Prawda czy fałsz? – Najczęstsze mity na temat systemu klasy PIM

Nawet jeśli wdrożenie PIM na początkowym etapie może dostarczyć pewnych trudności, to w dłuższej perspektywie pomoże zaoszczędzić pieniądze i czas.

Dlatego warto zastanowić się nad tą kwestią i rozprawić się z najczęstszymi mitami, które pojawiają się na ten temat.

Mit 1 – Wdrożenie systemu klasy PIM jest zbyt skomplikowane

PIM, czyli system zarządzania informacjami o produktach może być ogromnym wsparciem dla różnych zespołów w firmie - zwłaszcza dla tych, które pracują nad rozwojem produktów i pasjonują się nowymi technologiami. Dzieje się tak głównie dlatego, że system klasy PIM wykorzystuje konektory API do sprawnego przesyłania danych między różnymi systemami.

Oznacza to, że zespoły mogą efektywnie współpracować i wymieniać się ze sobą różnymi informacjami bez konieczności wielokrotnego przepisywania tych samych danych.

Jednakże, dla osób mniej zaznajomionych z technologią, aspekt taki jak kontrola przepływu pracy może wyglądać na zbyt skomplikowany. System klasy PIM, choć na początku może wydawać się dość wymagający, to w dłuższej perspektywie pozwala na oszczędność czasu i zasobów.

Należy również pamiętać o tym, że wraz ze wzrostem nabywanego doświadczenia, wzrasta biegłość w posługiwaniu się tym narzędziem.

Dlatego warto zainwestować czas w naukę i dostosowanie swojej pracy do nowych możliwości, które oferuje PIM. Pozwoli to na uzyskanie większej efektywności, zwiększy konkurencyjność na rynku i wpłynie na zadowolenie klientów, którzy będą otrzymywać dokładne i najbardziej aktualne informacje o produktach.

Należy podkreślić, że oprogramowanie PIM zostało stworzone z myślą o różnych zespołach, zajmujących się marketingiem, zarządzaniem produktami, sprzedażą, obsługą klienta, projektowaniem i e-commerce. Jego celem jest przekształcenie technicznych danych produktowych w atrakcyjne treści, zrozumiałe dla klientów. Dlatego też system klasy PIM jest niezwykle elastyczny i dostosowany do różnych potrzeb zespołów.

Co więcej, interfejs użytkownika w oprogramowaniu PIM został zaprojektowany z myślą o jego intuicyjności i jest przyjazny dla wszystkich ról biznesowych. To sprawia, że proces nauki obsługi systemu klasy PIM jest znacznie ułatwiony, co pozwala pracownikom na szybkie przyswajanie umiejętności potrzebnych do efektywnego korzystania z tego narzędzia.

Oprócz tego, większość dostawców systemu klasy PIM oferuje wysokiej klasy szkolenia dla użytkowników, zapewniając wsparcie na każdym etapie wdrożenia. To znaczy, że firma może liczyć na fachową pomoc i doradztwo, co przekłada się na płynne i efektywne wdrożenie systemu.

W rezultacie, PIM staje się nie tylko narzędziem, ale również partnerem w osiąganiu sukcesu biznesowego, wykorzystując do tego zarządzanie informacjami o produktach na jak najwyższym poziomie. Ponadto, pracownicy stają się bardziej otwarci na adaptację nowego narzędzia – szczególnie wtedy, gdy zauważają, jak centralizacja danych w jednym miejscu może usprawnić ich codzienną pracę.

System klasy PIM może wydawać się skomplikowany, ale mit, że jest zbyt skomplikowany do wdrożenia, może być obalony za pomocą właściwego planowania, wsparcia dostawcy i odpowiedniego zarządzania projektem.

System ten może przynieść wiele korzyści w zakresie zarządzania danymi produktowymi i w zakresie poprawy efektywności działalności. Dlatego warto rozważyć jego wykorzystanie jako strategicznego narzędzia biznesowego.

