Jak obniżyć koszty szkolenia pracowników?

Dziennik Internautów (di.com.pl), Autor: Paweł Teper

Niezwykle istotnym czynnikiem rozwoju firmy jest podnoszenie umiejętności pracowników. Ostatnimi czasy dużo mówi się o KFS i możliwości pokrycia kosztów związanych ze szkoleniami. Jak to wygląda w praktyce oraz czy jest to jedyna opcja w procesie obniżenia kosztów rozwoju kadr?

Czym jest KFS?

KFS to skrót od Krajowy Fundusz Szkoleniowy. To jedna z wielu form wsparcia ze strony Urzędów Pracy. Finansują go sami pracodawcy - część składek, które wpłacane są na Fundusz Pracy trafia właśnie do KFS.

Nierzadko firmy szkoleniowe przesyłając ofertę informują, że KFS finansuje 100% kosztów szkolenia. Dotyczy to jednak tylko mikroprzedsiębiorstw czyli tych firm, które zatrudniają poniżej 10 pracowników, a ich roczny obrót lub suma bilansowa nie przekracza 2 mln euro. Większe firmy mogą liczyć na wsparcie na poziomie 80%, zaś brakujące 20% musi stanowić wkład własny.

O dofinansowanie może ubiegać się każdy przedsiębiorca prowadzący działalność na terenie Polski. W praktyce jednak każdy urząd indywidualnie określa zakres szkoleń oraz odbiorców, które mogą zostać sfinansowane z jego środków.

Przykładowe warunki jednego z urzędów

Wsparcie kierowane jest do sektorów: przetwórstwo przemysłowe, gospodarka magazynowa i transport oraz pomoc społeczna i opieka zdrowotna. O dofinansowanie mogą się starać osoby, które przez przynajmniej 15 lat wykonywały prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, a którym nie przysługuje prawo do emerytury pomostowej. Kolejną bardzo istotną kwestią jest fakt, iż uczestnicy szkoleń muszą być zatrudnieni na podstawie o umowę o pracę. Nie mogą być osobą współpracującą z firmą czy udziałowcem spółki lub członkiem organów zarządczych jednostki.

Nikogo raczej nie dziwi fakt, że nie podlegają finansowaniu szkolenia które rozpoczęły się przed złożeniem wniosku. Ponadto szkolenie z zakresu kompetencji miękkich, modnego ostatnio coachingu czy podstaw języka obcego, dofinansowania niestety nie otrzyma. Tak samo jest w sytuacji studiów czy organizacji sympozjów i konferencji - nawet branżowych. Oczywiście są to założenia teoretyczne, gdyż – jak wspomniałem wcześniej - każdy urząd ustala te warunki indywidualnie.

Należy pamiętać, że konieczne jest wskazanie pracownika (z imienia i nazwiska) który będzie brał udział w wybranym konkretnym szkoleniu. Niestety ograniczeniem jest relatywnie krótki termin składania wniosków - w niektórych przypadkach były to zaledwie 2 dni.

Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku następuje podpisanie umowy z urzędem. Większość umów posiada dodatkowe zapisy, które określają wymagany próg obecności na szkoleniach, określają częstotliwość korzystania ze szkoleń itp.. Kolejnym etapem jest przelanie środków na firmowe konto. Na koniec pozostaje już tylko realizacja szkolenia oraz przedstawienie stosownych dokumentów do właściwego Urzędu Pracy.

UWAGA! Niestety nie wszystkie Urzędy Pracy dają przedsiębiorcom możliwość skorzystania z opisanych wyżej środków. Czy jest zatem inna metoda obniżenia kosztów szkoleń?

Oczywiście, że tak - mogą to być np. platformy e-learningowe, czyli narzędzia które pozwalają organizować szkolenia w formie Distance Learning. Jest to technika dość wszechstronna, która wykorzystuje wszelkiego rodzaju interaktywne media elektroniczne. W rezultacie użytkownicy mogą odbywać szkolenia w atrakcyjny oraz wygodny dla siebie sposób, w dogodnym miejscu i czasie. Warte zauważenia jest to, iż liczne badania potwierdzają, że e-learning jest uważany za jedną z najbardziej skutecznych metod nauki.

