Integracja systemu z KSeF. Jaką platformę workflow oraz dostawcę IT wybrać?

Jakie warunki musi spełniać firma, aby rozpoczęła pracę w systemie KSeF?

Wszystko zależy od tego w jaki sposób dotychczas firma zarządzała swoimi dokumentami finansowymi. Skoncentrujmy się na najprostszym rozwiązaniu, które oferuje nam Ministerstwo. Wszystkie firmy w Polsce mogą korzystać z Krajowego Systemu eFaktur przy pomocy przeglądarki internetowej.

Jednak przed zalogowaniem się na konto KSeF, należy wykonać kilka czynności:

• utworzyć konto w KSeF oraz złożyć odpowiedni wniosek do KAS,
• określić osoby wykonujące czynności oraz nadać im odpowiednie uprawnienia,
• ustalić formę autoryzacji potrzebną do zalogowania się do systemu, 
• pobrać odpowiednie szablony faktur, które będą wprowadzane do systemu.

Po spełnieniu wszystkich formalności możemy zaczynać ręczne wprowadzanie faktur do systemu. Do tego celu wykorzystujemy interfejs przeglądarkowy bądź opcję bardziej zautomatyzowaną, czyli import pliku .xml, który uzupełniony jest o informacje dotyczące faktur.

Dużo firm, które obecnie korzystają z systemu finansowo-księgowego będzie mogło automatycznie przekazywać faktury do KSeF.

Na chwilę obecną użytkownicy mogą korzystać z 21 przykładowych schematów faktur ustrukturowanych. Jednak w pierwszej kolejności należy zapoznać się z rodzajem pól, które trzeba uzupełnić dla faktur przekazywanych z danej firmy. Format pliku .xml można otworzyć w programie do arkuszy kalkulacyjnych, które umożliwiają wprowadzenie danych do gotowych faktur wysłanych do KSeF. 

Przedstawione rozwiązanie proponowane jest firmom nie posiadającym programu, który zarządza obiegiem dokumentów (workflow) oraz oprogramowania finansowo-księgowego..

Z uwagi na to, że system KSeF przeznaczony jest do wprowadzania zatwierdzonych w firmie faktur, czyli takich, które są przygotowane do wystawiania ich na platformie pod względem rozliczeń finansowych, to wystarczy, aby firma działała zgodnie z zaleceniami nowej ustawy. Nie mniej jednak rozpoczęcie pracy w KSeF nie spowoduje zmniejszenia nakładu pracy.

Jak wcześniej pisaliśmy jest dużo firm, które korzystają już z zaawansowanych systemów i wymagają jedynie integracji z Krajowym Systemem eFaktur. Sporządzone w systemie faktury do wystawienia należy przesłać następnie do KSeF.

Czy Krajowy System eFaktur jest samodzielnym narzędziem do fakturowania?

Duże organizacje, w których wystawiane oraz odbierane są tysiące czy miliony faktur rocznie muszą przygotować się na to, że korzystanie jedynie z Krajowego Systemu eFaktur nie będzie rozwiązaniem efektywnym.

Priorytetem takich firm jest budowa cyfrowego modelu biznesowego. Istotnymi aspektami jest dla nich automatyzacja manualnych czynności, procesy wspierające przepływ pracy oraz informacji realizowane np. przy pomocy platform budujących workflow, czy obsługę EOD.

Dla tej grupy firm KSeF może stać się źródłem danych dla polskich faktur. Organizacje takie będą dążyły do eliminacji papierowej wersji wystawiania faktur, jak również elektronicznej, czyli popularnych e-faktur.

Faktury wysłane do systemu KSeF dają możliwość pobierania ich bezpośrednio przez kontrahenta, jak i w odwrotną stronę, czyli firma może automatycznie stamtąd pobrać fakturę i następnie uruchomić dla nich proces opisu oraz akceptacji.

KSeF – jak wygląda integracja z innymi systemami

Firmy, które już posiadają odpowiednie systemy informatyczne mogą zintegrować KSeF ze swoją architekturą dzięki specjalnemu łącznikowi – API.

