Jak intranet może rozwiązać problemy komunikacyjne w firmie?

Dane zebrane przez Fierce Inc. wskazują, że aż 86% pracowników uważa brak współpracy lub problemy komunikacyjne w firmie za przyczynę niepowodzeń w miejscu pracy.

Z wieloma jednak współczesnymi wyzwaniami i trudnościami dotyczącymi procesów wymiany informacji możemy się uporać z pomocą odpowiednich narzędzi. Jednym z nich, który skutecznie poprawia komunikację wewnętrzną, jest intranet.

Najczęstsze problemy komunikacyjne w firmie

Komunikacja wewnętrzna to ogół procesów związanych z wymianą informacji pomiędzy zatrudnionymi osobami. Dzięki niej pracownicy mają dostęp do aktualnej wiedzy firmowej, są świadomi celów organizacji oraz są bardziej zmotywowani i zaangażowani.

W związku z tym utrzymanie wysokiej efektywności komunikacji powinno być jednym z priorytetów dla przedsiębiorstw, którym zależy na dalszym rozwoju i budowaniu mocnej pozycji na rynku.

Proces wymiany informacji między pracownikami nie zawsze przebiega zgodnie z naszymi oczekiwaniami. Powiększanie się organizacji, ciągłe rozbudowywanie bazy wiedzy czy też zmiany modelu pracy, doprowadzić mogą do pojawienia się pewnych trudności i wyzwań. Warto więc zapoznać się z najpopularniejszymi problemami komunikacyjnymi w firmie i dowiedzieć się, jak można im zaradzić.

Powstawanie silosów informacyjnych

Wraz z rozrastaniem się firmy często dochodzi do zmiany jej struktury organizacyjnej. Pojawiają się w niej wtedy nowe działy, zespoły i sekcje. To naturalny proces, który ułatwia zarządzanie oraz zwiększa elastyczność funkcjonowania przedsiębiorstwa. Może on jednak powodować również pewne problemy związane z dostępem do informacji.

Każdy zespół może bowiem budować swoją własną bazę wiedzy, do której dostępu nie mają inni pracownicy. Zjawisko takie nazywamy powstawaniem silosów informacyjnych.

Opisana sytuacja może powodować liczne komplikacje. Przez silosy informacyjne pracownicy zatrudnieni w różnych jednostkach nie będą mieli takiego samego dostępu do wiedzy, co negatywnie odbije się na ich efektywności.

Dodatkowo może także dojść do tego, że poszczególne zespoły będą w inny sposób opisywać tę samą procedurę, co natomiast doprowadzi do powstania chaosu organizacyjnego.

Nietrudno również o wykluczenie pracowników z procesów, takich jak rekrutacje wewnętrzne skierowane jedynie do wąskiego grona odbiorców.

Trudności w komunikacji z pracownikami zdalnymi i hybrydowymi

Upowszechnienie się pracy zdalnej i hybrydowej to zjawisko, które niewątpliwie przyniosło korzyści zarówno samym przedsiębiorstwom, jak i ich pracownikom. Nie da się jednak ukryć, że przyczyniło się ono również do powstania pewnych komplikacji, spośród których wymienić warto na pewno problemy z komunikacją w firmie.

W przedsiębiorstwach, które nie wdrożyły ułatwiających wymianę informacji narzędzi takich jak intranet, pracownicy przebywający na home office często nie mają takiego samego dostępu do wiedzy, jak osoby na co dzień przebywające w biurze. Dodatkowo muszą oni także zmagać się z utrudnioną komunikacją z innymi członkami zespołu.

Zmieniające się preferencje pracowników

Organizacje stawiające na ciągły rozwój muszą być świadome faktu, że preferencje i przyzwyczajenia dotyczące komunikacji wewnętrznej nieustannie się zmieniają. Obecnie wielu pracowników chciałoby między innymi móc korzystać ze scentralizowanej bazy wiedzy, która pozwalałaby na łatwe i szybkie znalezienie potrzebnych informacji oraz dokumentów.

Zatrudnione osoby często chcą mieć także wygodny dostęp do danych z poziomu telefonu lub tabletu. Brak narzędzi dających takie możliwości, negatywnie wpływa na zadowolenie i motywację pracowników oraz nie pozwala na osiągnięcie pełnej efektywności komunikacji wewnętrznej.