E-learning w firmach

Dynamika współczesnego rynku wymaga swobody miejsca i czasu pracy. Poprzez to zwiększa się produktywność oraz zadowolenie pracowników. Ciężko obecnie wyobrazić sobie funkcjonowanie bez łatwego dostępu do aktualnych informacji. To samo tyczy się zdobywania i poszerzania wiedzy.

Z uwagi na fakt, iż z kursów online można korzystać w dogodnym dla siebie momencie, a nauce poświęcić dowolną ilość czasu, pracownicy nie muszą przerywać pracy, tracić czasu na dojazdy oraz nie popadają w frustrację, że dokładany jest im jeszcze jeden obowiązek, który rozbija ich dzień pracy. E-learning pozwala osobom zamieszkującym różne strefy czasowe, realizować na bieżąco wybrane szkolenia oraz wdrażać się w struktury przedsiębiorstwa. Wszyscy mają dostęp do aktualnej bazy wiedzy - w dowolnie wybranym, dogodnym momencie.

Wielu badaczy uważa, że z powodu dynamicznego upowszechnienia się internetu, urządzeń mobilnych, szumu komunikacyjnego czy wysokiego tempa życia, zmieniło się nasze podejście do otaczającej nas rzeczywistości. Potrzebujemy stałego dostępu do informacji, a jednocześnie szybko się nudzimy i niezwykle trudno nam utrzymać koncentrację. Poszukujemy mało angażujących, zwięzłych i łatwych w odbiorze informacji. Trend ten jest szczególnie zauważalny w social media. Największą popularnością cieszą się tam krótkie filmy, memy i zdjęcia. Rzadko zdarza się, żeby użytkownicy sięgali po dłuższe artykuły.

E-learning świetnie się wpasowuje w ten trend wykorzystując jego najważniejsze cechy do zwiększenia skuteczności procesu nauczania.

Tego typu forma szkoleń zdaje egzamin np. w kontekście zatrudniania nowych pracowników. Poza prezentacją produktów i usług można je wykorzystać do nauki procedur, standardów czy realizacji szkoleń BHP. Ponadto metody te są również bardzo często wykorzystywane do szkolenia personelu z dłuższym stażem pracy np. w przypadku wprowadzania nowego produktu na rynek. Co jest istotne, forma ta umożliwia bieżące monitorowanie postępów czynionych przez danego „ucznia”. Kolejnym niewątpliwym atutem jest możliwość bieżącego doskonalenia samego szkolenia. W tym celu niezwykle istotne mogą się okazać opinie zwrotne uczestników. Na wymuszanie wprowadzania takich modyfikacji wpływ ma również rozwój firmy i zmieniające się otoczenie rynkowe.

Tradycyjne szkolenie, w którym bierze udział np. tylko jeden dział, może zdezorganizować pracę całej firmy. System szkoleń opartych o technologie webowe jest rozwiązaniem opisanych uciążliwości, gdyż każdy bierze w nim udział w dogodnym dla siebie momencie. Pozwala też zaoszczędzić czas potrzebny na organizację, ale i dojazd na samo szkolenie. Nie wspominając już o kosztach honorarium trenera czy wynajmu ośrodka szkoleniowego, transportu, noclegów uczestników, wyżywienia etc. Z kolei nieograniczona ilość osób, które mogą brać udział w szkoleniu powoduje, że platformy te są coraz częściej wybieranym narzędziem nie tylko przez firmy, ale również przez uczelnie wyższe czy różnego rodzaju instytucje.

Ta forma szkolenia rzadko spotyka się z krytyką, jeśli jednak mowa o już o wadach, najczęściej wymienianą jest ograniczenie lub brak kontaktów międzyludzkich. Jest to jednocześnie cecha dzięki której e-learning zdobył takie zainteresowanie, ponieważ opiera się na indywidualnym zdobywaniu wiedzy. Z drugiej strony może to być ogromna zaleta, szczególnie dla osób które są nieśmiałe i czują się skrępowane w większej grupie ludzi.

Czy e-learning zupełnie zastąpi tradycyjne szkolenia? W wielu przypadkach może się tak stać, jednak są sytuacje, w których szkolenia tradycyjne mają znaczną przewagę. Tak czy inaczej – warto pomyśleć o e-learningu jako o sposobie na obniżenie kosztów funkcjonowania firmy. Zapraszam do skorzystania z wersji demonstracyjnej platformy e-learningowej i zapoznania się z pełnymi możliwościami platformy.