Które systemy będą musiały zostać zintegrowane z KSeF?

Wszystko zależy od poziomu cyfryzacji w przedsiębiorstwie:

• system finansowo-księgowy,
• system ERP,
• system umożliwiający digitalizację oraz agregację dokumentów: SEOD, EZD, EOD lub DMS (Document Management System);
• platformy workflow, które digitalizują obieg faktur przesyłanych do systemu finansowo-księgowego.
• kombinacje platformy EOD oraz workflow
• platformy WMS i inne systemy, które używane są w różnych branżach.

Jak wygląda integracja KSeF z systemem LOGITO?

Patrząc z perspektywy informatycznej proces integracji będzie polegał na sformułowaniu w systemie LOGITO kolejnego źródła danych, który służy do odbioru faktur. KSeF będzie widoczny obok źródeł danych, takich jak np. e-mail (e-faktury, które odbierane są z firmowej skrzynki pocztowej) oraz skaner (skanowanie papierowych faktur, które przetwarzane są na postać elektroniczną oraz wprowadzane do systemu, np. finansowo-księgowego).

Opisane wdrożenie jest jednak ogromnym uproszczeniem, ponieważ trzeba wziąć pod uwagę dodatkowo m.in. obsługę ustrukturyzowanej faktury oraz mapowanie danych pomiędzy jednym a drugim systemem.

System zintegrowany z KSeF, będzie miał za zadanie pełnić rolę oprogramowania interfejsowego i to właśnie w nim będą wykonywane wszystkie czynności, które wiążą się z procesem akceptacji faktury. Po zakończonej integracji systemów pracownik wciąż będzie korzystał z macierzystego systemu i dzięki temu nie będzie musiał uczyć się korzystać z KSeF jako kolejnego narzędzia.

W systemie LOGITO pracownik będzie miał możliwość pobrania wystawionej w KSeF faktury lub paczki faktur wraz z numerem KSeF dla wystawionej faktury oraz potwierdzeniem UPO. Dokumenty, które zostaną pobrane z KSeF będą mieć status "Do wprowadzenia" dzięki czemu trafią od razu do obiegu, czyli będę bezpośrednio przekazywane do osób odpowiedzialnych za ich realizację.

Dodatkowo pobieranie tych dokumentów będzie odbywało się w sposób automatyczny w tle, w interwałach. Implementacja systemów sprawi, że KSeF stanie się integralną częścią architektury IT w firmie.

Integracja z KSEF – czym się kierować przy wyborze dostawcy i oprogramowania IT?

Trzeba zwrócić uwagę na to, że w każdej działalności znajdziemy różnice pod względem zachodzących procesów w firmie, takich jak forma obiegu faktur czy proces akceptacji dokumentu. Również szczegóły znajdujące się na fakturze będą podlegały indywidualnej ocenie w ramach prowadzonej przez nas działalności.

Przykładem może być firma produkcyjna, która poza standardowymi danymi może umieścić na nowej fakturze dodatkowo numer partii towaru czy też formę oraz przewoźnika sprzedawanych produktów. Dlatego tak ważne jest, aby został wybrany odpowiedni dostawca IT zapewniający kompleksowe podejście w tym zakresie.

Jest to ważne w sytuacji kiedy firma korzysta z kilku systemów od różnych dostawców, które nadzorują różne aspekty naszej działalności.

Na co szczególnie zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania oraz dostawcy IT?

• możliwość dostosowania systemu do KSeF oraz faktur ustrukturyzowanych,
• uwzględnienie potrzeb naszej firmy pod względem automatyzacji obiegu faktur,
• dbałość o najkrótszy downtime, czyli pokierowanie całym procesem w taki sposób, aby nie miał wpływu na przestoje w działalności firmy,
• gwarancja monitoringu procesu oraz jego stabilne działanie po zakończeniu wdrożenia,
• zapewnienie opieki powdrożeniowej, np. umowa SLA
• posiadanie doświadczenia we wdrożeniach związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów dla dużych firm

Dlaczego warto wdrożyć obieg faktur z LOGITO?

