Wszystko co powinieneś wiedzieć o PIM

Product Information Management (PIM) to system do zarządzania informacją produktową coraz chętniej wykorzystywany do prowadzenia sklepów internetowych oferujących swoim klientom duży asortyment.

Prawidłowo dobrany system PIM umożliwia automatyzację ręcznie wprowadzanych danych, poprawia doświadczenie klienta, oszczędza czas oraz koszty, a co ważne dostosowuje się do wymagań rynku omnichannel. Jak to wygląda w praktyce opowie nasz ekspert Dawid Mądry.

Okres pandemii stał się wyznacznikiem dużego wzrostu sprzedaży internetowej, a co za tym idzie powstała znaczna ilość sklepów działających w wirtualnej przestrzeni. Duża konkurencja sprawiła, że właściciele zwrócili szczególna uwagę na to jak funkcjonują e-sklepy, jak się rozwijają oraz w którym kierunku się rozwijają.

Poza tym, że postawimy sklep internetowy, że dbamy o jak największy ruch, jak największą sprzedaż, musimy również pomyśleć o tym, żeby spróbować maksymalnie obniżyć koszty funkcjonowania takiego sklepu, a więc też wprowadzić w nim porządek i poukładać wszystkie procesy, które w nim występują.

Jednym z takich narzędzi, które możemy w tym zakresie wykorzystać będą znane już platformy PIM. Właśnie pod tym kontem spotkaliśmy się z Dawidem by porozmawiać o tym czym są, jak funkcjonują i co one nam dają.

Powiedz mi Dawid od jak dawna zajmujesz się platformami PIM?

Historię z platformami PIM zacząłem około dwóch lat temu. To był czas kiedy zaczęliśmy się przybliżać do pierwszych wdrożeń systemu PIM Core. Zaczęliśmy analizować jakie korzyści to da naszym klientom i tak to się rozwinęło, że jesteśmy właśnie na takim etapie, jak teraz.

Mamy dość dużo wdrożeń, a zapotrzebowanie na system PIM jest bardzo duże na rynku. Tak jak wspomniałeś, wynika to za pewnie z tego, że dużo firm przechodzi właśnie taką transformację cyfrową, chce się przenieść do jednego takiego centralnego narzędzia.

Patrząc na opinię na rynku, to PIM raczej kojarzy się z takim narzędziem dla tych największych sklepów internetowych, dla największych producentów. Jak to wygląda z twojej perspektywy, z doświadczenia, które do tej pory nabrałeś?

Nie zamykałbym się tutaj tylko na duże przedsiębiorstwa i wdrożenia tylko dla nich. Co prawda duże firmy osiągają dużo większe korzyści z wdrożenia PIM Core. Jak wiemy w przedsiębiorstwach jest zwykle bałagan, pracownicy korzystają z dysków lokalnych, pracują na SharePointach, dane produktowe są w kilku miejscach i odnalezienie konkretnego elementu trwa bardzo długo.

System PIM jest po to, żeby ustrukturyzować dane, które będą znajdować się w jednym miejscu, będzie je można szybko filtrować, wyszukiwać, tworzyć raporty. Natomiast małe przedsiębiorstwa, które chcą wdrożyć system PIM mogą skorzystać z niego w formie przygotowania do szybkiego rozwoju tego przedsiębiorstwa, zyskać nowych dostawców oraz integrować się z nimi. Zarówno duże przedsiębiorstwa, jaki i małe firmy otrzymają od PIM Core duże korzyści.

Tym bardziej, że skala funkcjonowania przedsiębiorstwa też ma wpływ na chociażby czas wdrożenia takiego rozwiązania, czy koszty z tym związane?

Jeśli chodzi o duże przedsiębiorstwo, to bardzo dużo czasu zajmuje nam analiza tej organizacji. Musimy zebrać wszystkie dane, na których do tej pory przedsiębiorstwo pracowało. Ustrukturyzować je, posprzątać, stworzyć karty i katalogi produktowe, utworzyć procesy zarządzania tymi danymi, czyli stworzyć role użytkowników, którzy będą tym zarządzać.

