6 kroków do dobrego wdrożenia

StartUp Magazine, nr 30 wrzesień-październik 2018, Autor: Marcin Wojtoń

Wdrażasz system IT bądź aplikację, aby zoptymalizować pracę własną i pracowników. Podjąłeś się tego, bo jesteś przekonany, że to świetne rozwiązanie Twoich największych problemów. Niestety nawet idealne rozwiązanie może spotkać się z brakiem akceptacji… Może jesteś „po drugiej stronie medalu”? Oferujesz produkt, który jest znakomity. To tak innowacyjna aplikacja, że praca dzięki niej praktycznie sama się wykona. Co prawda są klienci, którzy kupują, ale bardzo szybko z umowy mogą się wycofać…

Ideo przez ponad 18 lat dokonało tysięcy większych, jak i mniejszych wdrożeń. Co ważne, część z nich, po przeprowadzeniu wymaganych modyfikacji funkcjonuje z powodzeniem po dziś. Na bazie tego doświadczenia przygotowaliśmy listę obszarów, których dopilnowanie zdecydowanie podnosi poziom akceptacji nowego systemu IT przez pracowników. Najważniejsze z nich zostały omówione poniżej.

1. Angażuj ludzi w proces
Wprowadzany nowy system lub aplikacja jest zmianą, o której należy poinformować tak szybko, jak tylko jest taka możliwość. Ma przecież stanowić ułatwienie dla każdego z pracowników. Może także znacząco wpłynąć na zmianę sposobu pracy, a do tego warto się dobrze przygotować. Jesteś świadom co sprawia największe trudności i zajmuje najwięcej czasu pracownikom? Jakie przejawiają potrzeby w zakresie oczekiwanych udogodnień i funkcjonalności? Takie sugestie pomogą dostosować przygotowywany system do realnych oczekiwań.

2. Wybierz mądrze i pozwól testować
System musi być intuicyjny i przede wszystkim komfortowy w obsłudze dla każdego pracownika. Zarówno dyrektora IT, jak i osoby, która nie jest specjalistą. Inaczej może się okazać, że efekt będzie zupełnie odwrotny od zamierzonego i efektywność pracy zamiast wzrosnąć - może spaść. Kiedy dokonasz wstępnego wyboru, pozwól innym na zapoznanie się z aplikacją i jej gruntowne przetestowanie. W ten sposób szybko wyłapiesz wszelkie potencjalne problemy. Większą grupą łatwiej też przygotować listę dodatkowych oczekiwań i ewentualnych zmian. To wszystko po to, aby system był jeszcze bardziej przyjazny.

3. Szkolenie
Bez względu na to, jak bardzo aplikacja jest intuicyjna – szkolenie zawsze jest dobrą praktyką. Usprawni zaznajomienie się ze wszystkimi możliwościami platformy i da szansę na lepsze wykorzystanie jej potencjału. Koniec końców, zależy nam przecież na wymiernych korzyściach z wdrożenia.

4. Regularnie zbieraj opinie
Niekiedy może się zdarzyć, że coś będzie utrudniać korzystanie z aplikacji. Czy to ze względu na zmieniające się w czasie oczekiwania firmy i pracowników, czy w związku z samą platformą. Należy zachęcić wszystkich, aby jakiekolwiek niejasności zgłaszane były od razu po ich zauważeniu.

5. Monitoring platformy
Zaraz po wprowadzeniu w życie nowej platformy należy ją bacznie obserwować i kiedy tylko pojawi się taka potrzeba – regularnie usprawniać. Warto monitorować przynajmniej czas spędzony w obrębie danego modułu, poświęcony na wykonywanie konkretnych operacji, czy popularność danych elementów i funkcji. Umożliwi to uchwycenie jakichkolwiek problemów zanim jeszcze zostaną one zgłoszone przez pracowników.

6. Rozbudowuj, modernizuj, udoskonalaj
Proponowanie pracownikom, aby zgłaszali wszelkie pomysły na poprawę czy usprawnienie platformy, pozwala uporządkować proces jej rozbudowy. Dając możliwość komentowania i oceny zgłoszonych przez innych pomysłów, ułatwiamy dokonanie wyboru tych wstępnie zaakceptowanych przez większą część pracowników. Pomimo stałej rozbudowy i wprowadzania kolejnych modułów naszej platformy przykładamy dużą uwagę do tego, by nie traciła ona przejrzystości i intuicyjności. Zachowanie tej równowagi jest bardzo istotne podczas modyfikacji używanych codziennie narzędzi IT. Wdrażając dedykowane aplikacje, staramy się zawsze doprowadzić do tego, by to użytkownicy proponowali nam jak powinny one wyglądać. W większości przypadków po okresie wprowadzającym, potrzeba nowych modułów zgłaszana jest właśnie ze strony pracowników.