Mit 2 – Migracja danych wstrzyma procesy biznesowe

Pomysł na centralizację danych produktowych jest pierwszym krokiem na drodze ku poprawie efektywności w zarządzaniu informacjami na temat oferowanych produktów. Jest to jednak krok, który w zależności od etapu rozwoju firmy może być wyzwaniem.

Niemniej jednak, warto uświadomić sobie, że to właśnie w tym procesie tkwi potencjał rewolucji w zarządzaniu danymi produktowymi. W końcu celem systemu klasy PIM jest skonsolidowanie informacji w chmurze, aby od tego momentu móc utrzymywać ich dokładność.

Jest to niezwykle istotne, zwłaszcza z tego względu, że dokładność danych produktowych jest kluczowa dla budowania zaufania klientów i efektywnych działań marketingowych. Istnieje powszechne przekonanie, że proces ten może spowodować przestoje w działalności. Odpowiednio zaplanowane i zarządzane wdrożenie PIM przyniesie długoterminowe korzyści, które znacznie przewyższą krótkotrwałe niedogodności.

Warto zwrócić uwagę, że system klasy PIM nie jest tylko narzędziem technologicznym, ale jest również strategią, która może przekształcić sposób komunikowania się firmy z klientami, jak również zmienić podejście do kwestii rozwoju produktów.

W rzeczywistości, proces gromadzenia i porządkowania danych produktowych obejmuje następujące kroki:

• Zidentyfikowanie głównych źródeł danych,
• Zbieranie informacji o produktach,
• Wybór i selekcja najważniejszych danych produktowych,
• Określenie standardów dla jednostek i terminologii używanych do opisu atrybutów produktów,
• Utworzenie lub oficjalne określenie struktury kategorii produktów,
• Konfiguracja tych standardów w systemie PIM podczas przesyłania danych produktowych z zaufanych źródeł, które wcześniej zidentyfikowano,
• Po przetestowaniu systemu PIM, będzie on automatycznie kategoryzował nowe produkty na podstawie relacji i hierarchii.

Chociaż szczegóły tych kroków mogą się różnić w zależności od organizacji i systemu PIM, wniosek jest ten sam: migracja danych produktowych stanowi najbardziej czasochłonny element procesu.

Jednak jest to niezbędne, ponieważ na bazie tej pracy zbudujesz efektywne zarządzanie danymi w systemie klasy PIM.

Przed rozpoczęciem pracy nad innymi aspektami, należy zadbać o wstępną migrację danych. Dzięki PIM, średni czas trwania projektu zostaje znacznie skrócony.

Zespoły mogą wykonać zadania trwające tygodnie w zaledwie kilka dni, nowe platformy e-commerce można wdrożyć bez problemu, a tworzenie materiałów marketingowych i sprzedażowych staje się znacznie szybsze.

Natomiast, brak systemu PIM może prowadzić do chaotycznego zarządzania danymi, co z kolei skutkuje kosztownym i czasochłonnymi projektami wdrożeniowymi oraz aktualizacjami produktów.

Początkowa migracja danych podczas wdrożenia systemu klasy PIM niekoniecznie musi wstrzymać procesy biznesowe. Z odpowiednim planowaniem, testowaniem i wsparciem można uniknąć poważnych zakłóceń i zagwarantować płynny przebieg migracji, co pozwoli firmie cieszyć się korzyściami wynikającymi z lepszego zarządzania danymi produktowymi.

Mit 3 – Pełne wdrożenie systemu klasy PIM zajmuje dużo czasu

Wraz z obawami dotyczącymi początkowej migracji danych, może pojawić się pytanie o przewidywany czas wdrożenia systemu klasy PIM. Istnieje powszechne błędne przekonanie, że pełna implementacja PIM jest procesem czasochłonnym. Jednak rzeczywistość jest znacznie bardziej zróżnicowana i bardziej obiecująca niż mogłoby się wydawać. Pełne wdrożenie systemu systemu klasy PIM może trwać od zaledwie 2 tygodni do około 6 miesięcy.

Podczas procesu wdrożenia PIM firma ma możliwość wyboru między dwiema głównymi opcjami – zależnie od dostawcy systemu klasy PIM i swoich własnych potrzeb.

