Wdrożenie systemu WMS

System WMS wspiera kontrolę oraz koordynację procesów magazynowych. Usprawnia i przyspiesza zarządzanie logistyką magazynową w wielu obszarach. W poprzednim artykule Dawid Rój, kierownik Projektów w Asiston Sp. z o.o. opowiedział jak przygotować się do wdrożenia systemu WMS. Dziś dowiemy się jak wygląda wdrożenie systemu WMS i co wpływa na jego wartość dla firmy.

Czy platforma WMS jest łatwa w obsłudze?

Dawid Rój: To oczywiście zależy od konkretnej platformy. Jedną z głównych korzyści naszego systemu Asiston WMS jest jego przyjazny UX. Od początku był projektowany w taki sposób, aby był łatwy i przyjazny w użytkowaniu. Dzięki takiemu podejściu, wdrożenie osoby w nowy system jest mniej czasochłonne.

Prezentacja danych, w zależności od działu w przedsiębiorstwie, została tak dostosowana, aby dostarczyć użytkownikowi tylko niezbędne dane. Pozwala to na łatwą i szybką identyfikację informacji, które później może przełożyć na realizację zadania. Przykładem może być wydanie towaru przez magazyniera. Przechodząc do jego realizacji, użytkownik wie już jakie towary ma pobrać, w jakiej ilości i z jakiej lokalizacji. Dla magazyniera takie informacje są wystarczające, aby poprawnie wykonać swoją część zadania.

System Asiston WMS jest także dostosowany do urządzeń mobilnych. Oznacza to, że praca na kolektorach danych, tabletach czy innych urządzeniach jest jeszcze łatwiejsza i przyjazna.
 

Czy prowadzone są szkolenia z obsługi systemu?

Dawid Rój: Podczas wdrażania nowego systemu zarządzania magazynem lub jakiejkolwiek innej dużej platformy IT odpowiednie szkolenie może mieć ogromne znaczenie w maksymalizacji zwrotu z inwestycji.

Szkolenie użytkowników może zmniejszyć liczbę błędów, zmaksymalizować wydajność i przetestować wiele jego funkcji wcześniej po to, aby zespół miał czas na porażkę i rozwój, zanim wpłynie to na wyniki finansowe. Szkolenia prowadzone są zarówno podczas wdrażania systemu WMS jak i po jego zakończeniu. Dzięki temu pracownicy firmy mają wsparcie na początku korzystania z systemu w wersji produkcyjnej - finalnej.
 

WMS przystosowany do obsługi na urządzeniach przenośnych?

Dawid Rój:Oczywiście tak! Jest to szczególnie istotne, gdyż urządzenia mobilne ułatwiają wykonywanie różnych codziennych zadań magazynowych. Mogą funkcjonować bez przerw podczas przemieszczania się między lokalizacjami dzięki dostępowi do sieci komórkowej i Wi-Fi. Pozwala to pracownikom sprawnie śledzić, odbierać, odkładać, realizować zamówienia lub przenosić zapasy, nie martwiąc się o słaby zasięg Wi-Fi, czyli problem, który często pojawia się w magazynach.

Mobilne wsparcie systemu WMS pozwala również zespołowi na podejmowanie większych kroków w rozwiązywaniu problemów. Tradycyjny skaner może być w stanie załadować towary, które powinny znajdować się na półkach, ale podręczny dostęp do mobilnego systemu WMS pomoże sprawdzić oczekiwane poziomy zapasów oraz zapytać o najnowszą historię, aby zobaczyć lukę w danych w przenoszeniu zapasów lub realizacji zamówienia, które powinno być na bieżąco.

Sparowanie mobilnego systemu WMS z istniejącymi skanerami i smartfonami z przystawkami do skanera umożliwi rozszerzenie danych wejściowych WMS przy użyciu istniejącego sprzętu, który zapewnia się pracownikom.

Dostęp mobilny za pośrednictwem aplikacji i portali internetowych zapewnia łatwy sposób wykorzystania istniejącej technologii i poprawy dotychczasowej pracy. Zwłaszcza, że WMS działa na różnych urządzeniach (zorientowanych na klienta) z systemem Android i iOS oraz przeznaczonych dla przedsiębiorstw telefonach komórkowych, tabletach i skanerach takich marek jak np. Zebra. Pomaga to zespołowi pracować w znanych środowiskach i skraca czas potrzebny na naukę i pomyślne rozpoczęcie korzystania z nowej technologii.

Wdrożenie WMS

Z jakimi kosztami wiąże się wdrożenie systemu?

Dawid Rój: Tak jak już wcześniej wspomnieliśmy, koszt wdrożenia systemu WMS to kwota od kilku do kilkuset tysięcy złotych. Górna granica właściwie nie istnieje i w dużej mierze zależy od tego jakie oczekiwania ma zamawiający wobec sytemu, jakie funkcje i integracje są mu potrzebne. Czynnik kosztowy jest jednym z kluczowych ograniczeń przy wyborze ewentualnych dostawców oprogramowania.
 

