E-learning w procesie on-boardingu nowych pracowników

To, w jaki sposób i jak szybko nowy pracownik będzie wykonywał swoje obowiązki, będzie miało wpływ na produktywność pozostałych osób zatrudnionych w firmie.  Dzieję się tak głównie dlatego, że niejednokrotnie poszczególne stanowiska wymagają częściowej lub nawet całkowitej współpracy między sobą.

W przypadku średnich i dużych firm zarząd nie ma możliwości osobistego wdrażania wszystkich pracowników, czy też przekazania swoich planów i misji. Zatrudnionych często jest setki, a nawet tysiące.

Optymalną opcją dla firm jest skorzystanie z przemyślanego i właściwie zaprojektowanego systemu wprowadzenia nowych pracowników do organizacji.

Jak odpowiednio wesprzeć proces on-boardingu pracowników?
W ostatnim czasie najskuteczniejszym narzędziem jest e-learning. Pozwala on na szybkie przywitanie i wdrożenie nowego pracownika, bez względu na czas i lokalizację. Możesz wprowadzić w kulturę pracy w jednej chwili nawet dużą grupę ludzi, bez bezpośredniego udziału zarządu, czy kierowników właściwych działów.
 

Materiały e-learningowe we wdrażaniu nowych pracowników

Właściwie przygotowane szkolenia pomogą usprawnić wprowadzenie nowych pracownik w tryb pracy. Takie materiały szkoleniowe umożliwią sprawne przedstawienie:

• najważniejszych zasad firmy,
• specyfiki pracy i danego stanowiska,
• możliwości oraz obowiązków każdego pracownika.

Skuteczne przeszkolenie z najważniejszych uwarunkowań pracy, umożliwia produktywne działanie niemal od pierwszego dnia.

Warto przy tym pamiętać, że opinia o danej firmie, zakorzeniona w przeświadczeniu jej pracowników to też sposób na budowanie marki. Jest to szczególny rodzaj promocji zwłaszcza w przypadku dużych firm, gdzie potencjalnie znaczna ilość pracowników może dzielić się swoją opinią o pracodawcy z innymi. Między innymi dlatego należy zacząć „wpajać” właściwe postrzeganie organizacji już na samym początku współpracy.
 

Można to osiągnąć dzięki systemowi e-learningowemu. Atrakcyjne graficznie oraz treściowo materiały pomogą w przekazie treści merytorycznych. Ułatwią też przyswajanie wybranych wartości i celów. Szkolenia pomogą w kreowaniu oczekiwanego obrazu firmy jaki chcesz stworzyć.

Z drugiej strony takie przywitanie nowego pracownika, to też metoda na podnoszenie morale wśród osób zatrudnionych. To również wzmocnienie poczucia przynależności do organizacji. W przypadku średnich i dużych firm jest to istotny aspekt. Warto zadbać o dobre wrażenie u nowoprzyjętych pracowników, aby nie musieć szukać innych. Okrutna, ale szczera prawda.
 

Proces wdrożenia pracowników – skuteczny system korzyści

Jak można zauważyć, on-boarding to szansa na budowanie pozytywnych relacji i korzystnego wizerunku firmy. Natomiast e-learning to „narzędzie”, które w niezastąpiony sposób wesprze przebieg całego procesu, a wręcz może stać się jego podstawą. Jakie korzyści niesie za sobą wykorzystanie nauki zdalnej w systemie wdrażania nowych pracowników?

1. Szkolenie nowych pracowników na dużą skalę. Przygotowane materiały można wielokrotnie odtwarzać, a dzięki e-learningowi, czyli nauce zdalnej, szkolenia mogą odbywać się na odległość, bez względu na lokalizację oraz ilość uczestników.
    
2. Możliwość przygotowania przemyślanych i dokładnie sprawdzonych materiałów, które dają pewność, że wszystkie najważniejsze kwestie zostały zawarte w materiale. W dodatku w taki sposób, jaki będzie najkorzystniejszy dla dobra firmy.
    
3. Możliwość wykorzystywania tych samych materiałów, z niewielkimi modyfikacjami. Dostosowanie ich pod konkretną specyfikę stanowiska lub oddziału.
    