Natomiast z małymi przedsiębiorstwami jest o wiele łatwiej. W związku z dużo mniejszą ilością danych, analiza oraz czas wdrożenia jest znacznie krótszy. Duże przedsiębiorstwa, to również o wiele większe koszty wdrożenia. Im większa baza, struktura, tym potrzebujemy więcej czasu na analizę, na wdrożenie i tym samym koszt jest większy.

Tak jak już wspomniałeś, korzyści z wdrożenia może odczuć zarówno niewielki przedsiębiorca, jak i ten duży działający na naprawdę wielką skalę. Natomiast patrząc z perspektywy tego co wiemy o PIM’ach, to najczęściej jest to system stosowany w sklepach internetowych.

W jaki sposób PIM jest w stanie pomóc w zarządzaniu e-sklepem, prowadzeniem sprzedaży oraz w codziennej jego działalności?

Korzyści dla przedsiębiorstwa możemy podzielić na trzy główne etapy:

1. Zasilenie danymi naszego systemu – czyli ustrukturyzowanie danych, utworzenie katalogów w celu sprawniejszego wyszukiwania danych
2. Obróbka danych – możliwość szybkiej aktualizacji danych na stronie sklepu internetowego
3. Wystawianie danych na różne kanały sprzedażowe – np. Amazon, e-Bay, Allegro czy nasz sklep internetowy.

Jak wygląda zasilanie treścią systemu PIM? Czy dane muszą zostać wprowadzone ręcznie, czy można zaimportować je, np. z excela, na którym wcześniej się pracowało? Skąd pobierane są dane?

Tak naprawdę jest klika sposobów. Dane mogą być importowane poprzez wcześniej utworzone arkusze, takie jak np. excele, pliki płaskie csv itd. Możemy również użyć importera wbudowanego w system PIM, który automatycznie pobierze dane bez przeklikiwania się przez arkusze. Innym sposobem jest umieszczenie arkuszy na serwerze wewnętrzny skąd zaimportujemy dane do systemu PIM Core z wcześniej przygotowanej struktury.

Jak zachować porządek w sytuacji kiedy, np. produkty w sklepie pochodzą od kliku dostawców o zróżnicowanej strukturze danych?

Bardzo ważnym etapem wdrożenia PIM Cora jest analiza przedwdrożeniowa. To właśnie na tym etapie trzeba się zastanowić jak struktura danego sklepu będzie łączyć się ze strukturą jej dostawców.

Samo zaimportowanie danych nie stanowi żadnego problemu i nawet przy różnych strukturach PIM Core ma możliwość zmapowania danych dostawcy do zasobów sklepu internetowego. Umożliwia on również weryfikację procentową uzupełnionych danych.

W związku z tym, że nie każdy dostawca uzupełni kartotekę produktową w 100%, system daje możliwość weryfikacji wprowadzonych danych i zgłaszanie ewentualnych braków.

Przygotowaliśmy playlistę, która pomoże Ci zrozumieć czym jest PIM - sprawdź na naszym kanale na YouTube.

 

 

Czy narzędzia PIM mają wbudowane aplikacje dotyczące przetwarzania danych. Czy system w jakiś sposób ułatwia zarządzanie tymi danymi i ich późniejsze przetwarzanie?

Jedną z funkcji, na którą wato zwrócić uwagę jest możliwość masowych zmian, czyli aktualizowanie bardzo dużej ilości produktów jednym kliknięciem, jednym importem. Dzięki tej opcji nie musimy wchodzić w każdy produkt osobno, aby zmienić, np. datę dostępności itd. Jeśli chcemy, np. zaktualizować zdjęcia, to wystarczy wgrać paczkę zdjęć i za jednym razem zaktualizować wszystkie produkty.

Dodatkowo PIM Core jest zbudowany z platformy DAM, która umożliwia zarządzanie zasobami cyfrowymi, takimi jak zdjęcia i katalogi produktowe, karty produktowe, czy instrukcje do produktów w formie pdf. PIM Core posiada edytor, dzięki któremu wewnątrz systemu można obrabiać, np. grafiki do sklepu internetowego.

Są w sklepach produkty, które w jakiś sposób są zależne od przepisów prawa, np. weszła w życie ustawa, na podstawie, której należy uwzględnić dane informacje w instrukcji. Do tej pory każdą instrukcję aktualizowało się ręcznie, wprowadzało się nowe aktualizacje, wgrywało na serwer i podpinało do odpowiedniego produktu.

