprzez projektowanie, prototypowanie, a także testowanie proponowanych rozwiązań.

Framework DS pozwala wypracować koncepcję i przetestować ją zaledwie w ciągu tygodnia. Proces rozpoczyna się zdefiniowaniem problemu projektowego, a kończy wykreowaniem i przetestowaniem rozwiązania, które zdaniem teamu postrzegane jest jako adekwatne do problemu biznesowego.
 

Dzień 1: Zmapuj problem

Sprint zaczyna się od ustalenia oraz zrozumienia problemu, nad którym zespół będzie pracować

Aby było to możliwe, należy zacząć od końca czyli zdefiniowania stanu pożądanego, jaki Klient chce uzyskać. Jest to czas na rozmowę z innymi pracownikami na temat danego problemu przy jednoczesnym założeniu, że nikt nie zna prawidłowej odpowiedzi. Warto analizować wszelkie napotkane problemy i wyzwania, gdyż mogą wspomóc dotarcie do rozwiązania problemu głównego.
 

Sprint zaczyna się od zrozumienia:

• kim są użytkownicy,
• jakie mają potrzeby,
• w jakim kontekście się znajdują,
• jak nasza firma wypada na tle innych.

Ważne jest, aby w teamie była osoba mająca ostateczny głos, najczęściej jest nią „Product Owner”. Na podstawie posiadanych i zebranych z zespołem hipotez musi wybrać obszar, w którym zespół będzie się poruszać przez najbliższe kilka dni. Najtrudniejsze tego dnia jest skupienie się na wnikliwej analizie problemu, by w pełni zrozumieć jego sedno a nie koncentracja na rozwiązaniach.
 

Dzień 2: Naszkicuj pomysły

Drugi dzień to skupienie się na poszukiwaniu rozwiązań.

Czas, który warto zacząć od analizy istniejących dobrych pomysłów z danego obszaru. Nie ma znaczenia czy to pomysły świeże czy sprzed lat, Twoje (Twojej firmy), konkurencji czy wręcz spotkane w innych branżach. Chodzi o inspirację i nabranie pozytywnego nastawienia.

Następnie zadaniem każdego uczestnika Design Sprintu jest przygotowanie szybkich notatek, by wyłapać maksymalnie dużo pomysłów, które do tej pory się pojawiły. Dopiero teraz następuje opracowanie kilku wariacji najlepszych pomysłów, a później ich rekurencyjne uszczegóławianie. Pozwala to między innymi na wyeliminowanie problemów, które mogą pojawić się na etapie realizacji.

Warto pamiętać, że najlepsze idee to zmiksowane i ulepszone pomysły, które istniały już wcześniej. Dlatego nie odrzucaj żadnego pomysłu, nawet jeśli „zrobiliśmy to rok temu i nie dało to efektów”. Dobrze jest także pozwolić każdemu członkowi zespołu na samodzielną pracę nad jego pomysłami. Pozwala to na późniejsze dzielenie się już dopracowanymi rozwiązaniami i lepsze wnikanie w szczegóły.
 

Dzień 3: Podejmij decyzje

To czas podjęcia decyzji na podstawie wcześniej przygotowanych pomysłów.

W tym momencie powinieneś dysponować dużą ilością pomysłów, które potencjalnie pozwolą rozwiązać Twój problem. Niestety nie możesz prototypować i testować wszystkich – potrzebujesz jednego, solidnego planu.

Początkowo każdy powinien zapoznać się z propozycjami współpracowników, a następnie omawiane i krytykowane są wszystkie zaproponowane rozwiązania. Dzięki temu zespół rzetelnie analizuje wady i zalety każdego pomysłu. Pozwala to na określenie rozwiązania, które ma największe szanse na osiągnięcie Twojego długoterminowego celu. Na tej podstawie przystępuje się do szczegółowego rozpisania / rozrysowania ostatecznej wersji pomysłu, który trafi do testowania przez użytkowników jako prototyp.
 

Dzień 4: Przygotuj prototyp

Stwórz realistyczny prototyp, który pozwoli na przetestowanie Twojej hipotezy.

W tym etapie musicie skupić się na opracowaniu prototypu, który od strony front-end będzie na tyle dopracowany, by można było go pokazać użytkownikom. Ale nie więcej. Skupiając się tylko na tym co widzi użytkownik, jesteś w stanie ukończyć prototyp w ciągu jednego dnia. A to jest w zupełności wystarczające by przeprowadzić testy.

Jeśli musisz wybierać – skoncentruj się bardziej na użyteczności niż wyglądzie. Nie ma nic gorszego od testu, który zaneguje hipotezę tylko dlatego, że Twój prototyp będzie nieintuicyjny.