4. Oszczędność czasu. Szkolenia przebiegają sprawnie i nie wymagają osobistego udziału zarządu, osób odpowiedzialnych za HR, czy członków wybranego działu, do którego ma dołączyć nowy pracownik.
    
5. Oszczędność czasu to też oszczędność finansów. Nie ma potrzeby angażowania za każdym razem osób prowadzących szkolenie.
    
6. Bezpieczeństwo – materiały oraz informacje w nich zawarte są właściwie zabezpieczone.
    
7. Elastyczny czas szkolenia, który pozwala na dopasowanie dogodnego terminu oraz godziny dla nowego pracownika. Cały proces odbywa się zdalnie bez udziału kluczowych pracowników (np. zarządu) i można zrealizować go np. w domu, poza ustalonymi godzinami (np. 20.00).
    

W jaki sposób osiągnąć powyższe korzyści opisujemy w dalszej części tekstu. Możliwości e-learningu w procesie on-boardingu najlepiej jednak sprawdzić w praktyce. Jak zrobić to bez większych formalności?

On-boarding w firmach wielooddziałowych

Dobrze zaplanowany i przygotowany system on-boardingu ma szczególne znaczenie dla średnich i dużych firm. Takich, które posiadają kilka oddziałów, rozlokowanych w całym kraju, czy nawet na świecie.

Nie sposób zrealizować skutecznego wdrożenia pracownika pomiędzy wszystkimi lokalizacjami w tradycyjny, bezpośredni sposób. System e-learningowy wspiera te działania. Umożliwia udostępnienie nagrań i materiałów szkoleniowych, aby ułatwić proces wprowadzenia.

Dodatkowo e-learning jest dobrym rozwiązaniem w przypadku zatrudniania osób na wyższe stanowiska. W procesie rekrutacyjnym zazwyczaj stosuje się krótkie wypowiedzi przyszłych przełożonych, wtedy z pomocą przychodzi funkcja nagrywania webinarów. Raz przygotowana wypowiedź może zostać udostępniona wybranym nowozatrudnionym.
 

Wdrożenie pracowników zagranicznych - jak zrobić to dobrze?

W jaki sposób e-learning może ułatwić "przywitanie" nowego pracownika z zagranicy? Platforma e-learningowa pozwala na precyzyjne zaplanowanie i bezbłędne opracowanie treści materiałów wprowadzających w każdym języku. Daje możliwość przygotowania krótkiej wypowiedzi pracodawcy w rodzimym języku nowozatrudnionej osoby.

Z technicznego punktu widzenia, łatwiej jest przygotować krótką wypowiedź w obcym języku, którą ewentualnie można poprawić, niż usilnie próbować zrobić to „na żywo”.

Materiały graficzne także zostaną przygotowane z pomocą właściwego językoznawcy, co pozwoli na uniknięcie ewentualnych błędów językowych. Gotowe szablony, można wykorzystywać wielokrotnie bez potrzeby angażowania tłumacza, zaoszczędzając jego czas oraz firmowe finanse.
 

Wprowadzenie już zatrudnionego pracownika na nowe stanowisko lub do innego oddział

Warto podkreślić, że bywają takie sytuacje, gdzie na danym stanowisku pojawia się pracownik już zatrudniony w organizacji. Firmy coraz częściej stosują rekrutację wewnętrzną. Dodatkowo, często okazuje się, że dana osoba ma umiejętności przydatne w odmiennym dziale. Trzeba wziąć również pod uwagę możliwość awansów.

W takiej sytuacji niezbędne jest odpowiednie wprowadzenie w nową specyfikę pracę danego stanowiska. Szkolenie dla pracowników zmieniających posadę, dział, lokalizację może obejmować takie aspekty, jak:

• zasady obowiązujące w innym oddziale (np. inne godziny przerw),
• nowe obowiązki i przywileje, nadanie nowych uprawnień,
• praca na innych np. narzędziach lub programach,
• odmienne sposoby wykonywania pracy.

W takim przypadku również możemy wykorzystać platformę e-learningową, która ułatwi osobom z rekrutacji wewnętrznej szybkie wdrożenie się w sposób działania w nowym otoczeniu.

