Rozwiązania dedykowane czy pudełkowe? Czym się kierować przy decyzji?

Oprogramowanie w każdej firmie może spełniać nieco inne wymagania. To co niezmienne to wsparcie ogólnych działań oraz potrzeb przedsiębiorstwa, które można wyróżnić na podstawie bazowych kategorii.

Branża działalności, wielkość firmy i cele biznesowe – to fundamentalne wymagania, które firma realizuje za pomocą odpowiedniego zaplecza IT.

Decydując się na cyfryzację firma zawsze staje przed wyborem – skorzystać z gotowych systemów czy stworzyć aplikacje w ramach usług typu outsourcing IT?

Czym jest oprogramowanie dedykowane?

Oprogramowanie dedykowane powstaje w odpowiedzi na indywidualne potrzeby firmy. Projektując od podstaw jesteś w stanie uwzględnić 100% wszystkich, uzasadnionych biznesowo, celów oraz potrzeb Twojej organizacji.

Dopasowanie tworzonego narzędzia do indywidualnych potrzeb jest możliwe dzięki analizie przedwdrożeniowej, w ramach której Zespół Deweloperski analizuje wraz z Klientem specyfikę branży, poznaje działalność firmy oraz zapoznaje się z potrzebami i celami biznesowymi przedsiębiorstwa.

Analiza ta jest bardzo ważnym etapem powstawania oprogramowania, daje możliwość lepszej kontroli całego projektu i zapobiega wielu problemom na etapie realizacji.
 

Dzięki analizie nasz Zespół otrzymuje kompletne informacje czego oczekuje Klient i jak spełnić te wymagania. Często zdarza się, że na tym etapie potrzeby Klienta okazują się tożsame z istniejącymi już, dostępnymi rozwiązaniami, dzięki którym proces wdrożenia będzie o wiele krótszy, a koszt realizacji projektu niższy.

W wielu wypadkach obowiązujące w przedsiębiorstwie zasady, procedury i procesy obiegu dokumentów mogą wiązać się z koniecznością kupienia kilku gotowych produktów. Co prawda proces tworzenia rozbudowanego systemu dedykowanego może trwać kilka miesięcy, ale daje pewność odpowiedzi na potrzeby Klienta. Co istotne, tego typu rozwiązanie jest jest systemem rozwojowym,a to daje możliwość łatwiejszej rozbudowy platformy przyszłości.

Oprogramowanie dedykowane ma liczne przewagi nad systemem out of the box (ootb). Klient może zaplanować wszystkie funkcjonalności odpowiadające jego potrzebom, może zrezygnować z danego elementu w trakcie testowania lub rozbudować daną funkcjonalność, która jest dla jego firmy kluczowa. Umożliwia to 100% dopasowanie tworzonego systemu do potrzeb biznesowych. Gotowe produkty mogą jedynie w pewnym stopniu sprzyjać specyfice firmy.

Czy istnieją rodzaje rozwiązań dedykowanych?

Profesjonalny Software House nie posiada zamkniętego katalogu możliwości, ponieważ jest w stanie opracować dowolny, zindywidualizowany system czy też aplikację. Na podstawie naszego doświadczenia możemy wyróżnić kilka kategorii systemów, które najczęściej wybierają nasi klienci.

• CMS (Content Management System) – tego rodzaju platformy są wykorzystywane do zarządzania treścią w serwisie czy portalu internetowym.
• CRM (Customer Relationship Management) – te systemy pozwalają na zarządzanie kontaktami np., z beneficjentami usprawniając kontakt między przedstawicielem a końcowym odbiorcą.
• ERP (Enterprise Resource Planning System) – to grupa systemów oparta o bazę danych do zarządzania zasobami i procesami w każdym obszarze działalności przedsiębiorstwa.
• Programy lojalnościowe – programy personalizowane na potrzeby kampanii Klienta
• Platformy B2B/B2C
• Aplikacje mobilne
• WMS – aplikacja magazynowa umożliwiająca liczne integracje z systemami ERP
• DAM – te platformy wspierają zarządzanie zasobami cyfrowymi, obejmują także współpracę z partnerami biznesowymi np. w celach biznesowych
• PIM – tego rodzaju systemy są wykorzystywane do innowacyjnego zarządzania bazą produktową.
• Liczne integracje

Jak przebiega proces tworzenia dedykowanego rozwiązania?

Jak już wcześniej wspominaliśmy warto postawić na analizę przedwdrożeniową z w wyniku której powstaje projekt funkcjonalny. Zespół Deweloperski wraz z Klientem omawia założenia projektu, na postawie którego zespół przygotowuje projekt funkcjonalny zawierający wszystkie najważniejsze funkcjonalności i elementy znajdujące się w dedykowanym systemie.

Nasze zespoły pracują w oparciu o metodykę Agile, dzięki temu Klient może ustalić priorytety i etapy tworzenia poszczególnych elementów z możliwością testowania każdego z nich. Taki system organizacji pracy pozwala na ścisłe współprace Klienta z naszym zespołem dzięki czemu każdy element jest sprawdzany szczegółowo pod kątem spełnienia oczekiwań.