Jeśli dobrze rozumiem, to w systemie PIM aktualizację instrukcji można zrobić w ciągu kilku minut i automatycznie zostaną one opublikowane w tych miejscach, w których sprzedawane są produkty objęte zmianą?

Zgadza się. W systemie PIM Core katalog budowany jest na obiektach, które mają przypisane do siebie pola, atrybuty je opisujące. Tworzone instrukcje posiadają atrybuty, które posiadają relacje do produktów. Stworzone szablony uzupełniane są o dane cechy, a następnie opisy są automatycznie modyfikowane. Praca w systemie skupia się na masowych zmianach, a nie na pojedynczym dokumencie.

System PIM umożliwia automatyzację i znaczne przyspieszenie na etapie wprowadzania, zarządzania danymi oraz ich aktualizacji. Czy PIM dba o to, żeby we wszystkich źródłach, miejscach sprzedaży, dane były ustrukturyzowane i ujednolicone? Czy to użytkownik powinien o to zadbać?

To klient decyduje w tej kwestii. PIM Core posiada tzw. interface data hub, w którym tworzone są kanały sprzedażowe, np. może to być kilka sklepów internetowych, na których wystawiane są dane.

Klient decyduje na jakim kanale, jakie dane zostaną udostępnione. To redaktor PIM Core określa czy cała oferta produktowa będzie wystawiona na każdym kanale, czy może zostanie ona podzielona na różne kanały sprzedaży.

Już na tym etapie możemy stwierdzić, że jest to fajne narzędzie do zarządzania wieloma sklepami internetowymi przy jednej zbiorczej bazie produktowej. Natomiast są również sklepy internetowe, np. z częściami samochodowymi, gdzie tworzone są mini sklepy internetowe dedykowane konkretnemu modelowi czy konkretnej marce.

Zaczęliśmy ogólnie od PIM’a, natomiast Ty sporo mówiłeś o PIM Core, który jest jednym z PIM’ów dostępnych na rynku. Co sprawiło, że w Ideo pracujemy najczęściej na PIM Core i to jest właśnie ta technologia, która jest rekomendowana naszym klientom? Czym wyróżnia się ten system?

Wdrożenia, które już zrealizowaliśmy i jesteśmy obecnie w trakcie realizacji posiadają ogromne bazy produktowe i bardzo rozbudowane kartoteki produktowe. PIM Core oferuje rozwiązania tzw. pudełkowe, które najbardziej odpowiadają nam, jeśli chodzi o te wdrożenia.

Platforma ta posiada funkcjonalności, które po zainstalowaniu systemu możemy odrazu używać. Kolejną ważną rzeczą jest, już wcześniej wspomniany, interface data hub. Często nasze wdrożenia opierają się na wystawianiu danych w różnych kanałach sprzedażowych i chyba to w głównej mierze zadecydowało o wybraniu systemu PIM Core.

Dodatkowo jest to platforma, którą łatwo się rozwija. Niejednokrotnie piszemy customowe rozwiązania dla klientów, a dzięki PIM Core nie musimy ograniczać się do samego pudełka.

Patrząc z perspektywy klienta, który decyduje się na wdrożenie PIM’a, to jak najlepiej się przygotować do takiego wdrożenia i jakiego zakresu czasowego na to potrzebujemy?

Pierwszym najważniejszym etapem projektu jest analiza przedwdrożeniowa. Przeprowadzenie jej pozwala nam na zebranie informacji dot. tego jak klient obecnie pracuje, na jakich danych, gdzie one są zbierane i w jaki sposób są aktualizowane.

Następnym etapem jest ustrukturyzowanie tych danych i zasilenie nimi struktury PIM Core. Bez ustrukturyzowania danych nie możemy pójść dalej. Natomiast czas wdrożenia zależy w główniej mierze od tego jak szeroka jest baza produktowa. Bywa tak, że możemy ustrukturyzować dane w ciągu tygodnia lub dwóch i już mieć gotowy wsad do PIM Core.