Ile czasowo trwa wdrożenie systemu? Od czego to zależy?

Dawid Rój: Standardowe wdrożenie systemu zarządzania magazynem trwa zwykle od 4 do 6 miesięcy. Czas ten w dużym stopniu zależy od wielkości organizacji, liczby obiektów magazynowych, charakteru integracji systemu oraz liczby ulepszeń rozwiązania (jeśli istnieją).
 

Jakie są poszczególne etapy wdrożenia systemu? Czy podczas wdrażania systemu firma może normalnie funkcjonować?

Dawid Rój: Żeby system WMS był naprawdę efektywny, musi odzwierciedlać faktyczne potrzeby biznesowe użytkującego to rozwiązanie przedsiębiorstwa. Musi też zapewniać ciągłość działania i bezawaryjną pracę. Dlatego tylko systematyczne i metodyczne podejście do takiego projektu może zagwarantować, że zakończy się on sukcesem. Wdrożenie systemu WMS powinno zostać podzielone na kilka etapów.
 

Wdrożenie systemu zarządzania magazynem

Faza I – analiza wymagań. Na początku najważniejsze jest określenie celów wdrożenia i obliczenie kosztów. Jest to jeden z dwóch etapów rozplanowania, dzięki któremu można wstępnie zdefiniować wymagania, co wiąże się z kompleksowym określeniem budżetu wdrożenia WMS w firmie.

Faza II – analiza przedwdrożeniowa. Dzięki analizie możemy stworzyć zaawansowany projekt całego systemu. Dotyczy m.in. identyfikacji wymagań klienta odnośnie funkcjonowania magazynu. Dzięki temu możemy jeszcze lepiej dostosować zawsze elastyczny system WMS do wymagań klienta.

Faza III – wdrożenie dodatkowych zmian interfejsów do zewnętrznego systemu. W fazie tej przygotowywane są wszystkie dodatkowe funkcjonalności, które wyniknęły podczas wcześniejszych analiz. Tutaj następuje także uruchomienie testowe systemu.

Faza IV – szkolenie pracowników. Po uruchomieniu testowym systemu przychodzi czas na przeszkolenie pracowników, z działania systemu WMS oraz zaprezentowanie im wszystkich możliwości.

Faza V – właściwe wdrożenie systemu. Jest głównym i najtrudniejszym etapem procesu wdrożenia systemu WMS. To właśnie w tej fazie dzieje się cała „magia”. Eksperci wykonują skomplikowany, ale wielokrotnie przećwiczony proces całościowej implementacji WMS w przedsiębiorstwie.

Czy podczas wdrażania systemu firma może normalnie funkcjonować?

Dawid Rój: Tak, ponieważ wdrożenie systemu rozpoczynamy od wersji testowej. Testowanie systemu nie przeszkadza w prawidłowym funkcjonowaniu firmy. Po pozytywnym zatwierdzeniu testów przez klienta, system wgrywany jest na wersję produkcyjną, co dzieje się poza godzinami pracy.
 

Czy zapewniona jest opieka powdrożeniowa? Czy klient może zadawać ewentualne pytania lub zgłaszać problemy już po wdrożeniu?

Dawid Rój: Po wdrożeniu nie zostawiamy klientów samych sobie. Czujemy się odpowiedzialni za wdrożony przez nas system, dlatego zapewniamy opiekę powdrożeniową. Klienci mogą zgłaszać problemy w ramach gwarancji oraz poza nią.
 

Czy prace wdrożeniowe obejmują jedynie wprowadzenie w struktury firmy systemu WMS czy również do Waszych zadań należy rozwiązywanie problemów zaistniałych po stronie klienta lub usprawnianie procesów?

Dawid Rój: Rozwiązujemy problemy w ramach opieki powdrożeniowej. Ze względu na to, że wszystkie systemy są naszymi autorskimi, ciągle je usprawniamy i odpowiednio dostosowujemy.

Moduły systemu WMS

Jakie są najczęściej wybierane przed klientów moduły systemu?

Dawid Rój: Najczęściej wybierane są moduły podstawowe. Zaliczamy do nich:

• Magazyn – moduł zawiera listę składowanych produktów, umożliwia sprawne przeglądanie i wyszukiwanie ich kategorii. Tworzone są zlecenia wydawania i przyjmowania towarów.
• Raporty - system dostarcza informacje dotyczące przyjęć, wydań i przesunięć towaru. Generowany dokument stanowi usystematyzowane potwierdzenie przeprowadzonych prac.
• Wizualizacja - pozwala na podgląd rozłożenia produktów. Widok ogólny jest planem magazynu, gdzie kolorami zaznaczone są zapełnienia regałów. Widok szczegółowy to poziomy segmentu z gniazdami i miejscami paletowymi.
• Konfiguracja – moduł pozwala na zarządzanie opakowaniami, ich tworzenie, edytowanie czy usuwanie. Możliwe są także do utworzenia zadania systemowe.
• Panel administracyjny - moduł odpowiedzialny za dodawanie, edytowanie i usuwania użytkowników aplikacji. Możliwość określenia roli użytkownika w aplikacji.
• Przyjęcia magazynowe – w module tworzy się kartę przyjęcia towaru poprzez wybranie kategorii produktu, następnie skanując kody kreskowe przypisuje do niej odpowiednie towary. Po uzupełnieniu informacji plik jest eksportowany do Subiekta.
• Przesunięcia magazynowe - umożliwia przemieszczanie towarów lub materiałów pomiędzy regałami, poziomami, gniazdami i miejscami magazynu.
• Wydania magazynowe – moduł umożliwia zlokalizowanie i zeskanowanie kodów kreskowych na zamówionych produktach. W ten sposób można zamknąć zlecenie. Po kompletacji pojawia się powiadomienie w Subiekcie.
• Helpdesk - moduł odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń od użytkowników oraz kontrolę ich rozwiązania.
   

Po wdrożeniu systemu WMS

Czy system WMS rozwija się wraz z firmą? W jaki sposób można rozwijać system WMS?

Dawid Rój: Dobry system WMS musi rozwijać się wraz z firmą. Dzisiejsze przedsiębiorstwa mają coraz większe potrzeby, dlatego też WMS powinien spełniać wszelkie oczekiwania i potrzeby.

System powinien być uzupełniany o nowe moduły oraz być usprawniany na bieżąco. Wdrożenie może być etapowe, aby umożliwić ciągłe aktualizacje o nowo opracowane funkcje w sposób spójny, utrzymując w ten sposób wydajność magazynów. Dzięki temu magazyn może z czasem wprowadzać nowe procesy i innowacje.
 

Czy wdrożenie systemu w realny sposób może przełożyć się na zwiększenie zysków firmy?

Dawid Rój: Oczywiście, że tak. Dobre rozwiązanie WMS pomoże zwiększyć zyski w następujący sposób:

Znacznie zwiększona dokładność. Dokładność w magazynie ma ogromny wpływ na koszty. Niezależnie od tego, czy jest to spowodowane błędami w wprowadzaniu informacji o zamówieniu, niewłaściwym rozmieszczeniem produktów, nieprawidłowym pobieraniem lub pakowaniem czy błednym zarządzaniem zapasami, nieprawidłowe dane mogą poważnie wpłynąć na koszty operacyjne, które obniżają marże zysku. Posiadanie zautomatyzowanego systemu gromadzenia danych, który cyfryzuje zarządzanie zapasami i pomaga osobom zbierającym i pakującym w magazynie. Może zwiększyć dokładność do 99,9%.

Większa wydajność. Zwiększenie wydajności magazynu może mieć duży wpływ na koszty. Dzięki zautomatyzowanemu gromadzeniu danych nie trzeba już wprowadzać danych z papieru, nie trzeba ponownie wprowadzać informacji do systemu, a wszystkie dane są zachowane w czasie rzeczywistym. Dzięki temu pracownicy mogą robić bardziej produktywne rzeczy w swoim czasie. Dostęp do danych jest również łatwiej dostępny, dzięki czemu liczenie zapasów odbywa się automatycznie, bez konieczności zamykania magazynu na kilka dni w celu zliczenia produktów.

Lepsze zarządzanie kosztami pracy. Istnieje kilka czynników, które wpływają na zarządzanie pracą w magazynie, w tym wprowadzanie danych, pobieranie i pakowanie. Wprowadzanie danych jest zdigitalizowane, kompletacja jest łatwiejsza dzięki bardziej wydajnym trasom, które wymagają mniej czasu na przechodzenie przez magazyn, a pakowanie jest dokładniejsze dzięki skanowaniu. Wszystkie te czynniki przyczyniają się do bardziej efektywnego wykorzystania siły roboczej, ze względu na mniejszy ruch i możliwość popełniania błędów.

Eliminowanie braków w zapasach. Unikanie braków może mieć duży wpływ na wynik finansowy. Im częściej zamówienia są realizowane w szybki sposób i im mniej błędów doświadczają Twoi klienci, tym większe prawdopodobieństwo, że będą wracać. Jeśli klienci czują się sfrustrowani, czekając na realizację zamówienia, wielu udaje się po ten produkt gdzie indziej lub po prostu przenosi się do innego dostawcy.
 

Podsumowując: jakie są największe zalety wdrożenia systemu WMS?

Dawid Rój: Korzyści z systemu zarządzania magazynem:

• Zoptymalizowana przestrzeń i niższe koszty operacyjne
• Dokładna widoczność zapasów
• Efektywniejszy personel
• Łatwa identyfikacja materiałów
• Zoptymalizowany łańcuch dostaw
• Wykorzystanie dodatkowych technologii automatyzacji w magazynie
• Efektywne zarządzanie przesyłkami zapewniające lepszą obsługę klienta

 

Pobierz bezpłatnie jeden z najważniejszych raportów dla branży e-commerce.
Narzędzia i wtyczki w e-commerce 2022