Regularna komunikacja jest kluczem do zrozumienia wymagań i oczekiwań Klienta. Rozwiązanie szyte na miarę pozwala odzwierciedlić procesy zachodzące w przedsiębiorstwie integrując się z zewnętrznymi programami, które już funkcjonują w firmie Klienta. Integracja jest stałym elementem współpracy z Software House’em dzięki czemu zaplecze IT ze strony Klienta nie jest konieczne.

Jakie integracje realizujemy najczęściej?

• produktowe – integracje z katalogiem produktów (PIM – Product Information Management)
• logistyczne – z dostawcami, systemami płatności lub systemami ratalnymi
• komunikacyjne – tego rodzaju integracje pozwalają na kontakt w czasie rzeczywistym z internautami, informując ich o statusie realizacji zamówienia,
• magazynowe – integracje z bazą produktową
• wsparcie sprzedaży – integracje z systemami typu marketplace, porównywarkami cenowymi itp.
• biznesowe – z integracje z systemami typu CMS

Rozwiązanie pudełkowe

Do takich rozwiązań zalicza się silnik blogowy WordPress oraz silniki sklepowe takie jak Magento lub Prestashop. Czym jest rozwiązanie pudełkowe?

Out of the box można kupić – w formie abonamentu lub jednorazowo i zacząć od razu używać. Rozwiązania pudełkowe to systemy gotowe do użytku. Po zakupie od razu można przejść do instalacji i konfiguracji narzędzia – to bez wątpienia duża zaleta.

W przypadku gotowych rozwiązań mamy pewność aktualizacji, dzięki czemu nasz produkt czy też usługa jest regularnie optymalizowana i usprawniana, jednak tutaj nie zawsze aktualizacja jest w cenie zakupu/ abonamentu. Często zdarza się, że jest to dodatkowo płatne.

Klient, jeśli zdecyduje się na out of the box ma możliwość wybrania jednego z kilku pakietów, które są podzielone na podstawie ceny i dostępnych dla Klienta funkcjonalności. Jeśli firma potrzebuje prostych rozwiązań, ponieważ dopiero zaczyna swoją przygodę z e-biznesem w zupełności wystarczą jej podstawowe funkcjonalności dostępne w atrakcyjniejszych cenach.

Natomiast firmy wymagające dostępu zaawansowanych funkcji będą potrzebowały wyższych pakietów a nawet wykupienia wtyczek, które rozszerzą możliwości oprogramowania. Wśród wielu zalet rozwiązań pudełkowych znajdują się mniej atrakcyjne aspekty. Przed wszystkim warto wspomnieć tu o podatności na ataki hakerskie.

Tego typu rozwiązania są popularne, przez co hakerzy mają większe możliwości zwłaszcza dla rozwiązań, których oprogramowanie nie jest aktualizowane. Brak aktualizacji wtyczek czy też samego oprogramowania jest niczym otwarta furtka dla hakera, który może chcieć zaburzyć nasz wizerunek z wielu powodów.

Out of the box to rozwiązanie idealne na start dla firm, które potrzebują narzędzia, aby funkcjonować w sieci i rozpocząć swoją karierę.

Kiedy dedykowana aplikacja jest lepsza od rozwiązania pudełkowego?

Odpowiedź na to pytanie jest bardzo indywidualna. Każda firma może mieć inne oczekiwania i inną grupę docelową co może wpływać na wybór funkcjonalności i możliwości oprogramowania.

Choć czasami możemy mówić o pewnych tendencjach. Zauważalne jest, że systemy klasy ERP często sprawdzają się jako gotowe rozwiązania. Dzieje się tak dlatego, że dopiero podczas korzystania z tego rodzaju systemu Klient uświadamia sobie potrzeby w tym zakresie, które to oprogramowanie nie spełnia.

Jakie są różnice między gotowym a dedykowanym rozwiązaniem?

Rozważając wybór oprogramowania warto określić budżet jakim dysponujemy oraz wybrać funkcjonalności „must have”, które są kluczowe dla poprawnego działania i spełnienia celów biznesowych założonych przez przedsiębiorstwo.

Pierwsza różnica – cena

Oprogramowanie dedykowane wymaga większych nakładów finansowych na początku tworzenia. W dłuższej perspektywie okazuje się to bardziej ekonomiczne.

Po wdrożeniu dedykowanego rozwiązania nasz zespół oferuje suport i zaplecze technologiczne, z czym nie spotkamy się w rozwiązaniu pudełkowym. Często zdarza się, że out of the box posiada płatne licencje w zależności od stanowiska i rozwoju firmy.

Rozwiązanie pudełkowe na pierwszy rzut oka wydaje się tańsze ze względu na niski koszt początkowy, jednak nie jest to gwarancja zachowania ceny.

Z czasem mogą pojawiać się dodatkowe opłaty licencyjne ze względu na większy ruch na stronie, obsługę większej ilości zamówień lub dostępu dla większej ilości użytkowników.