Ale są też sytuacje kiedy taka analiza zajmuje kilka miesięcy, a tak naprawdę może być to nawet rok. Dodatkowo należy pamiętać o tym, że zawsze są jakieś integracje. Nigdy nie jest tak, że nasz klient nie ma żadnych systemów i my musimy się z nimi zintegrować, czy to jest ERP, CRM, czy już jakiś gotowy sklep.

Wcześniej następuje przeanalizowanie wykonania tych integracji, sprawdzamy czy PIM Core jest w stanie się zintegrować z tymi systemami, a jeśli nie, to proponujemy jakieś inne rozwiązanie. Podsumowując najważniejsze są trzy punkty, czyli ustrukturyzowane danych, zebranie integracji i spięcie tego w całość.

Czyli można powiedzieć, że pierwszy efekt tego wdrożenia możemy zauważyć już po upływie dwóch, trzech miesięcy. Natomiast im większa firma i obszerniejsza oferta produktowa, tym dłużej będzie to trwało. Duże sklepy internetowe są przyzwyczajone do tego, że wdrożenie większych systemów może potrwać dłużej.

To nie tylko jest wdrożenie systemu, ale również zmiana pracy w przedsiębiorstwie. To przejście z pracy na arkuszach kalkulacyjnych, na jakiś wewnętrznych systemach, do pracy tylko w PIM Core. Tutaj dodatkowo występuje kwestia nauczenia przedsiębiorstwa tego PIM Core’a i wdrożenia go w ten system.

No tak, bo w tej sytuacji nie jest tak, że system w 100% dopasuje się do tego jak my funkcjonujemy.

Myślę, że to bardziej użytkownicy musza się dopasować do systemu.

Ale w jakim zakresie? Tylko i wyłącznie obsługi systemu, czy ogólnie w zakresie procesów jakie występują w firmie, sposobu współpracy z dostawcami?

Uważam, że w każdym z tych zakresów. Jeśli chodzi o same procesy jakie występują w firmie, to, np. zmiana nastąpi w przepływie informacji. Do tej pory, np. raporty czy arkusze wysyłane były do zbiorczej grupy pracowników, natomiast w PIM Core możemy wystawiać raporty jako per użytkownik i wysyłać je do konkretnego pracownika. Tutaj nie ograniczałbym się tylko do samego zarządzania w systemie, ale do codziennej pracy.

Z jednej strony trzeba trochę zmienić swoją pracę, ale z drugiej strony system znacznie ją przyspieszy. Z perspektywy prowadzenia biznesu wdrożenie PIM’a, to jest raczej inwestycja niż koszt. Gdybyś mógł w kilku słowach podsumować jakie korzyści osiągamy dzięki wdrożeniu tego typu platformy?

Pierwszą korzyścią jest inwestycja w porządek w hierarchii w firmie oraz w całym katalogu produktów. Kolejnym plusem jest to, że wszystkie dane przechowywane są w jednym miejscu, są ustrukturyzowane, co daje nam oszczędność czasu w szukaniu tych informacji.

Następną korzyścią jest aktualizowanie i zmiany dokonywane na informacjach w sposób masowy. Najnowsze dane w bardzo szybki sposób możemy wysłać do różnych kanałów sprzedaży.

Czy jest jakiś próg poniżej, którego można powiedzieć, że PIM to raczej nie jest rozwiązanie dla tego konkretnego klienta i nie odczuje on korzyści z jego wdrożenia?

Nie każdy klient osiągnie korzyści z wdrożenia PIM Core. Jeśli jest mała firma, której oferta zamyka się w kilkudziesięciu produktach, to wdrożenie systemu będzie dla niej zbyt dużym kosztem w stosunku do osiągniętego zysku.

Natomiast kiedy widzimy, że oferta produktowa bardzo szybko się rozwija, jest coraz więcej dostawców, są nowe integracje, to wtedy jak najbardziej system PIM Core się sprawdzi. Bo dzięki niemu już od początku można te dane strukturyzować i przechowywać w jednym miejscu. Uważam, że małe firmy od początku powinny uczyć się takiego zarzadzania danymi.

Czyli podsumowując, nawet małe firmy powinny rozważyć przyszłościowo inwestycję w PIM. Szczególnie na etapie, gdy już wiedzą, że za chwile będzie im rosła oferta produktowa, czy ilość sklepów, które obsługują i te dane na produktach będą się zmieniały.