Efektywna komunikacja wewnętrzna: jak poznać potrzeby zespołu?

W dobie cyfrowej transformacji efektywna komunikacja wewnętrzna staje się fundamentem sukcesu każdej organizacji. Wyobraźmy sobie firmę jako dobrze naoliwioną maszynę, której każdy trybik musi współpracować, aby osiągnąć wspólny cel.

Istotnym narzędziem w kontekście efektywnej współpracy będzie intranet, który jako wewnętrzna sieć firmowa łączy wiele obszarów pracowniczych, usprawnia komunikację i poprawia efektywność pracy.

W artykule przyjrzyjmy się ważnemu problemowi, jakim jest brak wiedzy na temat potrzeb komunikacyjnych pracowników.

Każda technologia, system czy narzędzie, które wprowadzamy w firmie, wymaga odpowiedniego przygotowania technicznego, środowiskowego, funkcjonalnego. Bez wcześniejszej analizy, badań i odpowiedniej komunikacji, sama implementacja będzie (mimo, że wdrożona poprawnie) mało efektywna.

Dlaczego? Jeśli pracownicy nie zrozumieją, jak nowy system komunikacji wewnętrznej w firmie pomoże im w pracy, mogą go niechętnie używać, co obniży efektywność wdrożenia. Informowanie pracowników o planowanych zmianach, ich roli w procesie oraz korzyściach płynących z nowego systemu jest kluczowe.

Chcesz dowiedzieć się, jak dobrze komunikować w organizacji rozproszonej?
Sprawdź nasz bezpłatny poradnik intranetowy

Intranet i identyfikacja jego użytkowników

Nowoczesna komunikacja wewnętrzna to przede wszystkim sprawny przepływ informacji. Intranet, jako źródło tych informacji, wspiera i ułatwia komunikację na każdym poziomie. Aby jednak spełniał dobrze swoją funkcję, warto wcześniej odpowiedzieć na następujące pytania:

• Kim są obecni lub przyszli użytkownicy intranetu?
• Jakie zadania wykonują na co dzień?
• Jakie dane i funkcjonalności są im potrzebne?
• W jaki sposób obecnie zdobywają potrzebne informacje?
• Jakie mają nawyki związane z ich poszukiwaniem?
• Czy dostęp do zasobów firmowych powinien być różnicowany (np. na podstawie grup lub profili dostępu)?
   

Projektując system intranetowy, warto przeprowadzić ankiety i wywiady wśród pracowników, aby dokładnie zrozumieć ich potrzeby. Dobrze jest również zaprosić do udziału w procesie wdrożenia pracowników z różnych działów, którzy mogą pełnić rolę liderów. Ich zadaniem będzie nie tylko pomaganie we wdrożeniu, ale także przekonywanie innych pracowników o korzyściach wynikających z nowego systemu.

Przeprowadzenie dogłębnego badania potrzeb komunikacyjnych pozwala na stworzenie intranetu, który nie tylko usprawnia komunikację wewnętrzną, ale także zwiększa zaangażowanie pracowników, poprawia ich efektywność i wspiera kulturę organizacyjną.

Wszystko to ma na celu zapewnienie jak najlepszych doświadczeń pracownika (digital employee experience) związanych z korzystaniem z cyfrowego środowiska pracy (digital workplace).

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat samego intranetu?
Zobacz więcej: Platforma komunikacji i wsparcia procesów biznesowych

Komunikacja wewnętrzna - wybrane metody badań potrzeb pracowników

Badanie potrzeb komunikacyjnych stanowi kluczowy krok w procesie tworzenia efektywnego intranetu. Dzięki niemu możliwe jest zidentyfikowanie obszarów, które wymagają usprawnień oraz zrozumienie, jakie funkcje i narzędzia będą najbardziej przydatne dla pracowników.

Poniżej przedstawiamy wybrane metody badań potrzeb komunikacyjnych pracowników. Pamiętajmy jednak, że sposób zbierania danych i opinii będzie zależny m.in. od wielkości organizacji czy pożądanych rozwiązań.
 

Ankieta

Jest to jedna z najbardziej podstawowych metod i zarazem najtańszych rozwiązań. W ankiecie opracowujemy pytania i kwestie nakierowane na rozpoznanie potrzeb komunikacyjnych pracowników.

Zazwyczaj tego typu metody mają charakter zanonimizowany, co ułatwia pracownikom udzielenie szczerych odpowiedzi. Po wyznaczonym czasie ukończenia badania zbieramy wszystkie informacje, analizujemy i wyciągamy wnioski.

Indywidualne wywiady pogłębione

Jedna z najlepszych metod, czyli indywidualne rozmowy z pracownikami. Nie jest to jednak zwykła, luźna konwersacja, ale rozmowa według pewnego schematu, scenariusza, który pozwoli poznać potrzeby, motywację czy problemy pracowników.

Podczas takiego wywiadu pogłębiamy zagadnienia, które są dla nas i pracowników istotne. Mogą to być przykładowo pytania: z jakich spraw, tematów najczęściej korzystają, do jakich zagadnień potrzebują mieć szybki dostęp, jakie problemy napotykają podczas załatwiania danej sprawy czy realizacji zadania, czego im brakuje.

Następnie zebrane informacje są poddawane analizie, podczas której zwracamy uwagę na pewne wzory, czy powtarzające się problemy. Wyciągnięte wnioski posłużą nam jako swego rodzaju wskazówki do zaprojektowania skutecznego intranetu.

