Wdrażamy intranet

Firma, podejmując decyzję o uruchomieniu intranetu, musi zdawać sobie sprawę, że nie polega to jedynie na zakupie gotowego oprogramowania, które w jednym dniu instaluje się na serwerze, a już w drugim udostępnia pracownikom.

Intranet służy w firmie wielu celom, które są ściśle skorelowane z potrzebami organizacyjnymi. Najczęściej usprawnia komunikację wewnętrzną, umożliwia wprowadzenie spójnej polityki komunikacyjnej, usystematyzowanie oraz zwiększenie szybkości przepływu informacji, obniżenie kosztów administracyjnych, stworzenie pozytywnego wizerunku wśród pracowników oraz ich zintegrowanie.

Sformułowane cele będą zależały od charakteru prowadzonej przez firmę działalności. Dla jednej firmy ważniejsze będzie prowadzenie spójnej polityki komunikacyjnej, natomiast inne skupią się na wdrożeniu rozwiązania, w którym kluczową rolę będą pełniły narzędzia do zarządzania wiedzą lub projektami. Ponadto cele będą również często skorelowane z charakterem pracy działu, który jest inicjatorem wdrożenia intranetu w firmie. Oczywiste jest, że dla działu PR czy IT hierarchia celów będzie inna. PR skupi się na usprawnieniu komunikacji, natomiast dla osób z IT ważniejsze będą sprawy związane z publikowaniem zasad  bezpieczeństwa czy instrukcji obsługi programów komputerowych.
Wdrożenie intranetu jest projektem złożonym, interdyscyplinarnym, którego sukces nie jest uzależniony jedynie od wyboru rozwiązania informatycznego. Kluczową rolę odgrywa również organizacyjny oraz biznesowy charakter projektu. Z punktu widzenia organizacyjnego będzie to np. ingerencja w obecnie obowiązujące procedury, w przypadku charakteru biznesowego może to być dostęp do narzędzi realizujących określone procesy.

Często firma staje przed wyborem, czy wdrożenie intranetu przeprowadzić własnymi zasobami, czy może lepszym rozwiązaniem będzie zlecenie tych prac firmie zewnętrznej. W tabeli zostały zaprezentowane wady i zalety obydwu rozwiązań.

Zestawienie wad i zalet wdrożeń samodzielnych oraz zlecanych specjalistycznym firmom zewnętrznym

Wymienione w niej punkty będą zależały od zakresu funkcjonalnego intranetu, który ma być wdrażany. Część z nich może zostać wyeliminowana. Na przykład dostęp do poufnych informacji można rozwiązać poprzez odpowiedni zapis w umowie. Jednak bez względu na wybór modelu wdrożenia intranetu, jego zakresu oraz specyfiki firmy, proces wdrożenia będzie składał się z następujących etapów:

• przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej
• opracowanie funkcjonalności intranetu (koncepcji oraz struktury portalu) wraz z architekturą informacyjną
• powołanie zespołu redakcyjnego intranetu i podział zadań
• opracowanie metod badania efektywności intranetu
• opracowanie strategii promocji intranetu w firmie
• prace wdrożeniowe
• szkolenie użytkowników intranetu
• uruchomienie portalu

Na szczególną uwagę w początkowym etapie wdrożenia intranetu zasługuje prawidłowe rozpoznanie potrzeb użytkowników. To właśnie oni będą odbiorcami treści portalu oraz będą użytkownikami narzędzi w nim udostępnionych. Firma nie może pozwolić sobie na wdrożenie intranetu bez przeprowadzenia chociażby podstawowych badań oraz analizy przyszłych użytkowników intranetu. Należy od samego początku poznać odpowiedzi na kilka podstawowych pytań związanych z charakterystyką grupy docelowej, jej potrzebami informacyjnymi, metodami dotarcia do informacji, dotychczasowymi nawykami użytkowników. W tym celu można przeprowadzić badania ankietowe lub wywiady wśród pracowników. Rozwiązaniem będzie również zebranie przedstawicieli poszczególnych działów firmy, którzy wspólnie opracują założenia wewnętrznego portalu oraz będą pełnili rolę liderów projektu podczas całego procesu wdrożenia.

Firma, która zdecydowała się na wdrożenie intranetu, musi zdawać sobie sprawę, że od momentu jego uruchomienia ciągle należy dbać o jego rozwój. W tym celu niezbędne będzie powołanie zespołu redakcyjnego, którego głównymi zadaniami oprócz bieżącej aktualizacji intranetu będą badania efektywności oraz stała promocja portalu wśród pracowników. Zespół redakcyjny intranetu w większości firm tworzą osoby, które nie posiadają wiedzy z zakresu technologii internetowej oraz języków programowania. Są to pracownicy poszczególnych działów, którzy zajmują się zarządzaniem tą częścią intranetu, do której został im przydzielony odpowiedni profil uprawnień. Przeważnie będą to strony intranetowe działów, w których pracują. W przypadku pracowników z komórek PR oraz HR będą oni dodatkowo odpowiedzialni za publikacje najnowszych informacji o firmie, redagowanie elektronicznego biuletynu czy np. aktualizację ogłoszeń o prowadzonej rekrutacji. Bardzo ważne jest, aby zespół redakcyjny miał również dostęp do wielu narzędzi, które pozwolą im między innymi na łatwą aktualizację książki adresowej, przeprowadzanie ankiet wśród pracowników, a także tworzenie baz dokumentów.