Podnoszenie kwalifikacji nowych pracowników

Wspominając o awansach nie sposób pominąć kwestii doszkalania pracowników, zarówno aktualnie zatrudnionych, jak i nowych. Gdy zależy nam na tym, aby nowozatrudnieni posiadali konkretne kwalifikacje, warto „zaserwować” im dawkę wiedzy na początku współpracy. Dzięki temu już na samym „starcie” po zaledwie kilku dniach, czy może nawet godzinach otrzymujesz gotowe do efektywnej pracy osoby.

Dzięki wprowadzeniu platformy e-learningowej przygotujesz szkolenia wewnętrzne dopasowane do potrzeb firmy. Co więcej, mogą się one odbywać dla większej grupy, z różnych działów w jednym czasie. Nie ma potrzeby odwiedzania poszczególnych filii w różnych lokalizacjach.

Baza wiedzy. Nauka na początku współpracy

System e-learningowy umożliwia także stworzenie kompleksowej bazy wiedzy, w której zawarte byłyby wszystkie najpotrzebniejsze informacje.

Niektóre stanowiska są bardziej wymagające, dlatego taki rodzaj swoistego centrum informacji jest nieocenioną pomocą dla nowozatrudnionych, aby szybko przyswoili istotną wiedzę i odbyli przygotowanie zawodowe.

Kontrola postępów nowych pracowników – analiza danych

E-learning to nie tylko nauka, ale i analiza postępów. Dostępne raporty zawierają opis przebiegu edukacji każdej nowej osoby, która przechodzi wybrane szkolenia.

Pracodawca otrzymuje dostęp do informacji o postępie, poziomie realizacji i osiągniętych wynikach.

Dzięki temu ma on pewność, że zatrudniane osoby posiadają właściwe dla danego stanowiska zarówno kwalifikacje, jak i realne umiejętności. Dodatkowo raporty są zapisywane, dzięki czemu w każdej chwili można wrócić do poszczególnych danych oraz porównać je ze sobą.
 

W codziennej rzeczywistości, a szczególnie w dużych firmach, nie ma możliwości samodzielnego sprawdzenia wiedzy wszystkich nowoprzyjętych pracowników. Bywają miesiące, w których pojawia się nawet kilkudziesięciu nowych pracowników, dlatego bardzo dobrym wyjściem, aby sprawdzić ich postępy, jest weryfikacja przy pomocy platformy e-learningowej.
 

Bezpieczeństwo w procesie wdrażania nowego pracownika

Odpowiednie zabezpieczenie całego procesu jest bardzo ważne. Platforma e-learningowa daje możliwość różnicowania dostępów pod względem stanowisk. Dzięki temu do poufnej wiedzy mają wgląd tylko wyznaczone osoby.

Jednym z ważniejszych szkoleń w procesie on-boardingu jest szkolenie BHP wymagane na każdym stanowisku pracy. Przekazuje ono wiedzę z zakresu wykonywania pracy zgodnie z zasadami nie zagrażając życiu lub zdrowiu innych.

Platforma e-learningowa umożliwia zapoznanie się z treścią przepisów BHP oraz sprawdzenie nabytej wiedzy. Obowiązkowe zaliczenie testu po ukończonym szkoleniu daje pracodawcy pewność, że pracownicy faktycznie posiadają wiedzę na temat bezpieczeństwa na danym stanowisku. Dzięki opcji raportowania uzyskuje on dostęp do informacji m.in.:

• o wyniku, z jakim pracownik ukończył test,
• na które pytania odpowiedział błędnie (w jakim zakresie potrzebuje doszkolenia),
• czy pojawiły się problemy ze zrozumieniem tematu i należy zamieścić dokładniejsze objaśnienia danego zagadnienia.

Dodatkowo należy pamiętać, że każde takie szkolenie można przygotować w różnych opcjach językowych.
 

E-learning w on-boardingu. Jak to działa?

Przekazanie stosownej wiedzy zawodowej w pierwszych dniach pracy jest bardzo istotne, dlatego należy zadbać o formę przekazu. System e-learningowy umożliwia tworzenie zróżnicowanych materiałów szkoleniowych. Jakie formy przekazu oferuje platforma e-learningowa?

1.  Prezentacje szkoleniowe, czyli interaktywne przekazanie informacji.
2. Baza wiedzy, która zawiera najpotrzebniejsze materiały szkoleniowe.
3. Materiały graficzne, plakaty, infografiki, umożliwiające zobrazowanie istotnych wiadomości.

To najbardziej popularne sposoby szkoleń na odległość, stosowane podczas procesu wdrożenia nowych pracowników. Jednak w ostatnim czasie pojawiła się dodatkowa możliwość, która z każdym dniem zyskuje na popularności i uznaniu wśród specjalistów od HR.

Webinary/wideo w szkoleniu nowych pracowników.

Nagrania to prosty sposób na szybkie przekazanie informacji, a zarazem interesująca forma przekazu.

Webinary w procesie on-boardingu najczęściej są wykorzystywane do bardziej atrakcyjnego zaprezentowania firmy, jej budynku, oddziałów itp. Natomiast samo wideo przeważnie stosuje się do nagrania wypowiedzi kadry kierowniczej lub specjalistów HR. Taki przekaz najczęściej wykorzystywany jest w procesie wdrożenia pracowników na wyższych stanowiskach, chociaż już coraz częściej zyskuje na popularności podczas wdrożenia wszystkich pracowników. Głównie dlatego, że buduje poczucie przynależności do organizacji.

Opcja wideo/webinar oferuje m.in. takie funkcje, jak:

• możliwość prezentacji oraz udostępnienia w formie plików do pobrania,
• tworzenie wirtualnej tablicy,
• łatwość konfiguracji ankiet i testów do automatycznej oceny,
• rozbudowane raporty i podsumowania.

Aby dokładnie przedstawić sposób działania platformy e-learningowej oraz to, jak w praktyce może być zastosowana podczas wdrażania nowych pracowników, proponujemy skorzystać z wersji DEMO.
 

On-boarding - funkcjonalne dodatki e-learningu.

On-boarding wzbogacony o platformę e-learnigową to także szansa dla działu HR na spojrzenie na firmę, czy też poszczególne jej oddziały, z innej perspektywy. W dużych przedsiębiorstwach sprawna kontrola wszelkich aspektów współpracy jest znacznie utrudniona. Przydatnym narzędziem są ankiety, o które można wzbogacić proces on-boardingowy.

System umożliwia dodanie obowiązkowych ankiet pod koniec procesu on-boardingowego oraz całego szkolenia wprowadzającego w specyfikę nowego stanowiska. W ten sposób zebrane informacje pomogą wskazać obszary, w których należy coś ulepszyć, zmienić czy usunąć.

Takie „świeże spojrzenie” pozwala niejednokrotnie dostrzec więcej. Daje możliwość poprawy szkoleń wprowadzających w sposób przyjazny i zrozumiały dla nowych pracowników. Informacje zawarte w ankiecie pozwolą na poznanie preferencji współpracy nowozatrudnionych z firmą.
 

Zaplanuj e-learning w procesie on-boardingowym pracowników

Pozostając w temacie dodatkowych możliwości, jakie oferuje zastosowanie e-learningu w procesie wdrażania nowych pracowników, warto wspomnieć o teoretycznie prostym rozszerzeniu, które jednocześnie ułatwia zarządzanie systemem on-boardingowym. Mowa tu o Kalendarzu. Dzięki temu modułowi wszystkie zaplanowane wydarzenia, czy szkolenia będą automatycznie zapisywać się w systemie.

Funkcja ta pozwala na uniknięcie błędów oraz daje możliwość wglądu w zaplanowane wdrożenia nowych pracowników. Natomiast przypomnienia o zbliżającym się terminie spotkania pozwolą o nim nie zapomnieć.

Poza opisanym rozwiązaniem istnieje możliwość wdrożenia dodatkowych rozszerzeń, które dostoswane są do indywidualnych potrzeb danego Klienta. Na naszej stronie znajdziesz opis najpopularniejszych dodatków.