Pierwsza opcja to pełne wdrożenie, co oznacza natychmiastową migrację wszystkich danych produktowych, materiałów i działów do PIM. Drugą opcją jest stopniowe wdrażanie, gdzie firma może odłączać się od poprzednich systemów i przenosić dane partiami.

Ostateczny wybór między tymi opcjami powinien wynikać z indywidualnych potrzeb firmy oraz z analizy istniejących systemów i integracji. Warto zauważyć, że kluczowym czynnikiem sukcesu jest staranne i kompleksowe przeprowadzenie początkowego procesu wdrażania systemu klasy PIM.

Należy również zaznaczyć, że czas wdrożenia tego systemu, może znacząco zależeć od zaawansowania firmy w zakresie zarządzania danymi oraz od skomplikowania istniejących procesów biznesowych. Firmy, które już wcześniej dbały o jakość i spójność swoich danych produktowych, mogą przeprowadzić wdrożenie PIM znacznie szybciej, korzystając z solidnej bazy informacji.

Co więcej, proces wdrażania systemu PIM to także doskonała okazja do przemyślenia i optymalizacji istniejących procesów biznesowych związanych z zarządzaniem produktami.

Dzięki temu firma może uniknąć przekształcenia starych, nieefektywnych procesów w nowy system PIM, co przynosi długoterminowe korzyści w postaci lepszej wydajności i zwiększonej konkurencyjności.

Należy także pamiętać, że wdrożenie systemu klasy PIM to nie tylko kwestia technologii, ale również zaangażowania zespołów i dostosowania się do nowego sposobu pracy. Współpraca między różnymi działami firmy może stać się bardziej płynna i efektywna dzięki centralizacji danych, co przekłada się na lepszą jakość produktów i usług oferowanych klientom.

Choć wdrożenie pełnego systemu PIM może wydawać się procesem czasochłonnym, to z odpowiednim planowaniem, podejściem etapowym i wsparciem, może być znacznie skrócony. Kluczem jest dostosowanie procesu wdrożenia do indywidualnych potrzeb i możliwości firmy.

Mit 4 – Korzystanie z innych SaaS działa równie dobrze co system klasy PIM

Wraz z pojawianiem się coraz większej ilości oprogramowania, celne rozpoznanie potrzeb biznesowych staje się wyzwaniem. Różne systemy takie jak: PIM, PLM, PCM czy MDM, mogą wydawać się do siebie bardzo podobne, ale mają one jednak swoje unikalne zastosowania.

• PIM, czyli system zarządzania informacjami o produktach, skupia się głównie na kontrolowaniu danych produktowych, utrzymywaniu ich dokładności oraz na wspieraniu tworzenia treści jeszcze przed ich publikacją. Jest to kluczowe narzędzie dla marketingu treści produktowych.
   
• CMS (systemy zarządzania treścią) są ogólnymi narzędziami do tworzenia treści, które nie są specyficzne dla sprzedaży produktów. CMS-y mogą być przydatne do tworzenia stron internetowych, ale nie zajmują się zarządzaniem danymi produktowymi.
   
• PLM (system zarządzania cyklem życia produktu) skupia się na inżynierii produktu i jakości, nie zajmując się tworzeniem i publikowaniem treści produktowych.
   
• PCM (system zarządzania treścią produktu) koncentruje się na wzbogacaniu treści produktowych, ale nie gromadzi i nie zarządza danymi produktowymi jak PIM.
   
• MDM (system zarządzania danymi podstawowymi) obejmuje wszystkie dane w organizacji, ale nie jest odpowiednią alternatywą dla PIM ze względu na swoją ogólną funkcjonalność.

Inne oprogramowania nie zastąpią systemu klasy PIM w gromadzeniu, zarządzaniu, tworzeniu treści i eksportowaniu danych produktowych. PIM oferuje unikalne kombinacje funkcji, które są niezbędne w zarządzaniu danymi produktowymi. Wciąż to właśnie on pozostaje niezbędny w wielu firmach – zwłaszcza tych, które posiadają szeroką gamę produktów i potrzebują zaawansowanych funkcji do utrzymania spójności i jakości danych produktowych.