Powyższe problemy stanowią jedynie część z wyzwań obecnych w różnych organizacjach. Aby dowiedzieć się z jakimi trudnościami mamy do czynienia w przypadku naszego przedsiębiorstwa, musimy zbadać oczekiwania naszych pracowników. Więcej na ten temat pisaliśmy w artykule Efektywna komunikacja wewnętrzna: jak poznać potrzeby zespołu?

Intranet – narzędzie do usprawniania komunikacji w przedsiębiorstwie

Aby rozwiązać te i inne problemy komunikacyjne w firmie, konieczne jest podjęcie odpowiednich działań. Jednym z nich jest wdrożenie profesjonalnego narzędzia do wymiany informacji - intranetu. System taki oferuje bowiem wiele przydatnych funkcjonalności.

Intranet – co to oferuje?

Aplikacja intranet to narzędzie, które zapewnia dostęp do praktycznych funkcjonalności, takich jak między innymi baza dokumentów, wyszukiwarka pełnotekstowa, książka teleadresowa, formularze dynamiczne, katalog linków, kalendarz wydarzeń czy tablica ogłoszeń. Dodatkowo pozwala zaangażować się w tworzenie treści również użytkownikom, którzy mogą opublikować swoje galerie zdjęć, czy też dodać komentarze i reakcje do opublikowanych artykułów.

Jak intranet odpowiada na problemy komunikacyjne w firmie?

Jak widać, wdrożenie intranetu to rozwiązanie, które może przynieść wiele istotnych korzyści. W jaki jednak konkretny sposób jego funkcjonalności będą odpowiadać na problemy komunikacyjne w firmie?

• Silosy informacyjne. Stworzenie scentralizowanej, dostępnej dla wszystkich pracowników bazy informacji, dokumentów i linków pozwoli między innymi na wyeliminowanie zjawiska powstawania silosów informacyjnych. Każda zatrudniona osoba będzie miała bowiem dostęp do najważniejszych informacji i wiedzy firmowej. Dzięki temu, że wszystkie procedury opisane będą wyłącznie w jednym miejscu, uda się także uniknąć chaosu organizacyjnego oraz usprawni aktualizację treści.
   
• Tryb pracy. Intranet będzie pozwalał również na rozwiązanie problemów z komunikacją z pracownikami zdalnymi lub hybrydowymi. Zarówno wszystkie komunikaty na temat zmian, jak i informacje o nadchodzących wydarzeniach udostępniane będą mogły być w jednym systemie, dostępnym z każdego miejsca i o każdej porze.
   
• Dostęp do informacji. Jeśli zdecydujemy się na wdrożenie nowoczesnego rozwiązania takiego jak Ideo Intranet, dostęp do wszystkich niezbędnych informacji możliwy będzie również z poziomu urządzeń mobilnych. Dzięki temu uda się więc odpowiedzieć na oczekiwania pracowników związane z komunikacją w przedsiębiorstwie.

Więcej niż rozwiązywanie problemów komunikacyjnych w firmie – dodatkowe funkcjonalności intranetu

Intranet to narzędzie, którego wdrożenie może pomóc rozwiązać najważniejsze problemy komunikacyjne w firmie. Jego liczne funkcjonalności pozwolą jednak także na zoptymalizowanie innych obszarów działania przedsiębiorstwa.

Profesjonalny system da na przykład możliwość łatwiejszego realizowania spraw pracowniczych, takich jak składanie wniosków za pomocą formularzy dynamicznych lub rezerwacja zasobów. Nie powinniśmy także zapominać o ważnej roli intranetu w procesach HR i onboardingu nowych pracowników.

Podsumowując

Wdrożenie intranetu w firmie to skuteczny sposób na rozwiązanie wielu problemów komunikacyjnych. To nie tylko narzędzie, które centralizuje informacje i ułatwia do nich dostęp, ale także wspiera zaangażowanie pracowników, poprawia efektywność i przyczynia się do tworzenia spójnej kultury organizacyjnej.

Warto więc rozważyć inwestycję w profesjonalny system intranetowy, który nie tylko rozwiąże bieżące wyzwania komunikacyjne, ale także stanie się fundamentem do dalszego rozwoju firmy w dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym.