Co wziąć pod uwagę, projektując swój intranet?

Czym jest intranet?

Intranet, czyli narzędzie komunikacji wewnętrznej to jedno z rozwiązań wykorzystywanych przez nowoczesne przedsiębiorstwa w celu poprawy przepływu informacji.

• Implementacja tego rozwiązania może przynieść wiele korzyści, takich jak na przykład wzrost zaangażowania i produktywności pracowników czy też redukcję kosztów związanych
  z prowadzeniem szkoleń i drukowaniem dokumentów. Więcej na temat działania narzędzi intranetowych i ich zalet pisaliśmy w artykule:
  Rola intranetu w procesach HR i onboardingu nowych pracowników.

Osiągnięcie benefitów wynikających z wdrożenia intranetu będzie możliwe wyłącznie wtedy, gdy implementowane rozwiązanie będzie odpowiednio zaprojektowane. Co jednak tak naprawdę sprawia, że konkretny intranet możemy określić jako dobry?

Chcesz wdrożyć intranet w swojej firmie?
Skontaktuj się z naszym specjalistą i powiedz, czego potrzebuje Twój biznes.

Dobry intranet, czyli jaki?

Nowoczesne narzędzia komunikacji wewnętrznej stosowane w firmach coraz częściej oferują wiele różnych funkcjonalności mających usprawniać konkretne obszary działania przedsiębiorstwa. Organizacje zastanawiające się nad wdrożeniem takiego oprogramowania obserwują więc najlepsze korporacyjne rozwiązania intranetowe i próbują zaprojektować systemy, które będą je naśladować.

Czy takie podejście jest jednak właściwe? W większości przypadków nie.

Dobry intranet to bowiem nie taki, który zapewnia wszystko to, co popularne systemy, a taki, który dostarcza funkcjonalności potrzebne danej firmie i umożliwia jej osiągnięcie własnych celów.

Projektowanie intranetu – o tym musisz pamiętać

Jak jednak wdrożyć intranet odpowiednio dopasowany do wymagań danego przedsiębiorstwa? Pomóc w tym może nam uwzględnienie kilku rad, które okazały się skuteczne w przypadku wielu naszych realizacji.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze wskazówki pozwalające na zaprojektowanie efektywnych narzędzi intranetowych.

Poznaj potrzeby organizacji i pracowników

Firmy, które decydują się na samodzielne wdrożenie intranetu, nie zawsze zdają sobie sprawę z realnych potrzeb wszystkich swoich pracowników.

Problem ten jest szczególnie nasilony w przypadku średnich i dużych organizacji posiadających bardzo złożoną strukturę. Aby uniknąć sytuacji, w których gotowe narzędzie nie będzie spełniało oczekiwań pracowników, warto najpierw dokładnie przeanalizować ich oczekiwania i wyznaczyć jasne cele, jakie ma realizować nowy system.

Audyt wykonany przed projektowaniem intranetu, powinien więc zostać połączony z zebraniem opinii naszych pracowników o tym, jakie funkcjonalności mogłyby ułatwić wykonywanie ich zadań. Pozyskana w ten sposób wiedza umożliwi nam dopasowanie oprogramowania do realnych potrzeb firmy i zwiększenie jego użyteczności.

Zadbaj o design i UX intranetu

Gdy dowiemy się już, jakie funkcjonalności ma oferować intranet, będziemy mogli rozpocząć projektowanie systemu. Na tym etapie niezmiernie istotne będzie to, by system nie tylko pozwalał na realizację określonych zadań, ale także zapewniał jak najwyższą czytelność i intuicyjność. Już pierwsze zetknięcie ze skomplikowanym lub nieatrakcyjnym wizualnie intranetem może zniechęcić pracowników.

Konieczne będzie więc zaprojektowanie czytelnej i zgodnej z potrzebami organizacji struktury strony. Musimy również zadbać o to, by strona główna i inne zakładki intranetu zawierały jedynie niezbędne elementy. W niektórych przypadkach nadmiar informacji może bowiem działać rozpraszająco.

Ostatnią kwestią, o której powinniśmy pamiętać na tym etapie pracy, jest zaprojektowanie odpowiedniego designu. Ważne może okazać się to, by był on nie tylko atrakcyjny, ale także dopasowany do identyfikacji wizualnej firmy.

Zapewnij efektywność i bezpieczeństwo systemu

Aby działający w naszej organizacji intranet sprostał wymaganiom pracowników i wspomógł realizację naszych celów, system musi działać bezawaryjnie i zapewniać bezpieczeństwo. To właśnie dlatego wiele przedsiębiorstw decyduje się na powierzenie tworzenia systemu organizacjom zewnętrznym.

Skuteczność takiego podejścia możemy zaobserwować na przykładzie najlepiej ocenianych systemów zarządzania komunikacją wewnętrzną w firmie. Zgodnie z wynikami najnowszego raportu Norman Nielsen Group pt. „Intranet Design Annual: 2023”, aż 7 z 10 najlepszych intranetów zostało stworzonych przy współpracy z agencjami zewnętrznymi.

Eksperci w dziedzinie projektowania intranetu, tacy jak Ideo, są bowiem w stanie zarówno zadbać o technologię, zaproponować niezbędne funkcjonalności oraz wspierać klienta przy wdrożeniu intranetu.

Posegreguj content i unikaj duplikowania treści

Aby ułatwić pracownikom odnalezienie potrzebnych im zagadnień, intranet musi mieć czytelną i logicznie skonstruowaną architekturę treści, jak również strukturę. Dobrym pomysłem może okazać się posegregowanie informacji nie tylko ze względu na kategorię, ale także na ich docelowego odbiorcę. Ważną kwestią będzie jednak unikanie duplikowania treści. Jest to niezbędne dla zapewnienia porządku, przejrzystości i wiarygodności informacji.

Daj pracownikom możliwość wypowiedzi

Jednym z ważnych powodów, dla których firmy decydują się na wdrożenie intranetu, jest chęć usprawniania komunikacji wewnętrznej. Aby jednak implementowane narzędzie naprawdę pozwalało na realizację tego celu, warto zadbać o to, by pracownicy również mieli możliwość generowania treści.

W zależności od specyfiki danej organizacji, dwustronna komunikacja może być realizowana na przykład w formie komentarzy, reakcji “lubię to” pod postami, czy nawet wstawiania wpisów blogowych. Takie rozwiązanie umożliwi pracownikom wyrażanie swojej opinii oraz pozwoli na budowanie przez pracowników bazy wiedzy.

Mierz wskaźniki i wprowadzaj zmiany

Monitorowanie poszczególnych Kluczowych Wskaźników Efektywności (KPI) pozwoli na weryfikację, czy mające wspierać komunikację wewnętrzną w firmie narzędzia faktycznie przynoszą nam oczekiwane rezultaty. Warto pamiętać, że mierzone wartości powinny być odpowiednio dobrane do specyfiki organizacji oraz wyznaczonych przez nie celów.

Jakie przykładowe wskaźniki możemy jednak uwzględnić? Może być to między innymi:

• liczba aktywnych użytkowników intranetu;
• liczba wyświetleń poszczególnych podstron;
• liczba wpisów generowanych przez użytkowników;
• poziom zadowolenia zatrudnionych osób;
• oszczędność kosztów związanych ze szkoleniami i onboardingiem.

Zastanawiasz się, jak dostosować intranet do potrzeb Twojej firmy?
Umów się na konsultację, podczas której nasi eksperci opracują najlepsze rozwiązanie.

Wybierz Intranet skrojony na miarę Twoich potrzeb

Dzięki zastosowaniu się do powyższych rad wdrażająca intranet firma znacznie zwiększy szansę na realizację swoich celów biznesowych. W przypadku wielu średnich i dużych przedsiębiorstw konieczne może być jednak uwzględnienie także innych czynników.

Jeżeli zależy Wam na uzyskaniu spersonalizowanego, w pełni dopasowanego do specyfiki organizacji oprogramowania, warto powierzyć jego tworzenie specjalistom Ideo. Zdecydowanie zwiększą się szanse, że wdrożony intranet będzie wydajny i bezpieczny oraz zapewni wszystkie niezbędne funkcjonalności.