Aby uniknąć mitu, że korzystanie z innych rozwiązań typu SaaS jest równie efektywne co PIM, ważne jest zrozumienie rzeczywistych potrzeb firmy w zakresie zarządzania danymi produktowymi, dokładna ocena dostępnych rozwiązań systemów klasy PIM oraz innych usług typu SaaS oraz uwzględnienie skalowalności i elastyczności narzędzi w kontekście przyszłego rozwoju firmy.

Mit 5 – Mniejsza kontrola nad IT i bezpieczeństwem

Niektóre firmy mogą obawiać się, że kwestie techniczne i bezpieczeństwo w przypadku systemu klasy PIM typu Open Source będą poza ich kontrolą.

W rzeczywistości PIM oferuje solidne środki bezpieczeństwa, a dostawca zajmuje się całym wsparciem technicznym, włączając w to rutynowe aktualizacje oprogramowania.

To oznacza, że firma może skupić się na strategicznych aspektach działalności, mając pewność, że jej dane są chronione.

Open Source SaaS dostarcza licznych korzyści w zarządzaniu danymi. Jest to technologia chmurowa, której nieograniczona przestrzeń dyskowa jest niezawodnie chroniona przez zespoły odpowiedzialne za infrastrukturę.

Dzięki temu, dział IT Twojej firmy może skoncentrować się na najistotniejszych zadaniach, oszczędzając jednocześnie na kosztach związanych z bezpieczeństwem, przy zachowaniu odpowiedniego poziomu ochrony przed potencjalnymi zagrożeniami.

Zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego utrzymania infrastruktury jest szczególnie istotne, zwłaszcza biorąc pod uwagę fakt, że odpowiednie wykorzystanie zasobów IT przekłada się na konkurencyjność i efektywność operacyjną.

Jeśli dojdzie do awarii systemu, nie musisz martwić się o utratę danych, ponieważ są one solidnie przechowywane w chmurze PIM. Ponadto, masz możliwość monitorowania aktywności użytkowników oraz dostępu do szczegółowych informacji na temat nieautoryzowanych zmian. Ogólnie rzecz biorąc, daje to jeszcze większą kontrolę nad rolami użytkowników i audytem treści. Dlatego też, Open Source SaaS staje się nie tylko narzędziem do zarządzania danymi, ale także strategią, która umożliwia firmom skoncentrowanie się na swoim głównym celu - osiągnięciu sukcesu na rynku.

Wdrożenie systemu PIM nie musi wpływać negatywnie na kontrolę nad IT i bezpieczeństwo danych produktowych. Wręcz przeciwnie – może przyczynić się do zwiększenia bezpieczeństwa, poprawy kontroli procesów i spójności danych, co jest korzystne dla firmy.

Kluczem jest odpowiednie zaplanowanie i konfiguracja systemu PIM, aby spełniał potrzeby i standardy bezpieczeństwa firmy.

Podsumowanie

Warto podkreślić, że wybór odpowiedniego systemu klasy PIM, czy to typu Open Source SaaS, czy innego – to decyzja strategiczna dla każdej firmy. Współczesny rynek wymaga szybkiego dostępu do dokładnych i spójnych informacji o produktach, a to jest właśnie możliwe dzięki wykorzystaniu PIM. Dodatkowo, model Open Source SaaS oferuje elastyczność i skalowalność, dzięki czemu firma może dostosować rozwiązanie do swoich indywidualnych potrzeb i rozwoju biznesu.

Wspieranie procesów biznesowych, poprawa efektywności operacyjnej oraz budowanie silniejszych relacji z klientami to tylko niektóre z korzyści wynikających z wdrożenia systemu klasy PIM w chmurze. Warto inwestować w systemy PIM, aby zwiększyć konkurencyjność i zyskać przewagę na rynku, szczególnie w erze handlu elektronicznego, gdzie precyzyjne zarządzanie danymi produktowymi stanowi klucz do sukcesu. Dlatego wybór systemu klasy PIM to nie tylko inwestycja w narzędzie, ale także inwestycja w przyszłość firmy.