Funkcjonalności

Przy rozwiązaniu dedykowanym Klient wraz z Zespołem Deweloperskim określa funkcjonalności, które będą dopasowane do rzeczywistych potrzeb firmy i będą dostępne dla wszystkich pracowników.

W przypadku rozwiązań out of the box wiele funkcjonalności jest zaprojektowanych tak, aby zaspokoić podstawowe potrzeby dużej ilości firm danej branży. Przez co efekt końcowy może nie spełniać wszystkich oczekiwań firmy. Dodatkowo funkcjonalności mogą być limitowane – przez co, nie znajdą zastosowania w średnich lub dużych firmach.

Trzecia różnica to dostępność wsparcia i zaplecza technologicznego

Dedykowane rozwiązanie zawsze gwarantuje wsparcie dostawcy. Zasady suportu zazwyczaj są indywidualnie ustalane z Klientem.

W przypadku rozwiązań pudełkowych wraz z wykupioną licencją na dany wariant Klient otrzymuje wsparcie na określonym poziomie. Stopień zaawansowania wsparcia zazwyczaj jest zależny od pakietu, im wyższy tym większa dostępność zespołu IT.

Kompatybilność

Kompatybilność rozwiązań OOTB jest zawsze przewidziana przez producenta, dzięki temu przed zakupem możemy sprawdzić integracje z systemami, które już działają w naszej firmie. Jeśli wykorzystujemy starsze systemy może się okazać, że to rozwiązanie nie będzie kompatybilne.

Rozwiązanie dedykowane jest projektowane od podstaw, a więc uwzględnia każdą integrację z systemami Klienta, umożliwiając także inne integracje w przyszłości.

Przewaga konkurencyjna

OOTB posiada takie same funkcje dla wielu firm danej branży, co sprawia, iż te funkcjonalności są popularne i dobrze znane przez Klientów. OOTB nie wpływa na unikatowość e-biznesu. Decydując się na rozwiązanie dedykowane firma może stworzyć odpowiedzi na swoje potrzeby usprawniając realizacje różnych procesów, a także wprowadzając innowacyjne rozwiązania, które przypadną do gustu Klientom.

Znając podstawowe różnice między rozwiązaniem gotowym, a dedykowanym oprogramowaniem można zauważyć, że te pierwsze pasują do obsługi podstawowych procesów biznesowych. Drugie rozwiązanie daje elastyczne podejście, które możemy dostosowywać na przestrzeni lat w zależności od rozwoju i potrzeb klientów e-biznesu.

Wskazówki, które mogą Ci pomóc w wyborze jednego z rozwiązań

Rozwiązanie OOTB sprawdzi się:

• gdy, Twoja firma dopiero zaczyna swoją działalność,
• gdy, wiele darmowych lub stosunkowo tanich rozwiązań odpowiada na potrzeby Twojej firmy,
• gdy, budżet Twojej firmy jest ograniczony,
• oraz w sytuacji, w której zależy Ci na czasie i chcesz wejść na rynek z narzędziem natychmiast.

Nad rozwiązaniem dedykowanym warto zastanowić się:

• gdy, Twój biznes prosperuje na rynku, ale chcesz poprawić pewne działania lub zwiększyć obszar działalności,
• gdy, dostępne darmowe rozwiązania nie spełniają w znacznej części Twoich potrzeb,
• gdy, dysponujesz czasem i budżetem na rzecz rozbudowanego narzędzia, które bezpośrednio wpłynie na Twoją działalność i jej rozwój.

Podsumowując

Jedno i drugie oprogramowanie jest dobrym rozwiązaniem dla innej firmy. Gotowe systemy znajdą zastosowanie w mniejszych firmach, które potrzebują podstawowych funkcjonalności, aby móc rozwijać skrzydła w swojej branży.

Natomiast rozwiązanie dedykowane najczęściej wybierają większe firmy w których OOTB przestało spełniać potrzeby ze względu na ograniczone możliwości, które nie są indywidualnie dopasowane do większej grupy odbiorców.

Dedykowane rozwiązanie wspiera:

• automatyzację obsługi klienta – w przypadku zbyt dużej ilości zapytań w stosunku do możliwości pracowników
• zinformatyzowanie procesu rekrutacji – jeśli prowadzisz wiele rekrutacji i potrzebujesz narzędzia, które zbierze wszystkie informacje i dokumenty w jedno miejsce,
• e-learningu

  Sprawdź jak wdrażane przez nas platformy e-learningowe wpływają na rozwój kompetencji pracowników

• lub innego narzędzia, które będzie wspierać obsługę dużej ilości zamówień.

Przed podjęciem decyzji o rozwiązaniu dedykowanym warto zadać sobie pytanie „Czy znajdę na rynku gotowe rozwiązanie, które spełni moje oczekiwania i potrzeby?” Aby odpowiedzieć na to pytanie warto wykonać analizę przedwdrożeniową, która pomoże wybrać rozwiązanie najbardziej pasujące do oczekiwań firmy.