Wywiady grupowe

Podczas tego badania tworzy się grupy zazwyczaj od 5 do 10 osób i rozpoczyna się dyskusję w sposób kontrolowany przez moderatora. Ma on za zadanie tak pokierować dyskusją, żeby zwrócić uwagę na istotne tematy czy problemy.

W trakcie takiego spotkania uczestnicy wyrażają swoją opinię, problemy, postawy, które następnie zbieramy, analizujemy i wyciągnięte wnioski wykorzystujemy do stworzenia praktycznej platformy komunikacyjnej.

Badania etnograficzne

Metoda polega na obserwacji przyszłych użytkowników intranetu w ich środowisku pracowniczym. W trakcie tego badania możemy zobaczyć, jak pracownicy radzą sobie podczas codziennej pracy np. z obecnym systemem komunikacji wewnętrznej w firmie lub bez żadnego zaimplementowanego rozwiązania.

Takie obserwacje są bardzo interesujące z punktu widzenia projektantów intranetu, gdyż są dla nich źródłem wiedzy zarówno o tym co jest problematyczne, czego brakuje, jak i które rozwiązania są przez pracowników doceniane. Na podstawie takich informacji możemy stworzyć odpowiednie funkcjonalności w intranecie.

Warsztaty strategiczne

Tego typu spotkania są zazwyczaj dedykowane szerszej grupie odbiorców – zarówno docelowym użytkownikom intranetu, jak również wszystkim zaangażowanym w sam proces tworzenia platformy intranetowej, jak np. projektanci, administratorzy, team leaderzy. Taki rodzaj badania jest niezwykle cenny pod kątem informacyjnym.

Warsztaty obejmują przedstawienie efektów analiz oraz propozycje odpowiednich rozwiązań. Następnie uczestnicy mogą dowiedzieć się, w jaki sposób dane funkcjonalności czy omawiane rozwiązania mogą wykorzystać w swojej codziennej pracy.
 

Komunikacja wewnętrzna w trakcie wdrażania intranetu

Tak naprawdę ilu pracowników, tyle potrzeb, problemów i oczekiwań. Niestety nie ma jednego właściwego rozwiązania, które zadowoli wszystkich. Jak zatem sprostać temu wyzwaniu i zadbać o to, aby komunikacja wewnętrzna była spójna oraz efektywna? Najważniejsze jest profesjonalne podejście, które zakłada:

• informowanie pracowników o nadchodzących zmianach,
• zaangażowanie ich w proces tworzenia platformy intranetowej,
• organizację odpowiednich szkoleń,
• zapewnienie wsparcia powdrożeniowego.
   

Informowanie pracowników o chęci przeprowadzenia badań i wyjaśnienie w jakim celu będą zbierane dane jest kluczowe w prawidłowej komunikacji wewnętrznej w firmie. Dzięki takiemu podejściu poczują się częścią tego procesu i chętniej zaangażują się w poszczególne etapy tworzenia platformy intranetowej. Istotne jest nie tylko wsparcie i szkolenia przed samym wdrożeniem, ale i opieka powdrożeniowa w razie zaistniałych problemów, pytań czy wątpliwości.
 

Wdrożenie intranetu w oparciu o potrzeby zespołu – korzyści

Dzięki opisanym powyżej metodom badań możemy uzyskać solidne podstawy do stworzenia efektywnej platformy intranetowej, dedykowanej konkretnym potrzebom pracowników i dowiedzieć się jak poprawić komunikację wewnętrzną w firmie.

• Koncentrując się na użytkowniku, jego realnych problemach, oczekiwaniach czy motywacjach, w dość znaczący sposób minimalizujemy ryzyko wdrożenia nieefektywnego czy niepraktycznego cyfrowego narzędzia.
   
• To z kolei bezpośrednio łączy się z kolejną korzyścią, jaką jest oszczędność czasu i pieniędzy. Dzięki konkretnym wskazówkom i wytycznym mamy pewność, że zaprojektowany intranet i jego funkcjonalności będą realnie odpowiadały na potrzeby jego użytkowników, którzy z pełnym zaangażowaniem i satysfakcją będą z niego korzystać, a dobrze zaprojektowane narzędzia przyczynią się do uzyskania ekonomicznych korzyści.
   
• Jeśli mowa o zaangażowaniu, to jest to niewątpliwie kolejna istotna korzyść. Odpowiednia komunikacja wewnętrzna i przeprowadzone badania budują aktywną społeczność skupioną wokół celu, dzięki czemu dalsze działania prowadzą do stworzenia efektywnego narzędzia.
   
• Warto wspomnieć również o budowaniu pozytywnych, cyfrowych doświadczeń pracowników, tzw. digital experience employee. Nowoczesne podejście do cyfrowego świata, które tak naprawdę jest obecnie nieodłącznym elementem każdej firmy, sprawia, że pracownicy chętniej korzystają z dostępnych narzędzi do komunikacji wewnętrznej i napotykają mniej problemów podczas ich użytkowania.
   

Podsumowanie

Projektowanie efektywnego intranetu oparte na badaniu potrzeb komunikacyjnych to proces, który wymaga staranności, czasu i zaangażowania. Kluczowym elementem sukcesu jest gruntowna analiza potrzeb użytkowników, która pozwala na stworzenie narzędzia dostosowanego do specyficznych wymagań organizacji i realnych problemów pracowników. W ten sposób staje się on integralną częścią ich codziennej pracy, a komunikacja wewnętrzna ulegnie znacznej poprawie. To inwestycja, która z pewnością przyniesie długofalowe korzyści.