Musisz upewnić się również, że wszystko jest dopięte na ostatni guzik i gotowe do piątkowego testu. Sprawdź prototyp, napisz scenariusz wywiadu, potwierdź harmonogram badania i obecność (na miejscu lub on-line) testerów.
 

Dzień 5: Sprawdź / przetestuj tezę

Ostatni dzień jest czasem na walidację hipotezy, która została ustalona w początkowej fazie DS.

Założeniem Sprintu jest przetestowanie prototypu, zbadanie reakcji klientów i rozmowa z nimi na temat ich odczuć. W ten sposób jesteś w stanie stwierdzić, czy idziesz w dobrym kierunku i jak bardzo trzeba jeszcze dopracować prototyp, by mógł być wdrożony na produkcję.

Z drugiej strony, jeśli Twoje założenia były błędne to poświęciłeś tylko kilka dni, by się o tym przekonać.

Co istotne, rozmowy z testerami mogą wskazać, że któryś z odrzuconych w trzecim dniu pomysłów będzie bardziej odpowiedni do rozwiązania Twojego problemu. W takim przypadku potrzebujesz tylko kolejnych 2 dni na przetestowanie tego wniosku w praktyce.

Metodyka Design Sprint podpowiada nam w jaki sposób zespół może sprawnie i stosunkowo tanio przetestować wiele hipotez w zakresie projektowania produktów lub usług. Skupienie się na odczuciach klientów pozwala na szybkie dostrzeganie błędów i niedociągnięć. Pozwala to także na sprawną poprawę i weryfikację prototypów, a w efekcie dostarczenie użytkownikom dopracowanych, a jednocześnie już przetestowanych wersji w znacznie krótszym czasie.

Design Sprint może znacznie przyspieszyć rozwój produktu lub usługi w ciągu kilku dni. Dzięki obraniu długoterminowego celu wszyscy uczestnicy będą wiedzieli w którym kierunku poruszać się ze swoją pracą. Prototyp oraz jego przetestowanie umożliwia dokładnie zapoznanie się z oczekiwaniami Klienta oraz potwierdzi o słuszność wprowadzenia danego produktu lub usługi na rynek.
 

Integracja zespołu

Sposób, w jaki zaprojektowany został Design Sprint wpływa na integrację członków zespołu. Forma tej metody sprzyja również większej otwartości oraz tworzeniu bardziej rozbudowanych i merytorycznych dyskusji, które owocują w korzystne dla Klientów rozwiązania.
 

Zwiększenie produktywności

Poświęcenie całego dnia na „burzę mózgów” i omówienie wszystkich pomysłów sprawia, iż współpracownicy mogą podzielić się swoimi spostrzeżeniami budując definicję efektu docelowego, który będzie przedstawiony Klientowi.

Koncentracja wszystkich członków zespołu na jednym problemie pomaga uzyskać jasną i zrozumiałą dla wszystkich wizję celów. Zwiększa się też ilość wypracowanych przez zespół pomysłów i proponowanych rozwiązań. Jednocześnie, rozwiązania te są bardziej dopracowane i mocniej zweryfikowane rynkowo.

Krótki okres trwania sprintu ułatwia także zestawienie różnych funkcji i dokładniejsze przetestowanie ich w ciągu kilku dni.

Firmy, które decydują się na współpracę z Software House cenią sobie możliwość dostępu do wiedzy i doświadczenia, którą posiadają eksperci. Odpowiednio wykorzystując te zasoby w ramach Design Sprint możemy szybko opracować szkic rozwiązania, które pozwala na weryfikację pomysłu, przy jednoczesnym ograniczeniu ryzyka wiążącego się z rzeczywistym wdrażaniem produktu.

Pamiętajmy jednak, że nie każde wyzwanie musi być rozwiązywane za pomocą Sprintu Projektowego. Jest wiele sytuacji, w których Design Sprint nie jest najlepszym narzędziem po jakie możemy sięgnąć.

Jeśli np. nie masz zbyt wielu informacji na temat zachowań i preferencji swoich potencjalnych Klientów, to lepiej będzie rozpocząć prace od przeprowadzenia stosownych badań.

Z drugiej strony, jeśli masz jasno określony kierunek, w którym chcesz rozwijać produkt i zestaw funkcji, które muszą zostać wdrożone, by to osiągnąć, to prawdopodobnie nie potrzebujesz Sprintu. W takim przypadku wystarczy skupienie na współpracy z projektantem UX i programistą, aby stworzyć zaplanowany produkt.

Design Sprint sprawdza się najlepiej, gdy masz zestaw przypuszczeń lub pytań, które musisz zbadać, aby upewnić się, że nie inwestujesz zasobów jedynie w oparciu o przeczucie.