Do zarządzania intranetem posłuży system CMS (Content Management System), który oprócz funkcji do zarządzania treścią powinien posiadać funkcjonalności umożliwiające ciągłą jego rozbudowę oraz aplikacje odpowiadające za realizację określonych procesów biznesowych. To, jak bardzo rozbudowany powinien być system CMS oraz jaki zestaw aplikacji powinien posiadać, będzie uwarunkowane analizą biznesową przeprowadzoną w pierwszym etapie wdrożenia. Nie należy zapominać, że intranet będzie cały czas rozwijany, tak więc system CMS musi posiadać budowę modułową, która w przyszłości pozwoli wzbogacić tę sieć o kolejne funkcjonalne rozwiązana.

Zastosowanie systemu CMS do obsługi wewnętrznego portalu przyniesie firmie korzyści w postaci obniżenia zarówno kosztów aktualizacji intranetu, dystrybucji informacji, jak również kosztów związanych z elektroniczną obsługą wybranych procesów biznesowych, realizowanych przy pomocy intranetu. Przy wyborze systemu CMS, który ma zostać zastosowany do obsługi intranetu firma powinna zwrócić uwagę na kilka najważniejszych cech:

• intuicyjne interfejsy do obsługi serwisu intranetowego,
• możliwość definiowania uprawnień dla grup pracowników oraz personalizowanie dla nich informacji,
• możliwość nieograniczonej rozbudowy struktury intranetu,
• szeroki wachlarz dostępnych gotowych rozwiązań funkcjonalnych,
• wysoki poziom bezpieczeństwa danych,
• referencje z podobnych wdrożeń.

Wraz z momentem uruchomienia intranetu w firmie dla zespołu redakcyjnego rozpoczyna się kolejny etap, w którym przez cały czas należy monitorować, analizować oraz rozwijać projekt. Oprócz publikowania bieżących informacji zespół redakcyjny musi ciągle komunikować się z użytkownikami, publikować statystyki intranetu, dzielić się informacjami na temat nowości w intranecie, organizować badania dotyczące satysfakcji korzystania z niego.

Ważnym elementem, który będzie w bezpośredni sposób wpływał na sukces intranetu w firmie, jest jego promocja wewnątrz firmy. Już od momentu podjęcia decyzji o wdrożeniu intranetu należy poinformować o tym pracowników, organizować spotkania z nimi, przedstawić im korzyści z uruchomienia portalu. Działania takie pozwolą na wytworzenie pozytywnego nastawienia do nowego narzędzia, z którego w przyszłości nasi pracownicy mają korzystać w codziennej pracy. W momencie zafunkcjonowania intranetu można zadbać o wzbogacenie portalu o narzędzia motywacyjne. W tym celu można zastosować różnego rodzaju konkursy lub system punktowy dla najbardziej aktywnych użytkowników.

Aby efektywnie zarządzać intranetem, należy również poznać najczęstsze zagrożenia, które mogą przyczynić się do spadku skuteczności wewnętrznego portalu jako kanału komunikacyjnego. Będzie to chaos informacyjny związany z brakiem aktualnych informacji w intranecie oraz zbyt dużą ilością niepoukładanych informacji. Ponadto brak zaangażowania redaktorów oraz wewnętrzna niespójność wizerunkowa przyczynią się do bardzo niskiego poziomu zainteresowania portalem wśród pracowników. Natomiast dobrze zaprojektowany, wdrożony i funkcjonujący system intranetowy zapewni firmie efektywną oraz sprawną komunikację i stanie się narzędziem do zarządzania wiedzą. Dla pracowników będzie stanowił efektywne narzędzie pracy, ułatwi im dostęp do informacji i pozwoli komunikować się między sobą. W konsekwencji wewnętrzny portal zapewni firmie wzrost efektywności organizacji, poprawi wewnętrzną komunikację oraz obniży koszty administracyjne firmy.

Autor
 

Marcin Kandefer

Od ponad 12 lat związany z branżą technologii internetowych. Specjalizuje się w projektowaniu, wdrażaniu oraz rozbudowie intranetów i innych systemów komunikacynych, ze szczególnym uwzględnieniem systemów obiegu dokumentów. Zajmuje się także doradztwem w zakresie wykorzystania technologii internetowej do celów marketingowych oraz biznesowych. Prowadził oraz współuczestniczył w projektach dla takich marek jak: Asseco Poland SA, DnB Nord Polska S.A, Ernst &Young, AXA Polska, Śnieżka, AD Polska.

Publikacja:
Marketing w Praktyce, nr 3 (133) marzec 2009.