Ścieżki szkoleniowe a efektywność rozwoju pracowników

Zrozumiały program rozwoju zatrudnionej osoby, uporządkowany rozkład kursów i awansów to czynniki, które mają bezpośredni wpływ zarówno na motywację jak i zaangażowanie pracowników. Poznaj liczne korzyści z wdrożenia ścieżek szkoleniowych pracowników w platformie e-learningowej lub w intranecie.

Szereg oczekiwań i nadziei skupia się obecnie na e-learningu, który jest jednym z sektorów ICT – informacyjno-komunikacyjnych technologii o najwyższym wzroście oraz tam gdzie poczyniono duże inwestycje. Aktualnie wiele firm boryka się ze sporą rotacją pracowników w szczególności w ich początkowych okresach zatrudnienia. 16-22% osób w ciągu roku zmienia pracę z własnej woli – według danych firmy GroMar realizującej m.in. rozwiązania pomagające w edukacji online. Działania związane z budowaniem wizerunku marki pracodawcy, mają szansę podnieść retencję pracowników w firmie o 30 do 91% w pierwszym roku zatrudnienia – wynika z trendów prognozowanych na 2021 rok.

Żeby skutecznie podejmować działania Employer Brandingowe wewnątrz firmy, trzeba skupić się najpierw na procesie, w którym pracodawca ma za zadanie wesprzeć nowego pracownika we wdrożeniu się w funkcjonowanie miejsca zatrudnienia (onborading). Wiele takich czynności ma miejsce nawet przed dniem rozpoczęcia pracy przez nową osobę (preonboarding). Dzieje się tak dlatego, że niektóre z nich np. uzupełnienie dokumentów podatkowych czy ubezpieczeniowych, można wykonać za pomocą poczty elektronicznej.

Na szczęście właściciele firm mają teraz dużo większe możliwości związane z przeszkoleniem pracowników wewnątrz przedsiębiorstwa dzięki ciągłemu rozwojowi najróżniejszych narzędzi e-learningowych. Idealnie w tej roli sprawdza się moduł ścieżek szkoleniowych pracowników.
 

Co to jest szkoleniowa ścieżka pracownika?

Ścieżka szkoleniowa jest zbiorem edukacyjnych dokumentów firmowych oraz kursów tematycznych dopasowanych do konkretnych stanowisk. Inaczej mówiąc to dedykowany moduł do projektowania i zarządzania indywidualnymi planami rozwoju pracowników. Takie narzędzie to funkcjonalność wdrażana do platform e-learningowych i intranetowych.

Aktualnie najpowszechniejszą metodą jest wprowadzenie intranetowej platformy połączonej z e-learningiem. Rosnąca popularność takiego rozwiązania pośród średnich i dużych firm, ma swoją przyczynę. Przedsiębiorstwa, które zatrudniają setki czy tysiące pracowników – dzięki integracji powyższych platform zyskują prostą i praktyczną formę wewnętrznej komunikacji powiązaną z rozwojem personelu. Po wdrożeniu, każda z osób ma podgląd swoich dotychczasowych postępów, tabeli z wynikami, gdzie z łatwością ocenią kierunek swojego progresu.

Właściwe zarządzanie ścieżkami szkoleniowymi to narzędzie z wielkim potencjałem onboardingowym. Wszystkie tworzone ścieżki są na stałe wprowadzane do systemu. To pozwala wyeliminować kwestie związane z powtarzalnymi wdrożeniami dla każdego z nowo zatrudnionych pracowników. W późniejszym czasie kiedy ścieżka wymaga naniesienia zmian, nie ma konieczności budowania jej od zera - wystarczy przeprowadzić aktualizację treści i materiałów.
 

Każde stanowisko ma własną ścieżkę szkoleniową

Każda ze ścieżek powinna obejmować pulę elementów tematycznie dopasowanych do konkretnego stanowiska. Będą one zróżnicowane w stosunku do funkcji danego działu oraz zaawansowania posady. Oprócz tego, moduł służący zarządzaniu ścieżkami szkoleniowymi pozwala przewidzieć najefektywniejszy plan rozwoju pracownika. Dzięki niemu sprecyzowanie odpowiedniego czasu dla całości ścieżek i konkretnych etapów staje się znacznie prostsze i pewniejsze. Ramy te szacuje się, biorąc pod uwagę trudność planu, a także ilość elementów.

Poszczególne etapy ścieżki szkoleniowej muszą być dopasowane do odpowiednich stanowisk chociażby biorąc pod uwagę ich różniącą się specyfikę i branżowość szkoleń, przewidzianych wyłącznie dla konkretnych odbiorców. Mimo to niektóre elementy dotyczące ogólno-obowiązującej wiedzy w firmie (np. szkolenie BHP) mogą się powielać w różnych działach i stanowiskach. Jest to szczególnie ważne w momencie przeprowadzenia rekrutacji wewnętrznej, gdzie pracujące osoby mogą przemieszczać się między oddziałami w firmie.

W module ścieżek szkoleniowych można zachować wszystkie niezbędne informacje dotyczące pojedynczo przebytych etapów. Gdy pracownik będzie chciał się przenieść np. z zespołu marketingowego do działu handlowego, automatycznie przeskoczy etap, który występuje ponownie na nowej ścieżce i jest już oznaczony jako wykonany. Pozwoli to przyśpieszyć proces wykonywania całej ścieżki przez pracownika.

Efektywność ścieżki szkoleniowej vs pojedyncze szkolenia

Rozwój i kształcenie L&D (Learning&Development) jest głównym obszarem do sprawowania kontroli nad zasobami ludzkimi. Żeby prowadzić jasną komunikację wewnętrzną, każdy z pracowników powinien wiedzieć jak zachodzi proces L&D w danej firmie. Zdeterminowany plan rozwoju generuje widoczne zmiany w wydajności osób czy grup oraz lepsze przekazywanie własnych obserwacji i wiedzy. Jeśli pracownik otrzyma wgląd w zaplanowany harmonogram szkoleniowy będzie to miało pozytywny wpływ na realizowanie przez niego obowiązków. W łatwy sposób zorganizuje swój czas pracy wyznaczony na odbywanie ścieżki szkoleniowej pośród reszty zaplanowanych zadań.

W przypadku nieregularnych i niesystematycznie umieszczanych szkoleń pracowniczych może wkraść się organizacyjny zamęt. Oprócz tego, gdy dodamy pracownikowi wiele szkoleń w jednym momencie, bez ustalenia ram czasowych lub dokładnych terminów zakończenia poszczególnych etapów, doprowadzi to do zburzenia jego prywatnego harmonogramu pracy. Co za tym idzie, prawdopodobnie odbije się to negatywnie na wydajności pracownika.
 

Wysoki poziom Employer Brandingu

Firma Deloitte wykonała badanie, z którego wynika, że poczucie przynależności ma kluczowy wpływ na realizowane wyniki i efektywność – takiego zdania było aż 95% respondentów. Dzięki zastosowaniu modułu ścieżek szkoleniowych pracownicy otrzymują jasny i szczegółowy harmonogram rozwoju razem z wymaganymi materiałami, służącymi do uzyskania odpowiednich kompetencji na obecnym stanowisku. Takie działania to wyraźny komunikat pracodawcy, że wysoko ceni edukację i zaangażowanie personelu.

Za pomocą ścieżki szkoleniowej można również stosować przeróżne ankiety i przeprowadzać testy. Pozwala to przedsiębiorstwu identyfikować mocne strony zatrudnionych osób. Następstwem tego jest łatwiejsze podjęcie decyzji, kto może dostać awans. Nie można zapominać o sile jaką niesie marketing szeptany. To w jaki sposób będzie angażował się pracodawca w rozwój swoich pracowników, będzie oddziaływać na wewnętrzne postrzeganie marki. Dzięki badaniom Deloitte, możemy dowiedzieć się, że około 69% kandydatów nie będzie aplikować do firmy o słabej opinii – nawet wtedy jeśli obecnie nie są nigdzie zatrudnieni.

Jednolity system logowania

Najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest implementacja intranetu zintegrowanego z platformą e-learningową co daje firmie wymiernie większy potencjał funkcjonalny. Idealnym przykładem jest możliwość jednolitego logowania się do wewnętrznych modułów i systemów przez każdego pracownika danego przedsiębiorstwa.

Platformy wykorzystują katalog użytkowników AD, dlatego wszystkie logowania odbywają się za pomocą jednego zestawu danych indywidualnych dla każdej zatrudnionej osoby. Tym sposobem likwidujemy ryzyko zgubienia, zapomnienia lub pomylenia jednego z wielu posiadanych haseł, a więc też potrzebę interwencji administratorów w przypadku zablokowania dostępu do poszczególnych systemów.

Administratorzy dodają pracowników do katalogu z użytkownikami uwzględniając przydzielenie do właściwych dla nich działów, zespołów oraz stanowisk. Taki zabieg wraz z dokładnie wprowadzonymi ścieżkami szkoleniowymi pozwala skierować pracownika automatycznie do przeznaczonego planu rozwojowego. W efekcie pozwoli to m.in. ograniczyć wydatki, w dużym stopniu zmniejszyć czas pracy administratorów czy zminimalizować potencjalne błędy, które mogą się pojawić w momencie nadawania uprawnień.

Podsumowanie rezultatów ze ścieżki szkoleniowej

Nadzorowanie prawidłowego przebiegu Learning&Development zatrudnionych osób jest bardzo ważne i jak najbardziej możliwe. Wystarczy, że przydzielimy odpowiedniego opiekuna do każdej ze ścieżek. Najlepiej sprawdzi się dopasowanie pracownika z konkretnego oddziału przedsiębiorstwa, aby jego opinia na temat efektów realnie odnosiła się do wymagań na danym stanowisku.

Ogólne i szczegółowe raporty wyników

Wyznaczeni opiekunowie ścieżek szkoleniowych otrzymują cotygodniowy raport ogólny pracowników. Nierzadko przychodzi im kontrolować przebieg rozwoju kilku lub kilkunastu osób jednocześnie. Częste analizowanie szczegółowych informacji i wyników zabiera zbyt wiele czasu, dlatego cotygodniowe raporty zawierają tylko niezbędne informacje. Opiekun dostaje powiadomienie dotyczące części, które zostały już zrealizowane, (ilość elementów, temat, czas realizacji) i podgląd, na jakim etapie wykonania kolejnych znajduje się pracownik.

Precyzyjne dane o wynikach i rezultatach jakie pracownik osiąga z poszczególnych elementów planu, opiekun otrzymuje osobno. Co więcej, osoba odpowiedzialna za dany harmonogram szkoleniowy dostaje wyczerpujące podsumowanie z wykonanej w całości ścieżki, które zawiera m.in. aktualne miejsce pracownika w rankingach, liczbę uzyskanych punktów itd.

Powiadomienia dla szkolonych pracowników

Zatrudnione osoby mają możliwość dopasować sobie idealny podgląd bieżących efektów szkolenia. Mogą to zrobić w głównym widoku platformy. Jeśli jednak pracodawca weźmie pod uwagę codzienny natłok zajęć, spotkań itp. bardzo pomocny będzie harmonogram komunikatów. Dzięki niemu przychodzące powiadomienia o tym ile czasu pozostało na wykonanie poszczególnych części ścieżki lub o pojawieniu się nowego elementu, mogą widocznie zoptymalizować system pracy.

Określony czas na wykonanie każdego etapu ścieżki szkoleniowej

Nadrzędnym celem ścieżki szkoleniowej jest praktyczne i merytoryczne wdrożenie zatrudnionej osoby w obecne i przyszłe obowiązki. Harmonogram ścieżki rozwoju pracownika jest najefektywniejszy, jeśli rozdzielimy go na mniejsze odrębne części.

Przykładowy układ elementów ścieżki szkoleniowej dla nowego pracownika

• Pracownik zaczyna realizację wdrożeniowej ścieżki szkoleniowej i poznaje obowiązujące zasady, schemat organizacyjny firmy, regulamin BHP, listę osób kontaktowych, w przypadku różnych sytuacji.
• Pracownik dostaje upoważnienia do wglądu w dokumenty przedsiębiorstwa oraz przechodzi kurs jak i gdzie szukać plików. Na koniec sprawdza się czy nowy pracownik wie gdzie znaleźć potrzebne mu dokumenty.
• Dni przeznaczone na szkolenia – w szczególności wdrażające w specyfikę stanowiska. Pod koniec tygodnia pracownik przechodzi przez kilka testów oraz wypełnia ankiety.

Biorąc pod uwagę różnorodność etapów ścieżki szkoleniowej i cechy charakterystyczne dla poszczególnych szkoleń, całość wymaga zróżnicowania czasowego. Z tego względu w module zarządzania ścieżkami szkoleniowymi z łatwością można dopasować czas realizacji do konkretnych etapów np. zapoznanie się z treściami wdrożeniowymi może potrwać dwa dni, a później osoba może przystąpić do kolejnych, bardziej wymagających elementów o przedłużonym terminie wykonania do 5 dni.

Może się zdarzyć, że kilka kursów np. sprzedażowych łączą procedury handlowe zróżnicowanych produktów, co pozwala na powiązanie tematu w jedną całość. Żeby zapamiętać i utrwalić pozyskaną wiedzę, trzeba zrobić kilka dni odstępu pomiędzy etapami. Podczas trwania przerwy nie ma przeszkód przed wypełnieniem ankiety czy testu wiedzy. Pracownicy mogą w każdym momencie sprawdzić swoje rezultaty, pozostały czas na ukończenie bieżącego szkolenia lub mieć wgląd do następnych.
 

Dedykowany moduł ścieżek szkoleniowych zaprojektowany według potrzeb Klienta

Przed przystąpieniem do projektowania i przygotowania struktury oraz treści szkoleń, szczególnie ważna jest kompleksowa analiza wewnętrzna firmy. Bez właściwego rozpoznania wymagań przedsiębiorstwa, stworzenie skutecznych ścieżek szkoleniowych dla najróżniejszych stanowisk to niepotrzebne ryzyko i ogromne wyzwanie. Do przygotowania dedykowanego modułu, który będzie idealnie spełniać indywidualne oczekiwania Klienta trzeba wziąć pod uwagę kilka podstawowych czynników:

• Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa – płaska czy wielopoziomowa,
• Wielkość firmy i ilość pracowników,
• Sektor lub branża działalności,
• Istotne wytyczne i cele w działaniach HR,
• Sfera jego działalności – krajowa czy międzynarodowa
   

Łączenie intranetowych funkcjonalności

Ścieżki szkoleniowe pracowników są bardzo wartościowym elementem intranetu lub e-learningu. Jeśli jednak chcemy zapewnić maksymalną jakość doświadczeń pracowników z wewnętrznym Employer Brandingiem, warto połączyć ten moduł z innymi funkcjonalnościami dostępnymi w platformie e-learningowej. W tym przypadku idealnie sprawdzą się grywalizacje.

Dzięki nim, zatrudnione osoby mogą zapisywać swoje wyniki czy zbierać punkty. Rezultaty osób, które uczestniczą w tej samej ścieżce, będą widoczne w postaci rankingów. Klasyfikacja ta pozwoli na zdobycie poszczególnych odznak przyznawanych jednej osobie w miesiącu za najlepszy wynik w różnych kategoriach np. „Młodszy sprzedawca” czy „Nowozatrudniony”. Oprócz tego punkty sumują się, co pozwala na zdobycie prezentów czy bonusów.

Jest kilka kroków, które są wstępnym wymogiem pomyślnej grywalizacji w firmie, np. zaprojektowanie gry w sposób społeczny, zaangażowanie pracowników do grywalizacji za pomocą różnorodnych materiałów czy posłużenie się konkurencyjnym charakterem zatrudnionych osób.

Korzyści płynące z zastosowania modułu ścieżek szkoleniowych do firmowego intranetu lub osobnej platformy e-learningowej:

Według raportu #TRENDYHR_202021 – (R)ewolucje HR Agencji Grow 62% sprawdzonych firm, ma w planach poprawić swoją wewnętrzną komunikację. 46% z nich chciałoby zdecydowanie poprawić zaangażowanie pracujących osób. Ścieżki szkoleniowe pracowników pomagają zainwestować w jasny schemat rozwoju pracowników, a także stworzyć przewagę konkurencyjną. Do korzyści wynikających z wprowadzenia ścieżek szkoleniowych możemy zaliczyć:

• Przejrzysta struktura postępów pracownika,
• większa wydajność i zaangażowanie,
• utożsamienie pracownika z wartościami firmy,
• oszczędność czasu - redukcja czasochłonnych powtarzających się czynności oraz potencjalnych błędów,
• zaoszczędzenie czasu administratorów,
• kompleksowe doświadczenie rozwojowe pracownika dzięki łączeniu różnych elementów szkoleniowych,
• system weryfikacji postępu pracownika na ścieżce rozwoju,
• efektywne zredukowanie rotacji wartościowych pracowników.