W poniższych punktach przedstawiamy istotne, z punktu widzenia przedsiębiorców, korzyści związane z implementacji KSeF bez elektronicznego obiegu faktur:

• Możliwość wystawiania oraz odbierania faktur ustrukturyzowanych w platformie KSeF.
• Możliwość szybkiego zwrotu podatku VAT (z 60 do 40 dni) po spełnieniu odpowiednich warunków.
• Redukcja kosztów związanych z zakupem papieru, druku i wysyłki papierowych faktur.
• Zminimalizowanie ryzyka zniszczenia lub zagubienia faktury.
• Zmniejszenie kosztów związanych z archiwizacją dokumentacji.

Integrując KSeF z platformą LOGITO osiągniesz większe korzyści:

• Pobieranie faktur z KSeF w sposób automatyczny bezpośrednio do systemu,
• Całkowite wyeliminowanie faktur papierowych i e-faktur, a co za tym idzie ich archiwizacji.
• Stała kontrola oraz możliwość monitorowania procesowania faktur, w tym m.in. terminy płatności czy kwoty akceptacji
• Możliwość zbudowania własnego procesu dla obiegu faktur, system zawiera kreator procesów wyposażony w wersjonowanie
• Dodatkowe funkcjonalności, takie jak automatyczne pobranie faktur z KSeF, podgląd w formacie PDF, integracja z GUS, NBP, opis faktury, słowniki, kody kontrolingowe, powiadomienia e-mail, możliwość dołączania załączników, podział na spółki oraz wiele innych.

Jesteśmy dostawcą IT systemu LOGITO i już od wielu lat pomagamy Klientom w skutecznym projektowaniu obiegu dokumentów finansowych w firmie. Nasz system jest intuicyjny oraz współdziała w połączeniu z różnym oprogramowaniem, np. system finansowo-księgowymi, ERP, WMS.

Platforma LOGITO jest systemem workflow, który umożliwia projektowanie procesów biznesowych oraz obiegów dokumentów. W połączeniu z KSeF nasz produkt LOGITO pełni rolę oprogramowania interfejsowego.

Jeśli podejmiemy decyzję o korzystaniu z Krajowego Systemu eFaktur za pomocą przeglądarki, to za jakiś czas możemy spodziewać się niemiłej niespodzianki z powodu braku optymalizacji naszych działań.

W sytuacji kiedy firma ma w obsłudze kilkanaście faktur miesięcznie, to nie stanowi to dla niej większego problemu. Wszystko zmienia się kiedy ilość faktur jest znacznie większa i zawiera kilkanaście pozycji. Wówczas może się to negatywnie odbić na produktywności pracowników, istnieje ryzyko zwiększenia błędów, czy opóźnień w realizacji płatności.

Sytuacja komplikuje się zwłaszcza pod koniec miesiąca kiedy do firmy dociera duża ilość faktur a wszystkie czynności związane z rozliczaniem i wprowadzaniem dokumentów się kumulują.

W przypadku małej ilości faktur miesięcznie samo wprowadzanie ich do systemu KSeF ma sens. W szczególności, że w procesie obiegu faktury uczestniczy niewiele osób w firmie. W sytuacji kiedy w naszej firmie nie używamy żadnego systemu do obsługi faktur, to świadomie podejmujemy decyzję o rezygnacji z korzyści, takich jak podgląd i wygenerowania faktury w PDF, sprawdzanie oraz obliczanie stawek VAT, określanie limitów akceptacji, czy automatyczne powiadomienie e-mail o nowych fakturach w systemie KSeF.

Sprawi to, że te kilka wymienionych funkcjonalności pracownik będzie musiał wykonać manualnie. Dlatego warto zastanowić się czy wybranie systemu KSeF jako samodzielnego rozwiązanie będzie w stanie zaspokoić wszystkie potrzeby związane z digitalizacją całej firmy.